Erklärungen zu Freigabeberechtigungen für Google Drive: Eine ausführliche Anleitung

Google Drive, der Cloud-Speicherdienst, ist ein ganz außergewöhnliches Tool. Damit können Sie verschiedene Dateitypen in der Cloud speichern und diese Dateien und Ordner auch mit anderen teilen. Das bedeutet, dass Sie mithilfe von Drive problemlos mit anderen zusammenarbeiten können.


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Drive enthält jedoch verschiedene Arten von Dateien wie Dokumente, Formulare, Tabellen usw., und die Art und Weise, wie wir diese Dateien freigeben, variiert ebenfalls. Zum Beispiel würde man einem Freund die Bearbeitungsberechtigung für eine Datei erteilen, aber Sie würden es sich zweimal überlegen, bevor Sie sie einer unbekannten Person geben.

Um Ihnen den Freigabeprozess etwas zu erleichtern, präsentieren wir Ihnen hier eine detaillierte Anleitung zum Freigabeprozess von Google Drive und seinen Berechtigungen. Lass es uns überprüfen.

Arten der Datei- und Ordnerfreigabe in Google Drive

Es gibt drei Möglichkeiten, Dateien und Ordner in Drive freizugeben.

1. Mit Kontakten teilen

Wenn die Person in Ihren Google-Kontakten ist, können Sie einfach ihren Namen in die verfügbare Option eingeben und sie wird per E-Mail benachrichtigt. Die Methode funktioniert auch für Nicht-Google-Kontakte, wenn sie sich in Ihrer Kontaktliste befinden.


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Manchmal möchten wir eine Datei mit einer Person teilen, die sich nicht in unserer Kontaktliste befindet, z. B. dem neuen Kunden. In solchen Situationen können Sie den Link generieren und dann mit anderen teilen. Jeder, der über den Link verfügt, kann auf die freigegebene Datei zugreifen.


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3. Dateien im Internet veröffentlichen

Dateien aus Tools wie Google Docs, Sheets, Slides & Forms können in die Websites eingebettet werden, damit jeder sie sehen kann. Dies ist die dritte von Google Drive zugelassene Art der Freigabe, die im Web unter dem Namen Öffentlich bekannt ist.

Notiz: Alle Methoden können verwendet werden, um Dateien mit Nicht-Google-Konten zu teilen.

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Art der Berechtigungen

Drive bietet drei Arten von Berechtigungen.

1. Kann bearbeiten

Diese Berechtigung ist standardmäßig festgelegt, wenn Sie Dateien mit Ihren Kontakten mit der ersten oben genannten Methode teilen. Mit dieser Berechtigung können andere, die Zugriff auf die Dateien haben, diese bearbeiten, dh Änderungen daran vornehmen. Außerdem ist es sehr wichtig zu beachten, dass sie die Datei auch mit anderen teilen können.

Bei Ordnern finden Sie die Berechtigung „Kann organisieren, hinzufügen und bearbeiten“. Das heißt, andere können alle Bearbeitungs- und Organisationsaufgaben für die im Ordner vorhandenen Dateien ausführen, z. B. Dateien hinzufügen, bearbeiten, löschen und verschieben.

Notiz: Bei der Freigabe mit Nicht-Google-Kontakten ist die Standardberechtigung auf „Nur anzeigen“ festgelegt.

Verwenden Sie diese Berechtigung, wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten möchten und den Personen vertrauen, mit denen Sie die Dateien teilen. Zum Beispiel, wenn Sie mit Ihren Freunden an einem College-Projekt arbeiten.

2. Kann sehen

Wie offensichtlich, haben andere mit dieser Berechtigung nicht die Rechte, eine einzelne Datei zu bearbeiten. Sie können die Dateien im Ordner nur öffnen und anzeigen und keine Änderungen daran vornehmen. Sie können die Dateien auch nicht mit anderen teilen.


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Verwenden Sie diese Option, wenn andere die Daten nur anzeigen sollen. Es kann beispielsweise verwendet werden, um einen Ordner mit Bildern freizugeben. Auf diese Weise können andere die Bilder leicht anzeigen, ohne sie zu löschen oder zu ändern.

Notiz: Wenn Sie Ordner mit den Ansichts- oder Bearbeitungsberechtigungen freigeben, gilt das gleiche für alle darin enthaltenen Dateien. Wenn Sie möchten, können Sie jedoch die Berechtigungen für einzelne Dateien ändern.

3. Kann kommentieren

Diese Berechtigung ist nur für Dateien verfügbar und ist eine modifizierte Version der Berechtigung Kann anzeigen, da andere Kommentare und Vorschläge hinzufügen können. Sie können die Datei jedoch nicht bearbeiten oder mit anderen teilen. Sie können sagen, es hat mehr Rechte als Kann anzeigen, aber weniger als Kann bearbeiten.

So teilen Sie Google Drive-Dateien auf Computern und mobilen Apps

Beginnen wir zuerst mit dem Desktop.

Computer

Die Schritte variieren je nach Art der Freigabe.

Mit Kontakten teilen

Öffnen Sie auf dem Desktop Drive und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie freigeben möchten. Wählen Sie dann im Menü Teilen aus.


