So sperren Sie Zoho Writer während der Zusammenarbeit und weitere coole Tricks

Wenn Sie häufig mit Textverarbeitungsprogrammen wie Google Docs oder Zoho Writer arbeiten, müssen Sie wissen, dass das Erstellen eines perfekten Dokuments normalerweise viel Neuschreiben erfordert. Sei es das Hinzufügen neuer Sätze oder das Korrigieren früherer Fehler. Die Situation ist relativ einfach, wenn Sie alleine an einem Dokument arbeiten.


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Wenn Sie jedoch mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie die Erfahrung optimieren können. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre Kollegen endlos am selben Block arbeiten und überarbeiten.

Zum Glück bietet Zoho Docs (Writer) eine raffinierte Option, mit der Sie einen bestimmten Teil des Dokuments sperren können, während Sie mit anderen zusammenarbeiten. Daher werden wir in diesem heutigen Beitrag untersuchen, wie Zoho Writer während der Zusammenarbeit und andere erweiterte Funktionen gesperrt werden.

So sperren Sie ausgewählte Inhalte für die Zusammenarbeit

Schritt 1: Wenn Sie Ihren Teil des Dokuments fertiggestellt haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Überprüfen.


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Schritt 2: Wählen Sie als Nächstes den Textausschnitt aus, den Sie sperren möchten. Klicken Sie oben auf das kleine Schlosssymbol und wählen Sie Ausgewählten Inhalt sperren, und das ist alles.


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Wenn nun jemand in Ihrer freigegebenen Gruppe auf diesen Textblock klickt, wird ein kleines Schlosssymbol und die Meldung „Der Inhalt wurde gesperrt von …“ zum Bearbeiten angezeigt.


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Notiz: Die Kollaborationsfunktionen sind nur für Dokumentbesitzer verfügbar. Um Miteigentümer einzurichten, klicken Sie auf Teilen und geben Sie die Miteigentümerrechte an die Benutzer.

So erlauben Sie die Bearbeitung für eine bestimmte Person

Wir alle wissen jedoch, dass die Arbeit an demselben Dokument mit anderen nicht unbedingt ein Schwarz-Weiß-Job ist. Manchmal möchten Sie, dass ein Textblock nur von einem bestimmten Mitglied Ihres Teams bearbeitet wird. In solchen Situationen möchten Sie sicherlich keine weitere E-Mail verfassen, in der angegeben ist, wer welchen Abschnitt bearbeiten würde und dergleichen.

Dann kommen die erweiterten Funktionen von Zoho Writer zum Einsatz. Um es zu aktivieren, gehen Sie in den Überprüfungsmodus und klicken Sie auf das Schlosssymbol. Wählen Sie als nächstes auf den Erweiterten Optionen.


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Fügen Sie nun die E-Mail-Adresse der Person hinzu, der Sie die exklusive Berechtigung erteilen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Sperren. Das ist alles!


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Cooler Tipp: Nicht ausgewählte Inhalte sperren funktioniert wie ein Werkzeug zur umgekehrten Auswahl. Sie markieren einen Teil des Textes, der nicht bearbeitet werden soll, und wählen dann die zweite Option. Den Rest erledigt Zoho Writer.

So maskieren Sie Text

Auch wenn Sie der Eigentümer eines Dokuments sind und einen bestimmten Textblock schwärzen oder maskieren möchten, können Sie mit Zoho Writer sogar dies tun. Es ist praktisch, wenn Sie sensible Daten hinzufügen müssen und nicht möchten, dass jeder in Ihrem Team sie liest.


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Mask funktioniert jedoch nicht wie die meisten Tools, d. h. Sie können keinen Textausschnitt auswählen und dann maskieren. Stattdessen müssen Sie auf das Symbol klicken und dann die Daten eingeben.

Schritt 1: Das Werkzeug für diese Aufgabe ist Mask, gekennzeichnet durch das kleine Augensymbol oben. Platzieren Sie Ihren Cursor an der Stelle, an der Sie den Text hinzufügen möchten, und klicken Sie darauf. Dadurch wird ein Textfeld hinzugefügt, das durch gepunktete Linien gekennzeichnet ist.


