So verbessern Sie die Antwortzeit für geschäftliche E-Mails

Eine schnelle Antwort auf E-Mails, die Sie erhalten, ist aus mehreren Gründen unerlässlich. Einerseits baut es Vertrauen auf, mit dem Sie kommunizieren. Wenn die populären Medien Sie davon überzeugt haben, dass „E-Mail im Sterben liegt“, ermutige ich Sie, erneut darüber nachzudenken. In der Tat macht E-Mail genau das Gegenteil. Bis zum nächsten Jahr werden jedes Jahr ungefähr 126,7 Billionen E-Mails verschickt. Etwa 90% der Bevölkerung des Landes gaben an, allein im Jahr 2017 auf E-Mail-Kommunikation angewiesen zu sein.

Die Reaktionsfähigkeit von E-Mails ist jedoch wichtig, da sie gefragt ist. 46% der Amerikaner Öffnen Sie ihren Posteingang, sobald sie aufwachen, bevor sie sich überhaupt an soziale Medien wenden, die Nachrichten überprüfen oder googeln, was sie am frühen Morgen denken. Darüber hinaus rechtfertigen 35% des E-Mail-Verkehrs eine Antwort. 23% von ihnen benötigen eine schnelle Antwort. Diese Erwartung wird jedoch im Durchschnitt nicht erfüllt. Lassen Sie uns genauer sein.

Beim Senden einer E-Mail an ein Unternehmen mit einer Anfrage erwarten 11% der Kunden eine Antwort innerhalb von 15 Minuten. Mit etwas mehr Spielraum erwarten 19% der Kunden eine Antwort innerhalb einer Stunde. 14% der Kunden warten 4 Stunden, bevor sie sich ängstlich fühlen. Jeder dritte GenX- und Babyboomer erwartet eine Reaktion innerhalb einer Stunde oder weniger.

Trotzdem beträgt die Reaktionszeit durchschnittlich rund 42 Stunden. Was bedeutet das?

Denk darüber so:

Zeit ist Geld. Mit jeder Minute, in der Sie nicht auf die E-Mails Ihrer Kunden antworten, verlieren diese das Interesse. Wenn Sie ihnen nicht schnell das geben, was sie wollen, fühlen sie sich frustriert und gelangweilt. Die Reaktionszeit ist ein nonverbales Signal an Ihre Geschäftskunden. Es ist wahrscheinlicher, dass sie sich auf diese nonverbalen Hinweise konzentrieren, wenn Sie sie nicht schnell angehen.

E-Mail-Zeit

Positiv zu vermerken ist, dass die Beantwortung von Anfragen in weniger als einer Stunde bei der Qualifizierung des potenziellen Kunden siebenmal erfolgreicher ist als bei anderen, deren Beantwortung zwei Stunden dauert.

Was Kunden wollen

Denken Sie daran: Der Kunde hat immer Recht. Immer.

Aber woher weißt du, was sie wollen (abgesehen von einer schnellen Antwort)?

Ich werde es dir sagen.

80% der Menschen sagen, dass freundlicher Service, Komfort und kompetente Hilfe die wichtigsten Elemente für eine positive Kunden-Geschäfts-Interaktion sind. Sobald Sie ihre Erwartungen erfüllt haben, ist es 80% wahrscheinlicher, dass der einzelne Kunde Ihr Unternehmen weiterhin nutzt. Sie werden weiterhin 67% mehr ausgeben als vor einer so köstlichen Interaktion.

Mit anderen Worten, Kunden möchten sich nur von den Orten gehört und geschätzt fühlen, an denen sie ihr Geld ausgeben. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, mit denen Sie die Reaktionszeit Ihres Unternehmens verbessern können.

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Um zu beginnen, müssen Sie Ihre gesamte Marke dazu ermutigen, die E-Mail-Kommunikation zu überdenken. E-Mails sind noch lange nicht tot. Ermutigen Sie daher jeden Mitarbeiter mit E-Mail-Zugriff, auf ein Antwortzeitziel hinzuarbeiten, das die oben genannten Kundenerwartungen erfüllt. Schlagen Sie außerdem vor, dass Ihr Team den Posteingang organisiert, um das E-Mail-Chaos zu minimieren. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter viel einfacher und schneller finden, wonach er sucht, und so mehr Zeit für die Beantwortung von Kundenanfragen aufwenden.

Betonen Sie außerdem, wie wichtig es ist, sich in dem Szenario zu entschuldigen, in dem Ihr Teammitglied bei der Kommunikation mit dem Kunden ins Hintertreffen gerät. Eine einfache Ausrede kann Goodwill kaufen; Lange Entschuldigungen sind jedoch nicht erforderlich und lenken von der ersten Untersuchung ab. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, Ihren Kunden auf die mangelnde Reaktionsfähigkeit Ihrer Marke zu konzentrieren.

Legen Sie einen Standard fest, der beschreibt, wann Ihr Team mit Kunden kommunizieren soll. Sie können dies tun, indem Sie eine E-Mail-Richtlinie erstellen. Es sollte angeben, wie Urlaubsantworten abgedeckt werden oder wie viele E-Mails (höchstens) in einem freigegebenen Posteingang verbleiben können.

Eine andere Methode wäre, bestimmte Zeiten im Laufe des Tages zu planen, um den Posteingang zu überprüfen. Indem Sie mit Ihrem Team klare Erwartungen setzen, informieren Sie Ihre Kunden indirekt darüber, wann eine Antwort zu erwarten ist. Dies macht sie im Falle von Verzögerungen weniger frustriert.

Antwortzeit auf E-Mails


Schnelle Antworten sind ebenfalls hilfreich. Sie können Ihnen beim Erstellen von Skripten helfen, um häufig gestellte Fragen zu beantworten. Auf diese Weise müssen Sie die Fragen, die Ihnen am häufigsten gestellt werden, nicht ständig neu schreiben.

Es gibt viele andere Möglichkeiten, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten können, um Ihre E-Mail-Antwortzeiten zu verbessern. Messen Sie einfach Ihren Fortschritt auf dem Weg, um zu sehen, was funktioniert und was nicht. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie diese menschliche Note bei Ihrer Herangehensweise an E-Mails beibehalten. Das Einbeziehen eines kleinen Menschen und das Personalisieren Ihres Beitrags kann einen großen Beitrag zu denen am anderen Ende Ihres Textes leisten, insbesondere wenn Sie häufig vorab geschriebene Skripte verwenden.

Zeit ist Geld und Reaktionsfähigkeit ist unerlässlich. Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zur Bedeutung von Reaktionsfähigkeit von E-Mails und wie Sie Ihre Reaktionsstrategien verbessern können.

Siehe auch: Wichtige Tipps zum Verwalten von geschäftlichen E-Mails ohne Produktivitätsverlust

Bitte fügen Sie dieser Grafik die Zuweisung der Antwortzeit bei.

Moyens Staff
Moyens I/O-Personal. motivierte Sie und gab Ratschläge zu Technologie, persönlicher Entwicklung, Lebensstil und Strategien, die Ihnen helfen werden.