Google File Sharing Guide: Alle häufig gestellten Fragen beantwortet

Google Drive bietet eine fantastische Reihe von Cloud-basierten Speicheroptionen und Produktivitätstools, aber was den Dienst noch besser macht, ist die Vielzahl der darin enthaltenen Funktionen für die Zusammenarbeit.

Sie müssen nicht mehr alleine an einem Dokument arbeiten, wenn Ihre Kollegen gleichzeitig Änderungen und Kommentare vornehmen können – ja, alles in Echtzeit.

Die Dateifreigabefunktionen von Google Drive können sich jedoch zunächst überwältigend anfühlen. Also lasst uns tief durchatmen und in einige der Fragen eintauchen, die im Umgang mit all dieser Großartigkeit auftauchen können!

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F. Wie kann ich eine Datei freigeben?

A. Google Drive macht es sehr einfach, private Dateifreigaben durchzuführen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine Datei und klicken Sie dann auf „Teilen“, um das Popup-Fenster „Mit anderen teilen“ zu öffnen.

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Geben Sie im Feld Personen die E-Mail-Adressen aller Personen ein, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Google Drive sollte beim Ausfüllen sofort einen vorhandenen Kontakt vorschlagen, wodurch der gesamte Vorgang zum Kinderspiel wird.

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Sie können jetzt mit dem Teilen beginnen.

Oh, Moment mal! Sind Sie mit den Berechtigungen einverstanden?

F. Wie ändere ich Berechtigungen?

A. Fragen Sie sich einfach, was genau Sie durch die Freigabe der Datei erreichen möchten, und Sie sollten eine klare Vorstellung von den Berechtigungen haben, die für jeden Mitarbeiter erforderlich sind.

Standardmäßig gewährt Google Drive allen Benutzern vollständige Bearbeitungsberechtigungen. Sie können dies jedoch sofort ändern, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld „Personen“ klicken.

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Wählen Sie Darf bearbeiten aus, um vollständige Bearbeitungsrechte zu gewähren, Darf kommentieren, um Mitbearbeiter auf das Kommentieren zu beschränken, oder Darf anzeigen, um das Dokument vollständig im schreibgeschützten Modus zu sperren.

Notiz:

F. Kann ich Berechtigungen nach der Freigabe ändern?

A. Das Teilen eines Dokuments mit jemand anderem ist nicht endgültig. Google Drive gibt Ihnen die vollständige Kontrolle, selbst nachdem Sie die volle Berechtigung erteilt haben. Klicken Sie im Popup-Fenster „Mit anderen teilen“ auf „Erweitert“, um eine Liste der Personen anzuzeigen, mit denen Sie das Dokument geteilt haben.

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Die Berechtigungen für jede Person können über das dedizierte Abwärtspfeilsymbol geändert werden, das bequem neben jedem Namen positioniert ist. Sie können den Zugriff auf eine Person auch vollständig entfernen, indem Sie auf x klicken.

F. Kann ich eine Datei öffentlich teilen?

A. Private Freigabe ist in Ordnung, aber was ist, wenn Sie eine Datei für fast alle verfügbar machen möchten? Nun, das können Sie auch tun.

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Verwenden Sie die Option Get Shareable Link, um einen öffentlichen Link zu generieren – Sie können den Link auch direkt aus Google Drive heraus über Gmail, Google Plus, Facebook oder Twitter teilen.

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Bei Bedarf können Sie die Berechtigungen für Personen ändern, die über den Link auf die Datei zugreifen.

Klicken Sie unter Wer hat Zugriff auf Ändern und verwenden Sie das Pulldown-Menü neben Zugriff, um zwischen Bearbeiten, Kommentieren oder Anzeigen auszuwählen.

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Sie können die Funktionsweise des Links weiter ändern, sobald Sie ihn irgendwo gepostet haben. Wählen Sie „Ein – Öffentlich im Web“, damit jeder die Datei finden und darauf zugreifen kann, oder „Ein – Jeder mit dem Link“, um den Zugriff nur auf Personen mit dem Link zu beschränken.

Wenn Sie den Link deaktivieren möchten, wählen Sie einfach Aus – Bestimmte Personen. Ihre privaten Freigabekonfigurationen sollten intakt bleiben.

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F. Kann ich einen ganzen Ordner freigeben?

A. Natürlich kannst du. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf die Option Freigeben. Alles funktioniert genauso wie beim individuellen Filesharing. Gleiches gilt für das Teilen öffentlicher Links.

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Notiz:

F. Was ist mit der Freigabe eines gesamten Google Drive?

A. Nein, das kannst du nicht. Dies ist ein häufiges Problem, insbesondere wenn Sie ein ganzes Laufwerk mit einem Arbeitgeber oder Kollegen teilen möchten. Leider ist Google nicht so entgegenkommend.

Bevor Sie fortfahren und extreme Maßnahmen ergreifen – wie das Teilen Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Passworts – halten Sie einfach durch!

