So reduzieren Sie die Größe von Microsoft Office-Dokumenten, die Bilder enthalten


Selbst in Zeiten schneller Internetverbindungen, riesiger Festplatten und einer Menge kostenlosen Cloud-Speichers spielen manchmal die Dateigrößen eine Rolle. Möglicherweise ist die Größe der Dateien, die Sie per E-Mail senden oder empfangen können, begrenzt, oder es ist möglicherweise nicht mehr genügend Speicherplatz auf dem USB-Laufwerk vorhanden. Was auch immer der Grund sein mag, wenn Sie über Office-Dokumente verfügen, die Bilder enthalten, können Sie möglicherweise die Größe dieser Dateien erheblich reduzieren.

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Office arbeitet bereits hinter den Kulissen, um die Dateigröße zu reduzieren. Der neue Typ der DOCX-Datei verhält sich im Wesentlichen wie eine ZIP-Datei und komprimiert den Inhalt der Datei. Bilder und Text, die mehrmals in einem Dokument vorkommen, werden nur einmal in der eigentlichen Datei gespeichert. Zumindest in neueren Versionen von Office-Anwendungen werden Sie feststellen, dass große Dateien normalerweise das Ergebnis vieler verschiedener Bilder in Ihren Dokumenten sind.

Die gute Nachricht ist, dass Office-Apps auch praktische Tools zur Steuerung dieser Bildgrößen bieten. In diesem Artikel verwenden wir Office 2016 (genauer gesagt Word 2016) als Beispiel. Sie finden jedoch dieselben Tools, über die wir in anderen Office-Apps wie Excel und PowerPoint sowie in früheren Versionen von Office sprechen, die mindestens auf Office 2010 zurückgehen.

Komprimieren Sie Bilder in Ihrem Office-Dokument

Der erste Schritt beim Versuch, die Dateigröße eines Dokuments zu verringern, das Bilder enthält, besteht darin, diese Bilder zu komprimieren. Jede Office-Anwendung bietet ein praktisches Tool, um dies zu erreichen. Wir verwenden hier Word (und darauf beziehen wir uns in den nächsten Schritten), aber Sie finden die Funktionen in anderen Office-Apps an derselben Stelle.

Klicken Sie in Ihrem Dokument auf ein Bild, um es auszuwählen. Klicken Sie auf das Menü Format, das in der Office-Symbolleiste angezeigt wird, wenn Sie ein Bild auswählen.

Klicken Sie im Menü Format auf die Schaltfläche Bilder komprimieren.

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Klicken Sie im Fenster Bilder komprimieren auf „Nur auf dieses Bild anwenden“, wenn Sie nur das ausgewählte Bild komprimieren möchten. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, gelten Ihre Aktionen für alle Bilder im Dokument. Wählen Sie „Beschnittene Bereiche aus Bildern entfernen“, wenn Sie beschnittene Bilder in Ihrem Dokument haben und die zugeschnittenen Bereiche entfernen möchten. Beachten Sie nur, dass Sie den Zuschnitt später nicht rückgängig machen können, wenn Sie diese Option auswählen, es sei denn, Sie fügen das Originalbild erneut ein. Sie können auch eine Auflösung auswählen, auf die die Bilder komprimiert werden sollen. Wählen Sie die niedrigste Auflösung, die Ihren Anforderungen entspricht. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

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Abhängig von der Anzahl der Bilder in Ihrem Dokument kann es einige Momente dauern, bis Word alle Bilder komprimiert hat. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihr Dokument und überprüfen Sie die neue Dateigröße. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Änderungen beibehalten möchten, können Sie Ihr Dokument jederzeit als neue Datei speichern und dann die Dateigrößen mit der Originalversion vergleichen.

Entfernen Sie Bearbeitungsinformationen aus Bildern

Office-Apps bieten alle Arten von integrierten Bildbearbeitungswerkzeugen. Wenn Sie sie verwenden, behält Word das Originalbild bei und verfolgt die vorgenommenen Änderungen, sodass Sie sie rückgängig machen oder bei Bedarf zum Originalbild zurückkehren können. . Wenn Sie mit der Formatierung Ihrer Bilder zufrieden sind, erhöhen all diese gespeicherten Bearbeitungsinformationen nur Ihre Dateigröße. Wenn durch das Komprimieren der Bilder in Ihrem Dokument die Dateigröße nicht ausreichend verringert wurde, können Sie Word auch bitten, die gespeicherten Formatierungsinformationen zu entfernen. Auch hier möchten Sie das Dokument möglicherweise vor dem Start als neue Datei speichern, damit Sie bei Bedarf zum Original zurückkehren können.

Klicken Sie bei geöffnetem Dokument auf das Menü Datei.

Klicken Sie im Menü Datei auf Optionen.

Klicken Sie im Fenster Word-Optionen unter den Auswahlmöglichkeiten links auf Erweitert.


Scrollen Sie im Fenster Erweiterte Word-Optionen zum Abschnitt „Bildgröße und -qualität“ auf der rechten Seite. Wählen Sie die Option „Bearbeitungsdaten ignorieren“, damit Word die Formatierungsinformationen beim Speichern der Datei entfernt. Mit den anderen Optionen in diesem Abschnitt können Sie das Dokument vor Bildkomprimierung schützen und eine Standardauflösung für die Komprimierung der Bilder auswählen (obwohl Sie beim Komprimieren immer eine neue Auflösung auswählen können).

Wenn Sie dies getan haben, speichern Sie Ihre Datei (oder speichern Sie sie als neue Datei) und überprüfen Sie dann die neue Dateigröße. Es wird wahrscheinlich ein bisschen gesunken sein.

In unserem Beispiel haben wir eine Word-Datei („1.docx-Datei“ im folgenden Bild) aufgenommen, die etwa 20 Bilder von guter Qualität enthält und fast 48 MB groß ist. Viele dieser Bilder wurden zugeschnitten, einige wurden in der Größe geändert und einige wurden auf andere Weise geändert. Nach dem Komprimieren der Bilder und dem Löschen der gespeicherten Formatierungsinformationen beträgt die neue Datei („Datei 2 (komprimiert) .docx“ im folgenden Bild) jetzt knapp 35 MB, was einer Reduzierung der Dateigröße um ca. 27% entspricht. Um die im DOCX-Format integrierte Komprimierung zu veranschaulichen, haben wir diese Datei auch komprimiert. Wie Sie sehen können, ist der Größenunterschied zwischen komprimierten und unkomprimierten Dateien vernachlässigbar.

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Und das ist alles! Bilder sind groß und können die Größe Ihrer Office-Dokumente schnell erhöhen. Durch die Verwendung der in Office-Apps integrierten Komprimierungstools und das Entfernen alter Bearbeitungsinformationen können Sie die Größe von Office-Dokumenten, die Bilder enthalten, ohne großen Aufwand drastisch reduzieren.

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