So senden Sie E-Mails basierend auf einer Antwort in Google Forms

Mit Google Forms können Sie Antworten und Meinungen Ihrer Befragten auf verschiedene Weise sammeln, sei es ein einfaches Quiz oder ein langer Fragebogen. Obwohl es über mehrere praktische native Funktionen verfügt, können Sie mit Google Forms noch nicht nativ E-Mail-Benachrichtigungen an sich selbst oder den Befragten senden.



So senden Sie E-Mails basierend auf einer Antwort in Google Forms

Letzteres kommt aufs Bild, wenn Sie sich beim Benutzer für seine Antwort und Zeit bedanken möchten. Wenn Ihr Formular hingegen ein breites Publikum anspricht und mehrere Abteilungen beteiligt sind, ist das Durchsuchen aller Formularantworten zeitaufwändig.

Glücklicherweise gibt es einige Problemumgehungen, mit denen Sie E-Mails an den Eigentümer oder an Einzelpersonen senden können. Nun gibt es zwei Möglichkeiten, dies voranzutreiben.

Sie können entweder eine E-Mail basierend auf einer Antwort auf Ihrem Formular abschicken. Oder Sie können je nach den Antworten, die die Benutzer ausgewählt haben, eine senden. Und wie bereits erwähnt, benötigen beide Methoden die Hilfe eines externen Add-Ons. Da Sie eine E-Mail von Ihrem Konto abschicken, müssen Sie dem Add-On oder der Funktion die entsprechenden Berechtigungen erteilen.

Jetzt, da wir es geklärt haben, fangen wir an, oder?

So senden Sie eine generische E-Mail mit Google Forms

Eine generische E-Mail entweder an den Benutzer oder an den Besitzer zu senden, ist zum Glück kein Hexenwerk. Mit dem passend benannten Add-On für Formularbenachrichtigungen können Sie einfache Dankes-E-Mails an die Benutzer senden.

Schritt 1: Nachdem Sie das Formular erstellt haben, klicken Sie rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Add-ons aus der Liste. Dadurch gelangen Sie zum Google Marketplace.



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Schritt 2: Suchen Sie nun nach Form Notifications und klicken Sie darauf, um sie zu installieren.

Erstellen Sie als Nächstes das Formular. Wenn Sie die E-Mails direkt an den Befragten senden möchten, aktivieren Sie unter Einstellungen das Kontrollkästchen E-Mails sammeln.



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Oder Sie können eine Formularfrage festlegen, in der Sie nach der E-Mail des Benutzers gefragt werden, und diese wie unten gezeigt als Erforderlich markieren.



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Schritt 3: Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das kleine Add-on-Symbol und wählen Sie Formularbenachrichtigungen. In der unteren rechten Ecke sehen Sie eine Eingabeaufforderung.



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Schalten Sie die Schaltfläche für die Dankes-E-Mail um.



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Wie bereits erwähnt, können Sie entweder das Feld Automatisch oder das Feld Formular verwenden. Wählen Sie diejenige aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Gleichzeitig können Sie auch einen Bcc für die E-Mail hinzufügen, indem Sie das Feld „Kopie senden an“ ausfüllen.

Schritt 4: Als nächstes fügen Sie den Betreff und den Text der E-Mail hinzu, und das war es auch schon! Speichern Sie die Einstellungen und klicken Sie oben auf das Vorschausymbol, um zu sehen, ob die aktuellen Konfigurationen für Sie funktionieren.



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Dies ist ein einfaches Add-On und die Konfiguration ist einfach und unkompliziert. Und das Tag „Published by Google Cloud“ macht es auch ein bisschen zuverlässig.

Abgesehen von den oben genannten können Sie auch eine E-Mail an sich selbst (oder an den Ersteller) senden, wenn das Formular eine feste Anzahl von Antworten enthält.

Schalten Sie dazu die Schaltfläche „Bei Formularantwort benachrichtigen“ um. Die E-Mail des Erstellers wird automatisch in das Empfängerfeld eingetragen. Es ist nicht fest codiert und Sie können auch andere E-Mail-Adressen eingeben.



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Wenn Sie fertig sind, fügen Sie den Benachrichtigungsschwellenwert hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Von nun an schießt Ihr Formular eine E-Mail ab, sobald es die Antwortschwelle überschreitet.

So senden Sie Antworten basierend auf Antworten

Lassen Sie es uns genau dort platzieren. Wenn Sie Antworten basierend auf den Antworten in Ihrem Formular senden möchten, ist dies wie oben beschrieben nicht einfach. Hier müssen Sie am App Script des verbundenen Spreadsheets basteln.

Zum Glück, wenn Sie ein einfaches Formular haben, sollte es leicht machbar sein. In unserem Fall haben wir ein einfaches Formular, in dem wir die Befragten nach ihrem bevorzugten Urlaubsort fragen.



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Und abhängig von den Antworten, die sie im Formular angeben, wird eine E-Mail an eine festgelegte E-Mail-Adresse gesendet. Natürlich kann der Code an die Anforderungen Ihres Formulars angepasst werden.

