Behörden müssen ein Archiv der Social-Media-Inhalte pflegen, einschließlich aller Kommentare und Unterhaltungen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine konforme Strategie zur Archivierung von Social Media entwickeln.
Die Archivierung von Social Media für Behörden ist ein wichtiger Bestandteil der Compliance-Planung. Soziale Kanäle sind ein Forum für die Kommunikation mit Wählern und der Öffentlichkeit. Sie unterliegen wie jede andere öffentliche Kommunikation dem öffentlichen Recht und den Gesetzen des ersten Verfassungszusatzes.
Inhalte, die auf Social-Media-Seiten von Behörden gepostet werden, sind standardmäßig öffentlich zugänglich. Allerdings verlangen Open-Records-Gesetze eine viel gründlichere Archivierung der Daten, als die sozialen Plattformen selbst leisten können. Behörden müssen sicherstellen, dass ihre sozialen Inhalte für den Zugriff durch Bürger und Journalisten archiviert werden. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit einem intelligenten Archivierungsworkflow die Vorschriften einhalten.
Was bedeutet Social-Media-Archivierung für Behörden?
Die Archivierung von Social Media für Regierungsbehörden ist Bestandteil der Gesetze zum Schutz öffentlicher Aufzeichnungen. Social Media ist ein öffentliches Forum und muss als solches archiviert werden.
Ein ordentliches Archiv Ihrer Social-Media-Inhalte und -Kommunikation ermöglicht es Ihnen auch, auf öffentliche Aufzeichnungen und Informationsfreiheitsanfragen zu reagieren. Sie benötigen auch archivierte Social-Media-Kommentare, wenn Sie mit einer Anfechtung des Ersten Verfassungszusatzes konfrontiert werden.
Wie ist die Archivierung sozialer Medien im Regierungssektor geregelt?
Die Vorschriften zur Archivierung von Social Media sind von Land zu Land und sogar von Staat zu Staat unterschiedlich. Gemeinsam ist jedoch, dass Social Media im Allgemeinen als öffentliche Aufzeichnungen betrachtet werden.
Regierungsorganisationen und -behörden müssen ein Archiv der Social-Media-Inhalte pflegen. Dazu gehören alle Kommentare und Unterhaltungen. Diese Informationen müssen für Bürger und Journalisten auf Anfrage zugänglich sein.
Die Anforderungen an die Archivierung sind sehr spezifisch und können Folgendes umfassen:
- Sammeln von Social-Media-Metadaten
- Pflege einer Inhaltsaufzeichnung im Originalformat
- Aufbewahrung von Social-Media-Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum
- Archivieren von Kommentaren, auch wenn diese gelöscht oder ausgeblendet sind
- Pflege einer kontextbezogenen Aufzeichnung aller Kommentar-Threads
- Datenpflege an einem bestimmten geografischen Standort
Jeder Rechtsraum hat außerdem seine eigenen Datenschutzbestimmungen. Diese haben Einfluss darauf, was Regierungsbehörden in sozialen Medien veröffentlichen dürfen. Die Regierung von British Columbia hat beispielsweise Richtlinien für die Nutzung sozialer Medien durch die Regierung erlassen. Darin wird festgelegt, dass die folgenden Themen tabu sind:
- Alles, was derzeit vor Gericht verhandelt wird
- Vertrauliche Informationen wie politische Empfehlungen und Gesetzesentwürfe
- Auskünfte über bestimmbare Dritte ohne gesetzliche Ermächtigung
Bürgerengagement kann Menschen dazu ermutigen, persönliche Informationen in sozialen Medien zu teilen. Dies gilt insbesondere, wenn Menschen Fotos teilen. Dies ist ein besonders wichtiger Bereich, der bei der Datenerfassung und -archivierung berücksichtigt werden muss.
So archivieren Sie Datensätze in sozialen Medien und bleiben konform
Die Einhaltung der Social-Media-Vorgaben stellt für alle Behörden eine ständige Herausforderung dar. Insbesondere für diejenigen, die sich aktiv für die Bürger engagieren.