Es gibt eine Problemumgehung, und dazu gehört das Erstellen eines Hauptordners – nichts Beängstigendes, nur ein weiterer Ordner. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, wählen Sie Neuer Ordner, um einen Ordner zu erstellen, und verschieben Sie dann alles in diesen Ordner.

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Zum Schluss geben Sie den Ordner einfach so frei, wie Sie es mit jedem anderen Ordner tun würden, und voila! Es ist nicht schön, aber es macht den Job.

Profi-Tipp:

F. Kann ich Dateien mit Nicht-Gmail-Benutzern teilen?

A. Du kannst. Ihre Mitarbeiter müssen jedoch über ein Google-Konto verfügen, bevor sie ein Dokument bearbeiten oder kommentieren können – andernfalls wären sie darauf beschränkt, nur Inhalte anzuzeigen.

Falls Sie es nicht wussten, zum Erstellen eines Google-Kontos ist kein Gmail-Konto erforderlich – es funktioniert fast jede E-Mail-Adresse. Das sollte es umso einfacher machen, Leute davon zu überzeugen, ein Google-Konto zu erstellen!

F. Wie verhindere ich das Herunterladen von Dateien?

A. Sie möchten eine Datei oder einen Ordner freigeben. Sie möchten auch verhindern, dass Benutzer es herunterladen. Sofern die Person keine Bearbeitungsberechtigungen hat, können Sie dies verhindern.

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Unter den erweiterten Freigabeeinstellungen gibt es eine raffinierte Option mit der Bezeichnung Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Zuschauer deaktivieren. Diese Option hindert Personen daran, Dateien herunterzuladen, zu drucken oder in private Google Drives zu verschieben.

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F. Kann ich das Eigentum an einer Datei oder einem Ordner übertragen?

A. Sind Sie es leid, sich mit einer Datei herumzuschlagen? Übertragen Sie einfach das Eigentum an der Datei an einen anderen Mitarbeiter und entspannen Sie sich. Klicken Sie in der Liste der Personen, die Zugriff auf eine Datei haben, auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Ist Eigentümer aus.

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Notiz:

Das Übertragen des Ordnerbesitzes ist ein wenig chaotisch. Alle Dateien innerhalb des Ordners gehören weiterhin Ihnen. Daher müssen Sie möglicherweise den Besitz von allem innerhalb des Ordners anschließend massenhaft manuell übertragen.

F. Gibt es eine Speicherbegrenzung für die gemeinsame Nutzung?

A. Als Eigentümer einer Datei oder eines Ordners zählt die verbrauchte Datenmenge nur zu Ihnen – und nicht zu der Ihrer Mitarbeiter. Wenn jedoch jemand einem freigegebenen Ordner ein neues Element hinzufügt, wird der Speicherplatz dem ursprünglichen Ersteller des Elements angerechnet und nicht Ihnen.

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Außerdem können Ihre Mitarbeiter, wenn sie über Bearbeitungsberechtigungen verfügen, die Dateien auf ihr Laufwerk kopieren. In diesem Fall wird die Speicherung auf ihr Kontingent angerechnet.

Wenn Ihnen der Speicherplatz in Ihrem Konto ausgeht, aber ein Mitarbeiter einen besseren Speicherplatzplan hat, ist die Übertragung des Eigentums an Elementen eine Option – es sei denn, Sie möchten Ihr Drive aktualisieren.

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F. Was sollte ich sonst noch beachten?

Es gibt eine Reihe von Einschränkungen, die für die Mehrheit der Benutzer keine Rolle spielen sollten. Beispielsweise können nur maximal 100 Personen ein Dokument gleichzeitig bearbeiten oder kommentieren, obwohl eine unbegrenzte Anzahl die Datei anzeigen kann.

Nur maximal 100 Personen können ein Dokument bearbeiten oder kommentieren.

Außerdem können Sie nur maximal 200 Personen über die private Linkfreigabe hinzufügen. Es ist jedoch möglich, diese Beschränkung zu überschreiten, indem Sie eine Google-Gruppe erstellen.

Darüber hinaus gibt es Beschränkungen für die Größe verschiedener Dateitypen – eine Obergrenze von 50 MB für Textdokumente, eine Obergrenze von 200 MB für Präsentationen usw. Google Drive synchronisiert keine Änderungen, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter diese Beschränkungen überschreiten.

Eine vollständige Liste der unterstützten Dateitypen und Dateigrößenbeschränkungen finden Sie hier.

Dateifreigabe leicht gemacht

Google Drive macht die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dateien in der Tat einfach. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Dateiberechtigungen in Schach halten, um zu verhindern, dass Leute Sie betrügen, und die Dinge sollten in Ordnung sein. Überprüfen Sie auch den Speicher, wenn Sie mit großen Dateigrößen arbeiten, um zu verhindern, dass die Dinge außer Kontrolle geraten.

Cooler Tipp: Verwenden Sie dieses Werkzeug

Wenn Sie weitere Fragen zur Dateifreigabe mit Google Drive haben, schreiben Sie einfach eine Zeile in den Kommentarbereich unten.

Siehe Weiter: So sichern und synchronisieren Sie Google Fotos und Drive vom Computer