So machen Sie Ihr Word-Dokument für alle zugänglicher


Microsoft Word-Logo auf grauem Hintergrund

Wenn Sie ein Microsoft Word-Dokument erstellen, sollten Sie Zugänglichkeit und Inklusivität immer oberste Priorität einräumen. Hier sind einige allgemeine Regeln und Best Practices, die Sie befolgen sollten, um Ihr Dokument für alle zugänglicher zu machen, auch für Menschen mit Behinderungen.

Inhaltsverzeichnis

  • Fügen Sie alternativen (Alt-)Text zu Visuals hinzu
  • Schließen Sie Untertitel in Videos ein
  • Verwenden Sie aussagekräftigen Hyperlink-Text
  • Verwenden Sie barrierefreie Textformate und Farben
  • Erstellen Sie eine logische Dokumentstruktur
  • Verwenden Sie Tabellenüberschriften und einfache Strukturen
  • Überprüfen Sie Ihr Dokument mit der Barrierefreiheitsprüfung

Fügen Sie alternativen (Alt-)Text zu Visuals hinzu

Ein Screenreader liest, wie der Name schon sagt, den Text auf einem Bildschirm vor. So ausgefeilt Screenreader auch sein mögen, sie können den Kontext einer Grafik ohne die Hilfe von Alt-Text nicht verstehen. Wenn Sie einem Objekt in Word Alternativtext hinzufügen, ermöglichen Sie es Bildschirmleseprogrammen, die Beschreibung zu sammeln und vorzulesen, um Menschen mit Sehbehinderungen zu helfen.

VERBUNDEN: So fügen Sie einem Objekt in Microsoft Word alternativen Text hinzu

Es ist wichtig zu wissen, welche Objekte Alt-Text enthalten sollten. Wenn eine Grafik ausschließlich dekorativ ist (wie Seitenränder), ist es sicher, Alternativtext auszuschließen, und Sie können die Grafik in Word als dekorativ markieren. Wenn Sie dies tun, weisen Bildschirmlesegeräte den Benutzer darauf hin, dass das fragliche Objekt nur ästhetischen Zwecken dient. Sie können auch das Hinzufügen von Alternativtext zu Tabellen überspringen, da Screenreader den Inhalt in diesen ohne zusätzliche Hilfe erfassen können.

Sie sollte fügen Sie Alt-Text zu jedem Visual hinzu, das Ihrem Dokument zusätzlichen Kontext hinzufügt. Dazu gehören fast immer alle:

  • Bilder
  • Fotos
  • Bilder
  • Diagramme
  • Diagramme
  • Symbole
  • Formen

Effektiven Alternativtext schreiben kann auch ein wenig Übung brauchen. Sie möchten sicherstellen, dass Sie das Visual in ein oder zwei Sätzen genau beschreiben (obwohl auch ein paar sorgfältig ausgewählte Wörter ausreichen können).

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Hier sind einige allgemeine Tipps zum Schreiben von guten Alternativtexten:

  • Verwenden Sie keine Formulierungen wie „ein Bild von“ oder „eine grafische Darstellung“.
  • Fügen Sie keine Textinhalte ein, die als Alternativtext um das Bild herum angezeigt werden.
  • Schreiben Sie den Alternativtext genauso wie jeden anderen beschreibenden Satz.
  • Wenn Sie Alternativtext für Flussdiagramme einfügen, schließen Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende ein. Dies kann für andere Grafiken länger sein als der Alternativtext, aber es ist notwendig.

Microsoft versucht es Ihnen zu erleichtern, indem es Ihnen die Möglichkeit gibt, Bildern automatisch Alternativtext hinzuzufügen, aber Sie sollten sich nicht auf diese Funktion verlassen. Das ist, als ob Sie jemand anderen bitten würden, Ihren Inhalt für Sie zu schreiben, und Sie können nicht garantieren, dass die Beschreibung korrekt ist. Besitzen Sie Ihre Inhalte.

Um Alt-Text zu Objekten in Word hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bild, um es auszuwählen, und klicken Sie dann auf die Option „Alternativer Text“ in der Gruppe „Eingabehilfen“ der Registerkarte „Bildformat“.

Alternativ-Textoption in der Barrierefreiheitsgruppe des Bildformat-Tabs

Der Bereich „Alternativer Text“ wird rechts neben dem Word-Dokument angezeigt. Hier können Sie Ihren eigenen Alternativtext schreiben, sich von Word eine Beschreibung generieren lassen oder die Grafik als dekorativ markieren.

Alt-Textoptionen im rechten Bereich in Word.

Bilder sind nicht die einzigen Medien, die in Microsoft Word-Dokumenten verwendet werden – auch Videos können eine wichtige Rolle spielen.