Sie benötigen eine umfassende Strategie für die Archivierung in sozialen Medien. So stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Aufzeichnungen verfügen, um:
- Einhaltung der Gesetze
- auf FOI-Anfragen zu antworten,
- sich mit den Herausforderungen des Ersten Verfassungszusatzes auseinanderzusetzen und
- Verbesserung der Transparenz in der Regierung.
Einrichten von Archivierungsrichtlinien und -verfahren
Wie jede gute Compliance-Strategie muss Ihr Archivierungssystem auf einem soliden Fundament aufgebaut sein. Ihre Archivierungsrichtlinien und -verfahren sind die Stützen, auf denen Ihre gesamte Datenhaltung aufbaut.
Führen Sie beim Erstellen Ihrer Richtlinien eine gründliche Überprüfung der in Ihrer Gerichtsbarkeit geltenden Gesetze durch, um sicherzustellen, dass Sie jedes Detail einhalten.
Integrieren Sie Ihre Archivierungsrichtlinien und -verfahren in Ihre allgemeinen Social-Media-Richtlinien. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter, die mit Social Media zu tun haben, jederzeit einfachen Zugriff auf Ihre aktuellsten Richtlinien.
Achten Sie darauf, einen klaren Prozess für die Genehmigung neuer Social-Media-Konten einzurichten. Je mehr Konten Ihre Agentur verwendet, desto mehr müssen Sie archivieren. Braucht jede Abteilung ihre eigenen sozialen Kanäle? Vielleicht, aber jedes neue Konto sollte einen strategischen Zweck haben. Bevor ein neues Konto online geht, fügen Sie es unbedingt Ihrem Archivierungsprozess hinzu.
Erfassen und bewahren Sie sämtliche Social-Media-Inhalte auf
Wie oben erwähnt, gelten Social-Media-Inhalte als Teil der öffentlichen Aufzeichnungen. Dazu gehört ALLE Social-Media-Kommunikation auf oder mit Ihren sozialen Kanälen.
Sie fragen sich vielleicht, warum Sie ein spezielles Archiv für Ihre Social-Media-Inhalte benötigen. Schließlich sind diese auf Ihren Social-Media-Konten öffentlich zugänglich. Aber die Social-Media-Plattformen selbst sind private Unternehmen. Sie unterliegen nicht den Gesetzen zur Offenlegung öffentlicher Aufzeichnungen. Das heißt, es gibt keine Garantie dafür, dass die sozialen Plattformen Ihre Inhalte für immer bewahren.
Wenn Sie Inhalte löschen oder bearbeiten, müssen Sie diese Änderungen außerdem protokollieren. Das Gesetz zur Offenlegung öffentlicher Aufzeichnungen schreibt vor, dass Sie jede Version oder jeden öffentlich zugänglichen Beitrag archivieren müssen.
Sie benötigen außerdem eine Aufzeichnung aller Kommentare, die auf Ihren Social-Media-Konten abgegeben wurden. Das gilt auch, wenn Sie diese Kommentare aus Gründen wie diesen löschen oder verbergen müssen:
- Identifizierungsinformationen,
- Androhung von Gewalt,
- Profanität,
- und so weiter.
Sie müssen auch bedenken, dass Benutzer ihre eigenen Kommentare löschen oder bearbeiten können. Sie benötigen sie trotzdem in Ihrem Archiv. Ohne eine Archivierungslösung haben Sie keine Möglichkeit, einen von Benutzern gelöschten Kommentar von Ihrer Seite wiederherzustellen.
Zusätzlich zu den Gesetzen zur Offenlegung von Aufzeichnungen müssen Sie Ihre Organisation im Falle einer Anfechtung des Ersten Verfassungszusatzes schützen. Das bedeutet, dass Sie ein Archiv aller gelöschten oder versteckten Kommentare benötigen.
Kommentare, die auf offiziellen Social-Media-Konten von Regierungsbehörden gepostet werden, fallen im Allgemeinen unter den Schutz des Ersten Verfassungszusatzes. Ihre Social-Media-Richtlinien sollten eine Richtlinie zur akzeptablen Nutzung enthalten, die angibt, welche Arten von Kommentaren gelöscht werden können und warum. Ihr Archiv ermöglicht es Ihnen dann, nachzuweisen, dass es einen Grund für die Löschung gab.
