So optimieren Sie aus MS Word exportierte PDFs

PDFs sind das bevorzugte Dokumentformat, wenn Sie ein Dokument online veröffentlichen müssen. Viele Leute verwenden möglicherweise ein Textverarbeitungsprogramm wie MS Word, um ein Dokument zu erstellen, veröffentlichen es jedoch wahrscheinlich als PDF. MS Word verfügt über eine integrierte Funktion, mit der Sie ein Dokument als PDF-Datei exportieren können. Es ist praktisch und das Dokument wird perfekt gerendert. Es gibt nur ein Problem; die Größe des Dokuments. Die von MS Word erstellte PDF-Datei ist viel größer als sie sein sollte. Wenn das zu exportierende Dokument Bilder enthält, wird es noch größer. Bei einem Dokument, das online veröffentlicht oder sogar per E-Mail versendet werden soll, ist dies ein Problem. Die gute Nachricht ist, dass Sie aus MS Word exportierte PDFs ganz einfach optimieren können.

Dokument als PDF-Datei exportieren

Öffnen Sie die Datei, die Sie als PDF-Datei exportieren möchten. Gehen Sie zu Datei>Exportieren.

Klicken Sie im Bildschirm „Exportieren“ auf die Schaltfläche „PDF/XPS erstellen“. Sie gelangen zum Dialog ‚Als PDF oder XPS veröffentlichen‘, in dem Sie Ihr Dokument speichern können.

Größe minimieren

Wenn Sie ein Dokument exportieren, erhalten Sie zwei Optionen zum Optimieren von PDFs, die aus MS Word exportiert wurden. Die Standardoption ist ‚Standard‘ und erstellt immer eine viel größere PDF-Datei. Um eine kleinere Datei zu erstellen, wählen Sie im Dialogfeld Als PDF oder XPS veröffentlichen die Option „Größe minimieren“.

Wählen Sie Standardschriftarten

In MS Word können Sie fast jede Schriftart verwenden, die auf Ihrem System installiert ist. Das einzige Problem ist, dass nicht jeder die Schriftarten hat, die Sie haben. Wenn Sie ein MS Word-Dokument senden, passt die Schriftart nicht dazu. Wenn Sie dieses Dokument jedoch als PDF exportieren, müssen Sie sich keine Gedanken über die Schriftart machen, da die Schriftart in die Datei eingebettet wird. Dies wird die Größe der Datei aufblasen. Wenn die von Ihnen gewählte Schriftart Teil des Dokumentdesigns ist, müssen Sie natürlich Abstriche bei der Dateigröße machen.

Wenn Sie sich mit der Schriftart nicht auskennen, verwenden Sie am besten eine der Standardschriftarten, die in PDF-Viewern unterstützt werden. Zu diesen Schriftarten gehören Times New Roman, Arial und Helvetica.

Wenn Sie noch eine ziemlich große PDF-Datei haben, die Sie nicht per E-Mail teilen können, können Sie Online-Komprimierungs-Apps verwenden, um die Größe weiter zu reduzieren, aber es ist nicht ratsam, dies für ein bildintensives Dokument zu tun. Bei bildlastigen Dokumenten haben Sie nicht allzu viele Optionen. Wenn es sich bei Ihrer Datei jedoch um eine Textdatei handelt, können Sie eine kleinere Datei erstellen, die sich leichter teilen lässt.