Gliederungen sind nützlich, um Geschäftsdokumente, lange Tutorials und sogar Bücher zu erstellen. Mit Microsoft Word können Sie die Gliederungsansicht verwenden, um Ihre Hauptpunkte in einem strukturierten Format zu platzieren.
Verwenden der Gliederungsansicht in Microsoft Word
Um zu beginnen, aktivieren Sie einfach die Gliederungsansicht, indem Sie auf die Registerkarte Ansicht gehen und im Abschnitt Ansichten des Menübands „Gliederung“ auswählen.
Im Gegensatz zur Druck- oder Weblayoutansicht in Word verfügt die Gliederungsansicht über eigene Werkzeuge in der Multifunktionsleiste. Auf der Registerkarte Gliederung können Sie mit Ihren Gliederungsebenen und allen Dokumenten arbeiten, die Sie einbetten möchten.
Gliederungswerkzeuge
Standardmäßig beginnen Sie mit Ebene 1 und wissen immer, welche Ebene Sie verwenden, indem Sie auf das Dropdown-Feld „Gliederungsebene“ links im Menüband klicken. Sie können auch die Dropdown-Liste verwenden, um Ihre aktuelle Ebene zu ändern.
Auf jeder Seite des Felds Gliederungsebene befinden sich Pfeile. Mit den rechts können Sie eine Ebene (Einzelpfeil) oder als Textkörper (Doppelpfeil) verringern oder herabstufen. Mit den Pfeilen auf der linken Seite können Sie eine Ebene (Einzelpfeil) oder die höchste Ebene (Doppelpfeil) erhöhen oder verbessern.
Sie können also das Dropdown-Feld Gliederungsebene oder die Pfeile auf beiden Seiten verwenden, um zu der gewünschten Ebene zu wechseln.
Unterhalb der Ebenenwerkzeuge müssen Sie einige Elemente neu anordnen. Mit den Aufwärts- und Abwärtspfeilen können Sie Elemente in die gewünschte Richtung bewegen. Auf diese Weise können Sie Ihre Punkte einfach neu anordnen.
Mit den Plus- und Minuszeichen können Sie Ebenen erweitern und reduzieren. Bei längeren Umrissen kann dies Ihnen helfen, Ebenen, die Sie momentan nicht benötigen, zu reduzieren und die Ebenen, die Sie gerade benötigen, zu erweitern.
Ein weiteres praktisches Werkzeug, um sich auf bestimmte Ebenen zu konzentrieren, ist die Dropdown-Liste „Ebene anzeigen“. In der Liste können Sie auswählen, welche Ebenen Sie anzeigen möchten. Wenn Sie beispielsweise im Dropdown-Feld Stufe 3 auswählen, werden nur Stufe 1, Stufe 2 und Stufe 3 angezeigt. Dies verbirgt alles vor Level 4, Level 5 und so weiter.
Die beiden anderen Optionen im Abschnitt Gliederungswerkzeuge sind „Textformatierung anzeigen“ und „Nur erste Zeile anzeigen“. Wenn Sie Ihre Gliederung lieber ohne Formatierung Ihres Dokuments anzeigen möchten, um ein einfaches Erscheinungsbild zu erhalten, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Wenn Sie lange Elemente in Ihren Ebenen haben und nur die erste Zeile sehen möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Master Document Tools
Um Unterdokumente einzuschließen, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Dokument anzeigen“, um diesen Abschnitt der Steuerelemente zu erweitern.
Dies ist praktisch, wenn Sie beispielsweise über ein Geschäftsdokument verfügen und eine separate Datei wie einen Vertrag, eine Lieferantenvereinbarung oder eine Arbeitsaufstellung hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf „Einfügen“, wenn Sie eine gespeicherte Datei haben, nach der Sie suchen und die Sie einbetten möchten, oder auf „Erstellen“, wenn Sie eine Datei im laufenden Betrieb erstellen möchten.
Sobald das Unterdokument eingebettet ist, verwenden Sie die Schaltfläche „Unterdokumente reduzieren“, um den Inhalt des Dokuments zu reduzieren und nur einen Link dazu anzuzeigen.
Diese Schaltfläche ändert sich dann in „Unterdokumente erweitern“, um das Element schnell zu erweitern und den Inhalt erneut anzuzeigen.
Die verbleibenden Optionen im Abschnitt Hauptdokument helfen Ihnen bei der Verwaltung der von Ihnen eingeschlossenen Unterdokumente. Sie sind wie folgt:
- Verknüpfung aufheben: Dadurch wird die Verknüpfung zum Unterdokument entfernt und der Text in das aktuelle Dokument kopiert.
- Verschmelzen: Wenn Sie mehrere Unterdokumente verwenden, können Sie den gesamten Inhalt von jedem in das erste Unterdokument zusammenführen.
- Teilt: Wenn Sie den Inhalt von Unterdokumenten in mehrere Dokumente aufteilen möchten, können Sie an jeder Einfügemarke eine Aufteilung erstellen.
- Dokument sperren: Damit Änderungen nicht in Unterdokumente verschoben werden, können Sie das Dokument sperren.
Hinweis: In diesem Abschnitt des Menübands sind nur zutreffende Elemente verfügbar. Wenn Sie beispielsweise nicht mehrere Unterdokumente eingebettet haben, werden Zusammenführen und Teilen ausgegraut.
Beenden der Gliederungsansicht in Microsoft Word
Sie können die Gliederungsansicht weiterhin für die Lebensdauer Ihres Dokuments verwenden, wenn Sie möchten. Wenn Sie die Gliederung jedoch lieber schließen möchten, können Sie Ihr Dokument jederzeit in Ihrer Standardansicht anzeigen. Klicken Sie im Menüband auf „Gliederungsansicht schließen“.
Anschließend sehen Sie Ihre Gliederung in einem reduzierbaren und erweiterbaren Format mithilfe des Drucklayouts, des Weblayouts oder des Lesemodus in Word. Verwenden Sie die Pfeile neben den Überschriften, um die mit der Gliederung erstellten Ebenen zu reduzieren oder zu erweitern.
Wenn das Erstellen einer Gliederung die beste Methode zum Erstellen Ihres Dokuments, Berichts oder Buches in Microsoft Word ist, bietet Ihnen die Gliederungsansicht die Tools, die Sie benötigen.
