Die Besprechungseinladungen von Outlook sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wann und wo eine Besprechung stattfindet, und ihnen zuzustimmen. Wenn Sie Outlook verwenden, werden durch das Annehmen einer Besprechungseinladung Erinnerungen aktiviert, die Sie über den Beginn informieren. Wenn Sie die Einladungen senden, können Sie in Outlook sehen, wie viele Personen die Einladung angenommen haben, und sie bei Bedarf erneut senden. Wenn Sie noch nie eine Besprechungseinladung in Outlook gesendet haben, denken Sie vielleicht, dass dies ein komplizierter Vorgang ist, der sich jedoch nur geringfügig vom Senden einer E-Mail unterscheidet.

Besprechungseinladungen in Outlook

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf der Registerkarte Start auf das Dropdown-Menü Neue Elemente. Wählen Sie im Menü Besprechung aus.

Es öffnet sich ein neues Fenster, das mit einigen Unterschieden größtenteils dem neuen Nachrichtenfenster ähnelt. Hier erstellen Sie die Besprechung und senden eine Einladung dazu an die vorgesehenen Empfänger.

Da es sich um eine Besprechungseinladung handelt, enthält sie Felder für Standort sowie Start- und Endzeit. Wählen Sie den Ort aus, an dem die Besprechung stattfinden soll, und legen Sie die Start- und Endzeit sowie das Datum fest, an dem die Besprechung stattfinden soll. Das Meeting hat auch einen ‚Hauptteil‘, in dem Sie zusätzliche Details dazu hinzufügen können, zB eine Meeting-Agenda. Sie können auch Dateien an die Einladung anhängen, obwohl nicht ersichtlich ist, wie. Sie müssen lediglich eine Datei per Drag & Drop in das Meeting-Fenster ziehen und diese wird angehängt.

Wenn alles festgelegt wurde, klicken Sie in das Feld An und geben Sie die E-Mails aller Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten. Standardmäßig fordert die Einladung die Empfänger auf, zu antworten, indem sie die Einladung annehmen oder ablehnen, und ermöglicht ihnen auch, alternative Zeiten für die Besprechung vorzuschlagen, wenn sie zur vorgeschlagenen Zeit nicht teilnehmen können.

Klicken Sie auf Senden und Ihre Einladung ist unterwegs.

Einladungsetikette für Meetings Meeting

Die Besprechungseinladungen von Outlook sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wo und wann er dort sein muss. Sie verwenden sie jedoch als einzige Möglichkeit, eine Besprechung einzurichten und ständig über eine Einladung hin und her zu gehen, um zu versuchen, die Uhrzeit festzulegen, ist gegen produktiv und nervig. Besser ist es, mit den vorgesehenen Teilnehmern eines Meetings über einen persönlichen Kommunikationskanal, zB Chat, zu sprechen, oder persönlich zu erfahren, welche Zeiten für alle geeignet sind und dann eine Einladung zu versenden, die jeder annehmen kann.