Schließen Sie Untertitel in Videos ein

Videos können eine großartige Ressource sein, aber Sie müssen sicherstellen, dass die Informationen im Video für alle zugänglich sind. Dies bedeutet, Untertitel für diejenigen hinzuzufügen, die möglicherweise Schwierigkeiten beim Hören haben und den Bildschirmtext lieber lesen.

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Leider verfügt Microsoft Word nicht über eine integrierte Funktion zum Hinzufügen von Untertiteln zu Videos. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie das Video selbst erstellt haben, die Dinge auf die altmodische Weise tun müssen. Sie können einen Texteditor (z. B. Notepad) verwenden, um die Untertitel zu erstellen, und dann diese Datei mit der VTT-Erweiterung speichern.

Wenn Sie ein YouTube-Video verlinken oder einbetten, hat es (höchstwahrscheinlich) dank der Spracherkennung von Google, die diesen Text automatisch generiert, bereits Untertitel. Dies spart Ihnen ein wenig Zeit, aber diese Untertitel sind nicht immer korrekt. Versuchen Sie, das Video selbst mit den Untertiteln anzusehen, um zu sehen, was Ihr Publikum sehen wird. Wenn die Untertitel nicht korrekt sind, sollten Sie auf eine andere Quelle verlinken.

Verwenden Sie aussagekräftigen Hyperlink-Text

Benutzer können mit einem Screenreader von Link zu Link springen, daher ist es wichtig, dass der verlinkte Text nicht mehrdeutig ist. Mit anderen Worten, wenn der Text nur „hier klicken“, „mehr anzeigen“ oder ähnliches sagt, wird der Benutzer die Bedeutung des Links nicht verstehen, wenn der Screenreader ihn aus dem Kontext zurückliest.

VERBUNDEN: Einfügen, Löschen und Verwalten von Hyperlinks in Microsoft Word

Wenn Sie dies natürlich tun können, verwenden Sie am besten den Titel des Ziels im Text, damit der Benutzer genau weiß, was der Link ist.

Auch das Hinzufügen von Links zu Bildern ist keine Seltenheit. Dies macht es jedoch für Screenreader schwierig. Wenn Sie einem Bild einen Link hinzufügen müssen, stellen Sie sicher, dass der Alternativtext des Bildes den Zweck und die Position des Links beschreibt – nicht das Bild selbst. Aus diesem Grund sollten Sie jedoch nach Möglichkeit versuchen, Links in Bildern zu vermeiden.

Während Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit von Links kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, der Nutzen, den es Ihrem Publikum bringt, ist die Investition wert.

Verwenden Sie barrierefreie Textformate und Farben

Wenn Sie einen Link in einen Text einfügen, fügt Microsoft Word standardmäßig eine Unterstreichung hinzu. Sie können zwar die Unterstreichung aus dem Hyperlink entfernen, es gibt jedoch einen guten Grund, sie dort zu belassen.

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Wenn Sie andere Indikatoren als Farben verwenden, erleichtern Sie es farbenblinden oder sehbehinderten Personen, die Informationen zu verstehen, die Sie vermitteln möchten – sei es, dass Sie wissen, welcher Text einen Link enthält, oder indem Sie Häkchen und X anstelle von Grün und Rot verwenden zeigen an, dass etwas richtig oder falsch ist.

Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass der Kontrast zwischen Ihrem Text und dem Hintergrund des Dokuments ausreichend ist. Wenn Sie eine helle Farbe (zB hellgrau) auf weißem Hintergrund verwenden, wird Ihr Text schwer lesbar.

Hier ist ein Beispiel für einen schlechten Text-/Hintergrundkontrast:

Hellgrauer Text auf weißem Hintergrund, der die schlechte Lesbarkeit des Textes anzeigt

Und guter Text-/Hintergrundkontrast:

Schwarzer Text auf weißem Hintergrund mit gutem Kontrast

Es gibt Farbkontrast-Checker-Apps online verfügbar, die Sie sehr gut darüber informieren, ob der Kontrast in Ihrem Dokument ausreicht oder nicht. Alternativ können Sie einfach das integrierte Tool zur Barrierefreiheitsprüfung von Microsoft Word verwenden.

Erstellen Sie eine logische Dokumentstruktur

Eine logische Dokumentstruktur aufzubauen bedeutet einfach, Überschriften zu verwenden und sie richtig zu verwenden. Ein häufiger Fehler, den Menschen machen, wenn sie versuchen, die verschiedenen Abschnitte ihres Inhalts zu organisieren, besteht darin, einfach die Größe des Textes zu ändern und ihn fett zu machen. Dies führt zu mehreren Problemen, z. B. erschwert es Screenreadern, die Struktur Ihres Inhalts zu lesen und zu verstehen, ganz zu schweigen davon, dass Ihr Dokument nicht ordnungsgemäß tabellarisch dargestellt wird.

