So verwenden Sie verschiedene Signaturen in Outlook Desktop

Eine E-Mail-Signatur ist eine gute Möglichkeit, den Empfänger auf Ihre Social-Media-Präsenz, Ihre Kontaktinformationen oder Ihre Rolle in einem Unternehmen aufmerksam zu machen. E-Mail-Anbieter wie Outlook und Gmail ermöglichen es Benutzern, für jede gesendete E-Mail eine eindeutige Signatur zu erstellen. Das Problem tritt auf, wenn Sie mehrere Signaturen mit unterschiedlichen Zwecken verwenden möchten. So können Sie verschiedene Signaturen auf dem Outlook-Desktop verwenden.



Verwenden Sie unterschiedliche Signaturen in Outlook für Windows und Mac

Angenommen, Sie senden eine persönliche E-Mail an Freunde und Familie und möchten in diesem Fall keine Unterschrift mit Geschäftsdaten anhängen. Wenn Sie auf eine geschäftliche E-Mail antworten möchten, verwenden Sie keine Signatur mit persönlichen Social-Media-Profilen.

Sie können immer unterschiedliche E-Mail-IDs für verschiedene Zwecke verwenden, aber das ist keine praktikable Lösung für die Verwendung unterschiedlicher Signaturen. Glücklicherweise können Sie mit Outlook verschiedene Signaturen erstellen, um sie basierend auf dem Empfänger- und E-Mail-Kontext zu verwenden. So richten Sie sie ein.

Verwenden Sie verschiedene Signaturen in der Outlook-App unter Windows

Die Möglichkeit, verschiedene Outlook-Signaturen in einem einzelnen Outlook-Konto zu verwenden, ist nur auf Desktop-Apps beschränkt. Das heißt, Sie können nicht mehrere Outlook-Signaturen aus den mobilen Outlook-Apps oder dem Web erstellen und verwenden.

Im folgenden Beispiel verwenden wir die Microsoft 365 Outlook-App, um verschiedene Signaturen zu verwenden. Folgen Sie den unteren Schritten.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook auf einem Windows-Computer.

Schritt 2: Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei.



Datei oben auswählen

Schritt 3: Wählen Sie in der linken Seitenleiste Optionen aus.



Outlook-Optionen auswählen

Schritt 4: Gehen Sie zu Mail und wählen Sie Signaturen.



Signaturen auswählen

Schritt 5: Sie sehen Ihre aktuellen Signaturen zum Bearbeiten.

Schritt 6: Sie können Änderungen an der bestehenden Signatur vornehmen und über die Schaltfläche Neu eine neue erstellen.



Neue Signatur hinzufügen

Schritt 7: Geben Sie einen Namen für diese Signatur ein und klicken Sie auf OK.



Geben Sie den Signaturnamen in Outlook-Fenstern ein

Schritt 8: Erstellen Sie mit dem Rich-Text-Editor eine neue Signatur und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Speichern.

Im Menü Standardsignatur auswählen können Sie Ihre Standardsignatur für neue Nachrichten sowie Antworten/Weiterleitungen auswählen. Keine Sorge, Sie können beim Verfassen einer neuen E-Mail immer noch eine andere Signatur verwenden. Hier ist wie.



Wählen Sie die Standardsignatur in Outlook

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, können Sie oben das Menü Signatur auswählen. Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü eine relevante Signatur aus und beginnen Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail. Wenn Sie das Signaturmenü nicht verwenden, verwendet Outlook weiterhin die Standardsignatur, die Sie im Menü Einstellungen festgelegt haben.



Verwenden Sie verschiedene Outlook-Signaturen in Windows

Auch beim Beantworten oder Weiterleiten einer E-Mail haben Sie die Möglichkeit, eine andere Signatur in Outlook zu verwenden.

Wechseln wir zu Outlook für Mac und besprechen Sie die Verwendung verschiedener Signaturen in der E-Mail.

Verwenden Sie verschiedene Signaturen in der Outlook Mac App

Microsoft hat kürzlich eine komplett überarbeitete App auf dem Mac überarbeitet. Für die Zukunft plant Microsoft, eine einzige Outlook-App für alle Betriebssysteme zu veröffentlichen. Aber es ist noch lange nicht vorbei, und die aktuelle Outlook-App ist das, was wir jetzt bekommen.

Um das klarzustellen. Outlook synchronisiert Ihre E-Mail-Signaturen nicht zwischen verschiedenen Betriebssystemen. Das heißt, Ihre erstellten Outlook-Signaturen unter Windows bleiben unter Windows erhalten. Gleicher Fall bei der Mac-App und den mobilen Outlook-Apps.

Wir werden es nicht als Fehler betrachten. Es ist eine verständliche Entscheidung, E-Mail-Signaturen basierend auf dem von Ihnen verwendeten Gerät/Betriebssystem getrennt zu halten.

Lassen Sie uns nun lernen, wie Sie verschiedene E-Mail-Signaturen in Outlook auf dem Mac verwenden.

Schritt 1: Öffnen Sie die Outlook-App auf dem Mac.

Schritt 2: Klicken Sie in der Menüleiste auf Outlook und öffnen Sie das Menü Einstellungen.



Einstellungen auswählen

Schritt 3: Gehen Sie zu E-Mail > Signaturen.



Signaturmenü auswählen

Schritt 4: Im Menü Signaturen sehen Sie alle Ihre aktuellen Signaturen auf der linken Seite. Klicken Sie auf das +-Symbol.



Neuen Signatur Outlook-Mac hinzufügen

Schritt 5: Es öffnet sich ein kleines Dialogfeld mit einem Rich-Text-Editor.

Schritt 6: Geben Sie der Signatur einen passenden Namen und erstellen Sie eine Signatur für die E-Mail.



Neue Signatur in Outlook erstellen

Schritt 7: Schließen Sie das Dialogfeld und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Im Menü Standardsignatur auswählen können Sie Ihr bevorzugtes Konto und eine E-Mail-Signatur für neue E-Mails und Antworten/Weiterleitungen auswählen.



Wählen Sie die Standardsignatur

Wählen Sie Ihre häufig verwendete E-Mail-Signatur aus und schließen Sie das Menü.



Wählen Sie verschiedene Outlook-Signaturen auf dem Mac

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht in der oberen linken Ecke und verfassen Sie eine neue E-Mail von der Outlook-Startseite aus. Sie können oben das Menü Signatur auswählen und auf der rechten Seite eine relevante Signatur auswählen, die in Outlook-Mail verwendet werden soll.

Verwenden Sie die richtige Signatur am richtigen Ort

Sie müssen, wie bereits erwähnt, eine relevante Signatur mit dem E-Mail-Kontext und dem Empfänger verwenden. Es macht einen besseren Eindruck auf die empfangende Person. Wir verwenden meistens 3-4 verschiedene E-Mail-Signaturen mit Outlook unter Windows basierend auf dem E-Mail-Betreff. Wie planen Sie die Verwendung verschiedener Signaturen in Outlook? Teilen Sie Ihre Ansichten im Kommentarbereich unten mit.

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