So verwenden Sie Flash Fill produktiv in Microsoft Excel

Ach ja, Microsoft Excel. Dieses eine Werkzeug, das wir gerne hassen und hassen zu lieben. Wenn Sie in einem Job arbeiten, in dem Sie den ganzen Tag unnötig an Excel-Tabellen arbeiten müssen, dann fühle ich wirklich mit Ihnen. Ich war vor Ewigkeiten in einem solchen Job und es ist gut, sich jetzt zurückzulehnen und einen lässigen Blick darauf zu werfen.

Daten in Excel parsen? Mach es auf unsere Art | Shutterstock

Wenn Sie jedoch produktiver sein möchten, während Sie ähnliche Funktionen in Excel verwenden, lassen Sie mich die Verwendung von Flash Fill vorschlagen.

Es ist wie Magie

Wenn Sie Flash Fill noch nie zuvor verwendet haben, wird es sich für Sie wie Magie anfühlen. Es funktioniert nach einem einfachen Prinzip, Muster zu identifizieren und freie Zeilen mit diesen Mustern zu füllen. Schauen wir uns ein Beispiel an.

Namen teilen

Nehmen wir eine einfache Aufgabe, Namen, Vornamen und Initialen von Mitarbeitern bei Guiding Tech (und Albert Einstein) mit MS Excel zu trennen. Spalte B enthält derzeit Namen, wie Sie sie normalerweise in einer Datenbank finden würden. Ab Spalte C möchten Sie nur ein (oder mehrere) Element des vollständigen Namens.

Musterblatt

Sie müssen also nur den Namen der ersten Person manuell eingeben. Schlag Eintreten und geben Sie in der nächsten Zelle nichts ein. Klicken Sie stattdessen auf die Füllen Menü und wählen Sie dann Flash-Füllung. Und voila, alle anderen Namen werden sich selbst ausfüllen.

Wenn Sie mir nicht voll und ganz vertrauen, dann ist hier ein unbearbeitetes Video (zum einfachen Betrachten in GIF konvertiert) für die nächste Spalte.

Tastaturkürzel

Es gibt auch eine Tastenkombination, um dasselbe zu erreichen. Mit demselben Blatt füllen Sie die erste Zelle manuell aus, wie wir es oben getan haben, und klicken auf Eintreten. Drücken Sie jetzt gleichzeitig STRG+E und Flash Fill füllt die leeren Zellen automatisch mit den entsprechenden Daten aus.

Sie sollten jedoch immer wieder überprüfen, ob Flash Fill die Daten korrekt ausgefüllt hat oder nicht. In der Initialenspalte sah ich, dass es nicht richtig war. Aber als ich die Daten für die ersten beiden Namen (anstelle von einem) eingegeben habe, konnte der Rest ohne Probleme ausgefüllt werden. Hey, das ist immer noch eine Menge Zeit gespart.

Bitte beachten Sie: Diese Methode funktioniert, solange die Eingabespalte durchgehend dasselbe Format hat. Bei Abweichungen wird das Muster nicht erkannt.

Funktioniert auch mit Zahlen

Bevor alle anfangen auszuflippen, lassen Sie mich sagen, dass es auch mit Zahlen gut funktioniert. Seien es Dezimalzahlen mit n Zahlen vor oder nach dem Dezimalpunkt oder sogar Datumsangaben, die in das Format TT/MM/JJ getrennt werden müssen.

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Ein weiteres Video hier (wieder in GIF konvertiert), das zeigt, dass ich die ersten Zelleninformationen manuell eingegeben habe und Flash-Füllung konnte das Muster aufnehmen und die fehlenden Informationen unten automatisch ausfüllen.

Vermeiden Sie komplexe Formeln

Die ganze Idee zu verwenden Flash-Füllung ist es, komplexe Formeln in MS Excel zu vermeiden. Wenn Ihnen auch andere Szenarien einfallen, lassen Sie es uns in unseren Foren wissen.

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