Das Zusammenstellen einer Liste der wichtigsten E-Mails von mehreren konfigurierten E-Mail-Konten in Outlook wird nahezu unmöglich, wenn Sie täglich mit vielen E-Mails umgehen müssen. Von allen E-Mail-bezogenen Aufgaben erfordert das Herausfiltern wichtiger Nachrichten stundenlange manuelle Suche, es sei denn, Sie verwenden eine Anwendung, die Ihnen beim Auffinden wichtiger E-Mails aus definierten Postfachordnern helfen kann. Advance Folders Watch ist ein umfassendes E-Mail-Such- und Filter-Add-In für Outlook, das für Mitglieder des technischen Supports, Analysten, Manager und dergleichen entwickelt wurde, die einen automatischen E-Mail-Siebmechanismus implementieren müssen, um wichtige E-Mails eines bestimmten Tages schnell aufzulisten . Advance Folders Watch unterstützt sowohl Exchange- als auch IMAP/POP3-E-Mail-Konten, sodass Benutzer geschäftliche und private Nachrichten, E-Mails und Unterhaltungen im Auge behalten können.

Was es äußerst nützlich macht, ist die Art und Weise, wie es eine Liste wichtiger E-Mails erstellt und verwaltet. Die Funktionsfähigkeit dreht sich um benutzerdefinierte Regeln und Bedingungen, um jeden ausgewählten Postfachordner auf wichtige E-Mails zu überprüfen. Sie können die Prioritätsstufe mit jeder Bedingung/Regel definieren, um die Bedeutung von Nachrichten weiter zu kennzeichnen. Ähnlich wie das native E-Mail-Benachrichtigungssystem von Outlook stellt es ein eigenes Benachrichtigungssystem bereit, um Sie an die neuesten E-Mails und Nachrichten zu erinnern, die durch definierte Regeln gefiltert wurden. Sie können Sound mit Warn-Popups verknüpfen und einen Benachrichtigungsbeitrag im angegebenen Outlook-Ordner erstellen.

Nach der Installation des Add-Ins finden Sie es auf der Registerkarte Add-Ins. Bevor Sie zur Registerkarte Add-Ins wechseln, müssen Sie Postfachordner zum Überwachen auswählen und Regeln zum Herausfiltern wichtiger E-Mails erstellen. Klicken Sie im Menü Datei auf Optionen, wählen Sie Add-Ins in der linken Seitenleiste und wählen Sie dann Advance Folders Watch aus der Liste. Klicken Sie nun auf Add-In-Optionen, um Regeln zum Herausfiltern wichtiger E-Mails zu erstellen.

Klicken Sie im Fenster Advance Folders Watch auf Hinzufügen, um den Assistenten zum Erstellen von Regeln zu starten. Der Assistent führt Sie durch den umfangreichen Prozess der Definition von Regeln und Bedingungen zum Erstellen wichtiger E-Mail-Listen. Der erste Schritt besteht darin, der Regel einen geeigneten Namen zu geben. Im zweiten Schritt müssen Sie alle Ordner auswählen, die ständig auf neue und wichtige E-Mails überwacht werden sollen.

Add-In-Optionen 1

Klicken Sie nach Auswahl der Ordner auf Weiter, um fortzufahren. In diesem Schritt müssen Sie Wörter, Ausdrücke und Symbole eingeben, die Sie nur aus den angegebenen Outlook-Mail-Feldern oder aus allen Feldern filtern möchten.

Regel 2

Ebenso können Sie im nächsten Schritt Wörter eingeben, die nicht in den von Outlook angegebenen Feldern oder allen Feldern enthalten sind. Der letzte Schritt besteht darin, Benachrichtigungseinstellungen für die Regel festzulegen. Hier können Sie eine WAV-Datei mit einer Popup-Nachricht verknüpfen und das Erstellen von Beiträgen und Kopieren in einem definierten Outlook-Ordner zulassen.

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Regel 4

Sobald die Regel erstellt wurde, wird Ihr Regeleinstellungsdialog geöffnet, um die Filter, Benachrichtigungseinstellungen, überwachten Ordner usw. zu überprüfen und zu ändern. Auf der Registerkarte Test können Sie einen Testlauf starten, um zu überprüfen, wie viele E-Mails durch diese Regel gefiltert werden.

Regeleigenschaften

Wenn es eine neue und wichtige Nachricht oder E-Mail findet, die durch definierte Bedingungen gefiltert wurde, wird eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm angezeigt, mit der Sie E-Mails direkt öffnen können, ohne sie in Postfachordnern finden zu müssen. Sie können auch die Benachrichtigungsliste im Abschnitt „Advanced Folders Watch“ auf der Registerkarte „Add-Ins“ anzeigen.

Haupt 3

Nachdem Sie alle Benachrichtigungen durchgegangen sind, stellen Sie sicher, dass Sie in der Symbolleiste auf Benachrichtigungen löschen klicken, um zu vermeiden, dass Sie mehrmals dieselben Benachrichtigungen erhalten. Mit der Symbolleiste können Sie das ausgewählte Dokument öffnen, eine Schnellantwort verfassen, ausgewählte Nachrichten und E-Mails weiterleiten, ausgewählte Elemente in einen Ordner verschieben, zum Dokumentordner wechseln und ausgewählte Benachrichtigungen entfernen. Advance Folders Watch bietet die bequemste und dennoch leistungsstärkste Möglichkeit, tägliche E-Mails nach definierten Bedingungen zu sortieren. Es funktioniert mit Outlook 2003, Outlook 2007 und Outlook 2010.

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