Sie sollten sogar alle Inhalte protokollieren, in denen Sie markiert oder erwähnt werden, da dies als Kommunikation gelten kann. Die Überwachung von Inhalten, in denen Sie markiert oder erwähnt werden, ist eine bewährte Methode für alle Social-Media-Benutzer. Dies ist eine wichtige Möglichkeit, die Online-Konversation über Sie zu verstehen. Für Regierungsbehörden ist dies von entscheidender Bedeutung.
Mit anderen Worten: Sie benötigen speziell entwickelte Social-Media-Archivierungstools für die Regierung. Nur so können Sie die Gespräche mit Ihren Bürgern vollständig archivieren und dabei die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Als Randbemerkung: Die Einstufung von Social Media als öffentliche Aufzeichnungen bedeutet, dass Sie niemanden daran hindern können, Ihren Social Media-Konten von Regierungsbehörden zu folgen. Die Archivierung ist ein Teil der Einhaltung der Gesetze zur öffentlichen Aufzeichnung, aber bei weitem nicht das ganze Bild. In unserem ausführlichen Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie über die Einhaltung der Gesetze für Regierungsbehörden wissen müssen, die Social Media nutzen.
Metadaten und Kontextinformationen einbeziehen
In vielen Rechtsgebieten schreibt die Offenlegung von Aufzeichnungen vor, dass Sie Social-Media-Inhalte mit Metadaten und Kontextinformationen aufbewahren müssen. Beispielsweise haben US-Gerichte im Allgemeinen festgestellt, dass Screenshots allein keine ausreichende Aufzeichnung eines Kommentar-Threads sind.
Warum? Weil ein Screenshot nur ein Bild ist und Bilder bearbeitet werden können. Deshalb muss die Archivierung von Social Media für Behörden Metadaten und Kontextinformationen enthalten.
Schauen wir uns zunächst die Metadaten an. Metadaten sind auf einer Social-Media-Seite nicht sichtbar. Aber sie existieren im Hintergrund aller Online-Inhalte. Metadaten erfassen Informationen zu jedem Beitrag und Kommentar, darunter:
- Wer hat es gepostet?
- Genauer Zeitpunkt der Veröffentlichung (Zeitstempel)
- Welches Gerät wurde verwendet?
Das bedeutet, dass Sie beispielsweise sehen können, ob eine Person mehrere Konten verwendet, um mehrere Kommentare vom selben Gerät aus zu posten. Noch wichtiger ist, dass all diese Metadaten zusammen Ihrer Behörde ermöglichen, zu beweisen, dass die Datensätze in Ihrem Archiv authentisch sind. Sie zeigen, dass sie vollständig sind und nicht verändert wurden. Ohne Metadaten wird eine Social-Media-Archivdatei vor Gericht wahrscheinlich nicht akzeptiert.
Kontextinformationen erfassen den Kontext, in dem ein Kommentar abgegeben wird. Der Kontext ist wichtig, da er hilft, die vollständige Absicht des Beitrags zu erfassen. Inhalte können auch Aufschluss darüber geben, warum ein Kommentar gelöscht oder ausgeblendet werden musste.
Beispielsweise kann es so aussehen, als gäbe es für einen einzelnen Kommentar keinen Grund zum Löschen. Aber wie sieht es mit dem Inhalt eines Kommentar-Threads aus? Wenn die Teilnehmer einander antworten, kann dieser Kommentar als identifizierbare Informationen über Dritte aufgefasst werden, die gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen, oder als Bedrohung für einen anderen Kommentator.
Ein Archiv mit vollständigen Metadaten und Kontextinformationen ermöglicht Ihnen die Rekonstruktion einer gesamten Social-Media-Konversation. Sie erhalten Details und Inhalte, die sonst verloren gehen würden.
Machen Sie archivierte Inhalte zugänglich und durchsuchbar
Der Sinn der Archivierung öffentlich zugänglicher Informationen besteht darin, dass Sie darauf zugreifen und sie Bürgern oder Journalisten zur Verfügung stellen können, die einen Antrag auf Informationsfreiheit stellen. Damit dies funktioniert, muss Ihr Archiv sicher sein, aber für die entsprechenden Mitglieder Ihres Teams leicht zugänglich sein.
