Viele Menschen nutzen Microsoft Teams regelmäßig, um mit Kollegen sowohl im Büro als auch aus der Ferne zu kommunizieren. Es gilt als eine der effizientesten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie mit den Leuten in Ihrem Team in Kontakt bleiben können, aber was ist, wenn Sie die Leute wissen lassen müssen, dass Sie nicht sofort verfügbar sind? Microsoft Teams bietet Ihnen eine Methode, mit der Sie einen „Abwesenheits“-Status für Ihr Profil einrichten können, um Mitarbeiter wissen zu lassen, wenn Sie für den Nachmittag, für mehrere Tage im Urlaub oder für einen längeren Zeitraum abwesend sind.
Wo kann ich meinen Abwesenheitsstatus für Teams einrichten?
Es ist wichtig zu beachten, dass Ihre Microsoft Teams- und Outlook-Kalender synchronisiert werden. Dies umfasst Ihren Abwesenheitsstatus und automatische Antworten. Alles, was Sie in Microsoft Teams einrichten, wird sich also in Outlook widerspiegeln. Ebenso können Sie Ihren Abwesenheitsstatus in Outlook einrichten und er wird in Teams widergespiegelt; für Ersteres gibt es jedoch eine einfachere Anleitung.
Klicken Sie zunächst auf Ihr Profilsymbol in Teams und gehen Sie direkt zu Planen Sie eine Abwesenheitsnotizals Abkürzung. Dadurch gelangen Sie zum Einstellungsbereich, wo Sie fortfahren können. Sie können auch auf das Drei-Punkte-Symbol neben Ihrem Profilsymbol klicken und dann zu Einstellungen > Allgemeinund scrollen Sie dann zum Ende der Seite. Dort finden Sie die Abwesenheitseinstellungen und klicken Sie auf Zeitplan.
Aktivieren Sie automatische Antworten und geben Sie in das Textfeld darunter eine Nachricht ein, in der Sie die Dauer Ihrer Nichterreichbarkeit angeben. Beachten Sie, dass dieser Status nur für interne Organisationskontakte gilt. Wenn Sie an dieser Stelle auf „Speichern“ klicken, können Sie weder Uhrzeit noch Datum festlegen. Sie müssen Ihre automatischen Antworten daher bei Ihrer Rückkehr manuell deaktivieren.
Wenn Sie automatische Antworten auch außerhalb Ihres Arbeitsplatzes aktivieren möchten, klicken Sie auf Senden Sie Antworten außerhalb meiner Organisation und geben Sie eine ähnliche Nachricht in das Textfeld darunter ein. Klicken Sie dann auf Senden Sie Antworten während eines bestimmten Zeitraums und legen Sie die Daten fest, an denen Sie abwesend sind und an denen Ihre automatische Antwort wiederhergestellt wird.
Klicken Speichernund dies wird sowohl mit Teams als auch mit Outlook synchronisiert.
So richten Sie in Teams eine Abwesenheitserinnerung ein
Sobald Sie Ihren „Abwesenheits“-Status in Microsoft Teams festgelegt haben, können Sie eine Nachricht festlegen, die in Ihren Chats angezeigt wird und Kollegen darauf hinweist, dass Sie nicht verfügbar sind, ohne dass sie Ihnen eine E-Mail senden müssen. Wie bereits erwähnt, können Sie auf Ihr Profilsymbol klicken, um auf die Option „Planen und Abwesenheit“ zuzugreifen. In diesem Bereich gibt es jedoch auch die Option „Statusnachricht festlegen“, mit der Sie eine Nachricht für Ihre Kollegen festlegen können, die besagt, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar sind.
Wenn Sie auf Ihr Profilsymbol klicken, wird ein Dropdown-Menü geöffnet. Klicken Sie dann auf Statusmeldung einstellen und geben Sie Ihre Nachricht ein. Wenn jemand versucht, Ihnen eine Nachricht zu senden, wird der Status im Chat angezeigt. Beachten Sie, dass dies kein „Abwesend“-Status ist und nicht mit Outlook synchronisiert wird.