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Geben Sie im Popup-Fenster die Initialen des Kontakts ein, mit dem Sie die Datei teilen möchten. Google zeigt die ähnlichen Kontakte automatisch an. Wählen Sie das aus. Sie finden das Berechtigungsfeld direkt neben dem E-Mail-Feld. Klicken Sie darauf, um die erforderliche Berechtigung auszuwählen.


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Um einen gemeinsam nutzbaren Link zu generieren, gibt es zwei Methoden.

Klicken Sie bei der ersten Methode im obigen Popup-Fenster auf die Option zum Teilen freigebenden Link.


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Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie den Link mit der Möglichkeit, die Berechtigung festzulegen. Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn an der gewünschten Stelle ein. Klicken Sie auf das Berechtigungsfeld, um die Berechtigung zu ändern.


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Klicken Sie bei der zweiten Methode mit der rechten Maustaste auf die Datei im Drive und wählen Sie Freigabelink abrufen. Eine Kiste wird geöffnet. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen, um die Berechtigungen zu ändern.


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Dateien öffentlich machen

Um Dateien einzubetten, befolgen Sie eine der beiden oben genannten Methoden zum Generieren eines gemeinsam nutzbaren Links. Klicken Sie im Feld Mit anderen teilen auf das Berechtigungsfeld und wählen Sie Mehr aus.


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Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Option Öffentlich im Web aus.


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Mobile Apps

So teilen Sie Dateien auf Android und iPhone.

Mit Kontakten teilen

Schritt 1: Öffnen Sie die Datei, die Sie teilen möchten, und tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie im Menü Freigeben und exportieren aus.


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Schritt 2: Tippen Sie auf Teilen und geben Sie den Namen des Kontakts ein. Klicken Sie dann oben auf den Senden-Button.


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Um einen teilbaren Link zu generieren, befolgen Sie Schritt 1 und wählen Sie dann Linkfreigabe aus dem Menü. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert. Sobald Sie den Link haben, fügen Sie ihn an einer beliebigen Stelle ein, z. B. bei WhatsApp. Um den Link in Zukunft zu kopieren, befolgen Sie Schritt 1 und wählen Sie Link kopieren aus dem Menü.


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Tippen Sie alternativ auf das Drei-Punkte-Symbol unter dem Dateinamen auf dem Startbildschirm der App und wählen Sie die gewünschte Option aus.


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Freigabeberechtigungen ändern und widerrufen

Sobald Sie die Dateien oder Ordner für andere freigegeben haben, bedeutet dies nicht, dass Sie die Berechtigung nicht ändern können.

So geht’s.

Computer

Schritt 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die freigegebene Datei oder den freigegebenen Ordner und wählen Sie Freigeben aus dem Menü.


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Schritt 2: Um die Linkfreigabe zu deaktivieren oder die Berechtigung zu ändern, klicken Sie auf das Feld „Jeder mit dem Link“. Ändern Sie nun entweder die Berechtigung oder deaktivieren Sie die Linkfreigabe.


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Schritt 3: Um die Berechtigung für eine Person zu widerrufen, klicken Sie im obigen Popup-Fenster auf Erweitert.


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Schritt 4: Verwenden Sie die verfügbaren Optionen, um die Berechtigung zu widerrufen oder zu ändern.


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Mobile Apps

Schritt 1: Öffnen Sie die freigegebene Datei und tippen Sie oben auf das Drei-Punkte-Symbol. Wählen Sie im Menü Freigeben und exportieren aus.


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Schritt 2: Wenn Sie die Linkfreigabe deaktivieren möchten, tippen Sie auf den Schalter neben Linkfreigabe. Um zu sehen, wer Zugriff auf Dateien hat und um die Berechtigung zu ändern, tippen Sie auf Teilen.


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Schritt 3: Tippen Sie unten auf die unter „Wer hat Zugriff“ verfügbaren Symbole.


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Gewährt das Freigeben einer Datei oder eines Ordners Zugriff auf alle anderen Dateien und Ordner?

Nein. Andere können nur auf die von Ihnen freigegebenen Dateien oder Ordner zugreifen. Im Falle eines Ordners werden auch alle darin enthaltenen Dateien freigegeben.

Identifizieren Sie freigegebene Dateien

Es gibt zwar keinen dedizierten Bildschirm, um alle Dateien anzuzeigen, die Sie für andere freigegeben haben, Sie können diese Dateien jedoch an dem neben ihnen sichtbaren Freigabesymbol erkennen.


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Für mich freigegebene Dateien suchen

Glücklicherweise erhalten Sie einen dedizierten Ort, an dem Sie alle für Sie freigegebenen Dateien anzeigen können. Klicken Sie auf dem Desktop auf der linken Seite auf die Option Für mich freigegeben.


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Tippen Sie in mobilen Apps unten auf das Teilen-Symbol.


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Die richtige Erlaubnis

Durch die Kombination verschiedener Freigabeeinstellungen und Berechtigungen können Sie Google Drive auf verschiedene Weise nutzen. Seien Sie jedoch vorsichtig beim Erteilen von Berechtigungen und Teilen von Rechten, da jeder Daten missbrauchen kann. Um es noch einmal zu wiederholen: Jeder mit Bearbeitungsberechtigung kann die Dateien für andere freigeben. Beschränken Sie es daher nur auf vertrauenswürdige Personen.

Next Up: Sie fragen sich, was Sie zum Speichern von Fotos verwenden sollen – Google Drive oder Fotos? Finden Sie die Antwort im Vergleichsbeitrag.

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