Schritt 1: Sobald Ihr Formular erstellt wurde, klicken Sie auf die Registerkarte Antworten und tippen Sie rechts auf das kleine Tabellensymbol. Dadurch wird Ihr Formular mit einer Tabelle verbunden.



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Schritt 2: Gehen Sie zur Tabelle und klicken Sie auf Tools > Script Editor.



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Fügen Sie im Skripteditor die folgenden Codezeilen ein:

function checkLocation(e) {
 var subject="";
 var values = e.namedValues;
 var prefLocation="";

for (Key in values) {
 var label = Key;
 var data = values[Key];
 prefLocation=data;
 Logger.log(data);
 }
}

Hier e ist das Ereignis, das beim Absenden des Formulars ausgelöst wird, während die e.namedValues object bringt Ihnen die Formulardaten in Form eines Arrays.

Sobald diese Daten erfasst wurden, durchläuft die For-Anweisung das Array, um die Daten anzuzeigen. Am Ende werden die Formulardaten für diese spezielle Antwort dem prefStandort Variable.

Schritt 3: Klicken Sie in der Zwischenzeit auf das kleine Uhrsymbol im linken Bereich, um auf die Trigger zuzugreifen, und wählen Sie Trigger hinzufügen.



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Wählen Sie hier Aus Tabelle als Ereignisquelle und Beim Senden des Formulars als Ereignistyp aus.



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Dadurch wird sichergestellt, dass die oben beschriebene Funktion nur beim Absenden des Formulars ausgelöst wird. Und bei der Übermittlung werden nur Daten aus der verbundenen Tabelle abgerufen.

Schritt 4: Kehren Sie nun zum Skript-Editor zurück, um den Code gemäß Ihren Anforderungen zu ändern.

In unserem Fall möchten wir, dass eine E-Mail an eine bestimmte E-Mail-ID gesendet wird, wenn ein Befragter Hills antwortet, und so weiter.

Also haben wir dem Code eine einfache If- und Else-If-Bedingung hinzugefügt,

 function checkLocation(e) {
 var subject="";
 var values = e.namedValues;
 var prefLocation="";

 for (Key in values) {
 var label = Key;
 var data = values[Key];
 prefLocation=data;
 Logger.log(data);
 if (prefLocation=="Hills"){
 subject="You have an email for Hills Location"; 
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 }else if (prefLocation=="Beaches"){
 subject="You have an email for Beaches Location";
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 } 
 else if(prefLocation=="Cities") {
 subject="You have an email for Cities Location";
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 }
}
}

Natürlich müssen Sie die Erlaubnis dazu erteilen GmailApp.sendEmail Funktion zu arbeiten. Es ist jedoch ein einmaliger Vorgang.

Schritt 5: Nun, da alles an seinem Platz ist, speichern Sie Ihren Code, indem Sie wie unten gezeigt auf das Symbol Speichern klicken.



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Führen Sie nun den Code aus. Ohne ein Ereignis können Sie den Code leider nicht direkt über den Skript-Editor ausführen.

Senden Sie Ihr Formular ab, damit Ihr Code ausgeführt wird. Wenn alles an der richtigen Stelle ist, erhalten Sie wahrscheinlich eine E-Mail.

Anschließend können Sie den Code nach Ihren Wünschen anpassen und individuelle If-Else-Bedingungen hinzufügen. Gleichzeitig können Sie auch den Text der E-Mail gemäß den Daten erstellen.

So überprüfen Sie auf Fehler

Es ist selten, einen Code auf Anhieb fehlerfrei auszuführen, und um ehrlich zu sein, gibt es viele Dinge, die schief gehen können. Um auf Fehler zu überprüfen, gehen Sie zur Registerkarte „Ausführungen“, und Sie sehen alle Instanzen, die die Funktion aufgerufen hat.



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Klicken Sie auf , um die Fehler anzuzeigen. Hier sehen Sie auch, wie die Funktion aufgerufen wurde. Ein Trigger-Tag wird in eine Formularübermittlung übersetzt, während ein Editor-Tag bedeutet, dass die Funktion über den Editor ausgeführt wurde.

Wenn Sie gleichzeitig den Wert der Funktion überprüfen möchten, fügen Sie einfach die Logger.log (Variable) hinzu, um die Daten zu protokollieren.



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Zum Beispiel hatten wir Logger.log(prefLocation) innerhalb der einzelnen If-Else-Bedingungen aufgerufen, und unser Log sah wie das obige aus.

Codieren oder nicht codieren

Die zweite Methode kann etwas kompliziert aussehen. Aber wenn Sie erst einmal den Dreh raus haben, wie die einzelnen Funktionen aufgerufen werden, werden die Chancen etwas leichter.

Aber am Ende des Tages, wenn Sie sich nicht die Hände schmutzig machen wollen, können Sie das Add-on für E-Mail-Benachrichtigungsformulare ausprobieren. Dieser ist für das Senden von E-Mails basierend auf bedingten Antworten konzipiert. Die Funktion zur bedingten Formatierung ist jedoch nicht kostenlos und kostet ungefähr 4 US-Dollar pro Monat für eine Einzelbenutzerlizenz.

Wenn Sie also gelegentlich Antworten für Ihre Formulare senden müssen, können Sie den obigen Code in den App-Skript-Editor einfügen.

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