So erstellen Sie eine E-Mail-Gruppe in Outlook

E-Mail bleibt die wichtigste Kommunikationsquelle zwischen Unternehmen, kleinen Unternehmen, Verbrauchern und Marketingspezialisten. Es gibt Zeiten, in denen Sie häufig dieselbe E-Mail an eine Gruppe von Personen senden müssen. Anstatt jedes Mal Kontakte im Menü zum Verfassen von E-Mails hinzuzufügen, können Sie in Outlook eine E-Mail-Gruppe erstellen und sich den Ärger ersparen.



E-Mail-Gruppe in Outlook erstellen

Nachdem Sie eine Gruppe eingerichtet haben, können Sie sie in die E-Mail einfügen und eine einzelne Nachricht gleichzeitig an mehrere Personen senden. Um es klarzustellen, alle Begriffe wie Kontaktgruppe, Kontaktliste, E-Mail-Gruppe oder Verteilerliste sind gleich. Lassen Sie sich also nicht zwischen ihnen verwirren.

Es ist für jeden Outlook-Benutzer wichtig, wenn er eine Massen-E-Mail an eine Gruppe von Empfängern senden möchte, darunter Mitarbeiter, Kollegen oder Freunde. Eine Gruppen-E-Mail hilft jedem Benutzer, eine einzelne E-Mail auf einmal an mehrere Empfänger zu senden, anstatt mühsames Kopieren und Einfügen.

Immerhin verlassen sich fast 400 Millionen E-Mail-Nutzer aktiv auf Outlook als ihr primäres E-Mail-Medium und sind mit diesem Problem sehr häufig konfrontiert. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit der Standardmethode eine Gruppen-E-Mail in Outlook erstellen. Lass uns anfangen.

Was ist eine E-Mail-Gruppe?

Eine E-Mail-Gruppe (Kontaktgruppe) ist eine Sammlung von E-Mail-IDs, um häufig E-Mails zu senden. Wenn ein Administrator eine E-Mail an eine E-Mail-Gruppe sendet, erhalten alle Kontakte in diesem Gruppenlabel dieselbe E-Mail.

Es ähnelt WhatsApp Broadcast, bei dem ein Administrator eine Nachricht an die Broadcast-Liste sendet und jeder in der Gruppe die Nachricht erhält.

Verwenden Sie Outlook-Kontakte, um eine E-Mail-Gruppe zu erstellen

Im folgenden Beispiel verwenden wir das Outlook-Web, um eine Kontaktgruppe zu erstellen. Der Trick funktioniert auf allen Plattformen wie Chrome OS, Windows, Mac und sogar Linux.

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Outlook-Gruppe zum Senden von Massen-E-Mails.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook im Web und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für das Microsoft-Konto an.

Schritt 2: Outlook Web sammelt kleine Apps wie Outlook-Kalender, Outlook-Kontakte, Microsoft To-Do und Haftnotizen. Tippen Sie auf das Outlook-Kontaktsymbol.



Gehe zu Kontakte

Schritt 3: Der folgende Bildschirm zeigt alle Outlook-Kontakte, die Sie in Outlook gespeichert haben.

Schritt 4: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kontakt, den Sie der Mailingliste hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen, um ihn auszuwählen. Wiederholen Sie dies für jeden Kontakt, den Sie in die Liste aufnehmen möchten.



Kontakte auswählen

Schritt 5: Stellen Sie sicher, dass jedem Kontakt, den Sie hinzufügen, eine E-Mail zugeordnet ist. Andernfalls werden sie nicht im Label angezeigt, wenn Sie sie später per E-Mail versenden.

Schritt 6: Nachdem Sie jeden Kontakt ausgewählt haben, klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen und wählen Sie dann Neue Kontaktliste.



Neue Kontaktliste hinzufügen

Schritt 7: Geben Sie der Liste einen relevanten Namen und drücken Sie die Eingabetaste.

Sie können in Outlook beliebig viele Etiketten erstellen. Vergessen Sie nicht, ihnen einen relevanten Namen wie Familie, Büro, Geschäft, Kunden und mehr zu geben.

Senden Sie eine E-Mail mit einer E-Mail-Gruppe in Outlook

Nachdem Sie mit Outlook eine Liste erstellt haben, ist es an der Zeit, die E-Mail mit Outlook zu senden. Befolgen Sie die Schritte zur Kontaktliste in Outlook.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook im Web.