Es muss auch durchsuchbar sein, damit Sie alle relevanten Inhalte finden können, wenn Sie sie anfordern. Social-Media-Archivierungstools für Behörden sollten erweiterte Suchfunktionen enthalten. Sie sollten in der Lage sein, Inhalte aus einem bestimmten Datumsbereich mithilfe bestimmter Schlüsselwörter oder Benutzerdaten zu finden. Die Möglichkeit, Inhalte zu markieren und Notizen im Archiv hinzuzufügen, ist auch praktisch, wenn Sie Social-Media-Inhalte abrufen müssen.
Auch hier ist es wichtig, dass Sie auf versteckte oder gelöschte Inhalte und Kommentare zugreifen können. Dies gilt insbesondere im Falle einer Anfechtung des Ersten Verfassungszusatzes. Der vollständige Kontext ist wichtig, um Entscheidungen zum Entfernen öffentlicher Kommentare von Ihrer Seite zu bestätigen.
Die Nichtbefolgung eines Auskunftsersuchens oder einer Klage kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Ein vollständiges und benutzerfreundliches Archiv schützt Ihre Behörde vor Klagen und anderen Strafmaßnahmen.
Der Bonus? Ein detailliertes, durchsuchbares Archiv hilft Ihnen, Kommentar- und Fragetrends zu verstehen. Diese können zeigen, dass Sie mehr Ressourcen zu einem bestimmten Programm oder einer bestimmten Richtlinie erstellen müssen.
Überprüfen Sie Ihren Prozess regelmäßig
Soziale Medien ändern sich schnell. Die Gesetzgebung zu sozialen Medien ändert sich nicht ganz so schnell, aber man kann nicht davon ausgehen, dass sie für immer gleich bleibt. Und die verfügbaren Tools zum Archivieren von Social-Media-Inhalten und zur Verbesserung der Compliance entwickeln sich ständig weiter.
Das bedeutet, dass Sie Ihren Archivierungsprozess regelmäßig überprüfen müssen. Sie können selbst entscheiden, was „regelmäßig“ für Ihr Unternehmen bedeutet, aber planen Sie mindestens vierteljährlich eine gründliche Prüfung Ihrer sozialen Medien ein.
Bei Behörden sollte die Prüfung der sozialen Medien auch eine Prüfung der Archivierungsprozesse und -verfahren umfassen.
Stellen Sie sicher, dass alle neuen Social-Media-Konten zu Ihrem Archivierungssystem hinzugefügt wurden. Überprüfen Sie die Archivierungsrichtlinien und -verfahren mit alten und neuen Mitarbeitern. Beauftragen Sie jemanden in Ihrem Team, alle Gesetzesänderungen zu überwachen. Sprechen Sie diese bei den regelmäßigen Überprüfungen unbedingt an, wenn sie noch nicht berücksichtigt wurden.
Social-Media-Archivierung mit Moyens I/O
Bei der Auswahl Ihrer Social-Media-Archivierungstools zur Einhaltung staatlicher Vorschriften ist es wichtig, mit einem vertrauenswürdigen und sicheren Anbieter zusammenzuarbeiten. Um die Sicherheit von Regierungs- und Bürgerdaten zu gewährleisten, verlangt die US-Regierung, dass alle von Bundesbehörden verwendeten Cloud-Dienste das Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) bestehen.
Neue Beiträge und Kommentare werden automatisch in Echtzeit archiviert, einschließlich Änderungen, Löschungen und ausgeblendeten Kommentaren.
Diese Echtzeitfähigkeit ist wichtig, da die Leute bei einer hitzigen Debatte ihre Meinung schnell ändern können. Sie benötigen eine Aufzeichnung der Kommentare, die nur für wenige Augenblicke auf Ihrer Seite erscheinen.
Innerhalb des Archivs können Sie Tags, Notizen und eine erweiterte Suche verwenden, um die Informationen zu finden, die Sie benötigen, um FOI-Aufzeichnungsanfragen oder rechtlichen Offenlegungen nachzukommen. Sie können Ihr Archiv auch manuell oder nach einem automatisierten Zeitplan in Ihr eRDMS exportieren.
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