Word bietet in der Gruppe „Stile“ auf der Registerkarte „Start“ eine anständige Bibliothek mit Überschriftenstilen zur Auswahl. Wenn keine davon dem Stil Ihres Dokuments entspricht, können Sie die Standardstile für Überschriften ändern.

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Aber die Verwendung von Überschriften reicht nicht aus – Sie müssen sie richtig verwenden. Das bedeutet, die Überschriften in einer logischen Reihenfolge zu verschachteln. So sieht beispielsweise eine gute Überschriftenstruktur aus:

  • Überschrift 1
  • Überschrift 2
  • Überschrift 3
  • Überschrift 3
  • Überschrift 2
  • Überschrift 3

Und hier ist ein Beispiel für eine schlechte Überschriftenstruktur:

  • Überschrift 3
  • Überschrift 1
  • Überschrift 3
  • Überschrift 2
  • Überschrift 1

Darüber hinaus sollten Sie gegebenenfalls integrierte Formatierungstools verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine Liste erstellen möchten, können Sie die Funktion für nummerierte / Aufzählungslisten in der Gruppe „Absatz“ der Registerkarte „Startseite“ verwenden. Dies ist dem Eingeben eines Bindestrichs, dem Hinzufügen eines Leerzeichens und der anschließenden Texteingabe vorzuziehen.

Verwenden Sie Tabellenüberschriften und einfache Strukturen

Manchmal ist es einfach nicht möglich, einfache Tabellen zu erstellen, aber wenn es so ist, sollten Sie es tun. Screenreader lesen Tabellen durch (aus diesem Grund müssen Sie ihnen keinen Alternativtext hinzufügen) und behalten die Position im Auge, indem sie die Zellen der Tabelle zählen. Wenn Sie eine Tabelle innerhalb einer Tabelle verschachteln oder geteilte Zellen verwenden, wird es für den Bildschirmleser unglaublich schwierig, den Überblick zu behalten.

VERBUNDEN: Tabellen und andere Formatierungssteuerelemente

Screenreader verlassen sich auch auf die Kopfzeileninformationen von Tabellen, um Spalten und Zeilen zu identifizieren. Sie können Ihrer Tabelle eine Überschrift hinzufügen. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle und klicken Sie dann in der Gruppe „Tabellenstiloptionen“ der Registerkarte „Tabellendesign“ auf das Kästchen neben „Kopfzeile“, um es auszuwählen.

Tabellenstiloptionen auf der Registerkarte Tabellendesign

Überprüfen Sie Ihr Dokument mit der Barrierefreiheitsprüfung

Die Barrierefreiheitsprüfung von Microsoft Word scannt Ihr Dokument und gibt Vorschläge zurück, um Ihre Inhalte barrierefreier zu machen. Dazu gehören Dinge wie das Scannen von Bildern, um sicherzustellen, dass sie Alternativtext enthalten, und sicherzustellen, dass Tabellen eine einfache Struktur verwenden.

Es gibt jedoch einige Einschränkungen. Die Barrierefreiheitsprüfung kann Videos nicht auf Untertitel überprüfen und auch nicht erkennen, ob Sie Farbe verwenden, um Informationen zu übermitteln. Auch nachdem Sie dieses Tool verwendet haben, sollten Sie Ihr Dokument vor dem Versenden einmal visuell scannen.

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Um die Barrierefreiheitsprüfung zu verwenden, klicken Sie auf die Registerkarte „Überprüfen“ und dann auf das Symbol über „Barrierefreiheit prüfen“ in der Gruppe „Barrierefreiheit“.

Die Ergebnisse der Prüfung werden im Bereich „Zugänglichkeit“ rechts neben dem Dokument angezeigt. Hier können Sie die zurückgegebenen Fehler und Warnungen überprüfen.

Prüfergebnisse der Barrierefreiheitsprüfung mit Warnungen und Tipps

Nachdem Sie die Barrierefreiheitsprüfung ausgeführt haben und keine Probleme mehr auftreten, scannen Sie Ihr Dokument ein letztes Mal visuell, und dann kann es gesendet werden.


Microsoft hat nicht bei Office aufgehört – das Unternehmen bietet auch verschiedene Barrierefreiheitsfunktionen für sein Windows 10-Betriebssystem, wodurch das Betriebssystem für jeden zugänglich ist.

Moyens Staff
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