Schritt 2: Tippen Sie auf die Schaltfläche Verfassen in der oberen linken Ecke.



Neue Nachricht verfassen

Schritt 3: Beginnen Sie im Fenster Neue E-Mail mit der Eingabe des Namens, den Sie der Kontaktliste gegeben haben, und klicken Sie dann auf den Vorschlag, wenn er unter dem Textfeld angezeigt wird.

Schritt 4: Nachdem Sie die Kontaktliste ausgewählt haben, füllen Sie die E-Mail aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden, um sie an alle in der Gruppenliste zu senden.



Outlook-E-Mail an Gruppe senden

Im Gegensatz zu Gmail zeigt Outlook Web die hinzugefügten E-Mail-Adressen nicht im Menü zum Verfassen von E-Mails an. Es zeigt lediglich den Namen der Kontaktgruppe an. Das ist schade, da Sie möglicherweise die Kontaktnamen und E-Mail-IDs überprüfen müssen, bevor Sie auf die Schaltfläche Senden klicken.

Bearbeiten einer E-Mail-Gruppe in Outlook

Wenn Sie Ihre Familiengruppe oder Bürogruppe kürzlich um neue Mitglieder erweitert haben, möchten Sie diese der Outlook-Kontaktgruppe hinzufügen. Führen Sie die Schritte unterhalb der E-Mail-Gruppe bearbeiten aus.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook-Kontakt im Web.

Schritt 2: Wählen Sie im Hamburger-Menü Alle Kontaktlisten aus.



Kontaktliste bearbeiten

Schritt 3: Wählen Sie die Kontaktliste aus, die Sie bearbeiten möchten.

Schritt 4: Tippen Sie in der Kontaktliste auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Schritt 5: Hier können Sie entweder den Namen oder die E-Mail-Adresse des Kontakts eingeben, um ihn der E-Mail-Kontaktgruppe hinzuzufügen.



E-Mail-Gruppe bearbeiten

Schritt 6: Wenn Sie einen bestehenden Kontakt entfernen möchten, tippen Sie auf das x-Zeichen daneben.

Profi-Tipp: Wenn Sie weniger Verwirrung zwischen den erstellten Gruppen haben möchten, fügen Sie eine Beschreibung für die E-Mail-Gruppe hinzu.

Einschränkungen für Outlook-Gruppen

Bevor Sie fortfahren und mit der Erstellung von Outlook-E-Mail-Gruppen beginnen, müssen Sie einige der Einschränkungen dieser Methode verstehen.

  • Während Sie in Outlook problemlos Gruppen-E-Mails senden können, ist das Erstellen einer E-Mail-Gruppe ein manueller und zeitaufwändiger Prozess. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die E-Mail-IDs jedes Kontakts hinzugefügt haben, den Sie dieser Gruppe hinzufügen möchten.
  • E-Mail-Follow-ups sind schwierig. Angenommen, Sie haben eine E-Mail an eine Gruppe von Personen gesendet. Einige von ihnen reagierten, andere nicht. Sie müssen für jede E-Mail-Adresse eine individuelle E-Mail-Nachverfolgung erstellen und mehrere E-Mails manuell senden.
  • Einer Outlook-Gruppe fehlt die Personalisierung. Sie können Ihre Gruppen-E-Mails nicht für einzelne Empfänger anpassen. Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail für eine Gruppe erstellen und nicht für eine einzelne Person. Eine generische E-Mail macht im Vergleich zu einer ausführlichen und maßgeschneiderten E-Mail keinen guten Eindruck.

Senden Sie unterwegs eine Massen-E-Mail

E-Mail-Gruppen können ein Segen für jemanden sein, der dieselbe E-Mail an eine Gruppe von Personen weiterleitet. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen eine unverzichtbare Ergänzung. Auf individueller Ebene entrümpelt es den E-Mail-Prozess und spart Ihnen Ressourcen und Zeit.

Next Up:

Wissen Sie, dass Benutzer irrelevante E-Mails in Outlook automatisch löschen können? Lesen Sie den folgenden Beitrag, um zu erfahren, wie Sie Regeln für das automatische Löschen in Microsoft Outlook einrichten.

Verwandt :  So planen Sie das Löschen von Dateien in Dropbox
Moyens Staff
Moyens I/O-Personal. motivierte Sie und gab Ratschläge zu Technologie, persönlicher Entwicklung, Lebensstil und Strategien, die Ihnen helfen werden.