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Schritt 2: Fügen Sie nun den Text hinzu, und das war’s.


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Während Sie den grauen Text sehen können, sehen andere Mitarbeiter die mit Sternchen gekennzeichneten Zeilen. Ja, genau wie diese alten FBI-Filme.

So unterbrechen Sie die Zusammenarbeit in Zoho Writer

Glücklicherweise ist der Prozess, die Zusammenarbeit zu unterbrechen, ein Kinderspiel. Wechseln Sie einfach in den Review-Modus und klicken Sie oben auf den Schalter für Pause Collaboration.


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Wenn Sie fertig sind, sehen Sie oben eine Warnung, dass keiner Ihrer Mitarbeiter das Dokument bearbeiten kann. Auf der anderen Seite sehen die Mitarbeiter, dass das Dokument von einem Ihrer Teammitglieder ausgecheckt wurde.


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Eigentümer

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Zuschauer

Wenn Sie also das nächste Mal sehen, dass das Dokument ausgecheckt ist, wissen Sie, was zu tun ist, anstatt auf verschiedene Schaltflächen und Werkzeuge zu klicken.

Zoho Writer-Bonustipps und -Tricks

1. So zeigen Sie den Dokumentverlauf an

Wenn Sie häufig an einem einzigen Dokument zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass Sie wissen, wer wann die Änderungen vorgenommen hat. Zum Glück für uns verfügt Zoho Writer über eine raffinierte Funktion zum Anzeigen des Verlaufs. Damit können Sie nicht nur sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat, sondern auch die neuesten Ergänzungen einer Version. Außerdem können Sie bei Bedarf die verschiedenen Versionen vergleichen.

Schritt 1: Klicken Sie oben auf das Symbol Verlauf anzeigen (gekennzeichnet durch die Sanduhr). Auch hier finden Sie es im Überprüfungsmodus.


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Schritt 2: Jetzt werden die verschiedenen Versionen auf der rechten Seite angezeigt. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Versionen vergleichen, um die Versionen zu vergleichen.


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Um die neuesten Ergänzungen zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen anzeigen und wählen Sie den Zeitpunkt aus. Alle neuen Textergänzungen mit Zeilenumbrüchen werden hervorgehoben.


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2. Verfolgen Sie Änderungen

Obwohl Writer über einige ernsthafte Tracking-Funktionen verfügt, wird es manchmal zu umständlich, sie alle durchzugehen. Wenn Sie Änderungen sehr dringend überprüfen müssen, ist es am besten, die Funktion Änderungen verfolgen zu aktivieren.

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, werden alle jüngsten Änderungen hervorgehoben. Und es liegt am Eigentümer, diese Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen.

Um Änderungen nachverfolgen zu aktivieren, schalten Sie die Schaltfläche oben um. Teammitglieder sehen die grüne Schaltfläche oben aufleuchten.


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Sie sehen den Namen und das Timing, wenn Änderungen vorgenommen werden. Selbst der kleinste Zeilenumbruch wird in diesem Modus verfolgt. Als Eigentümer müssen Sie lediglich auf die Markierungen klicken und die Änderungen akzeptieren/ablehnen.


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Sobald dies erledigt ist, nimmt der Text die Standardtextfarbe an.

3. Verwenden Sie die integrierten E-Mail-Benachrichtigungen

Möchten Sie einige neue Änderungen in Bezug auf Ihr freigegebenes Dokument bekannt geben? Sie müssen keine separate E-Mail schreiben. Stattdessen können Sie sie mit Zoho Writer über die E-Mail-Option aus dem Tool heraus benachrichtigen.


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Klicken Sie oben auf das kleine Buchstabensymbol. Die Namen der Mitarbeiter werden automatisch hinzugefügt. Alles, was Sie tun müssen, ist den Betreff und den Text hinzuzufügen und auf die Schaltfläche Senden zu klicken.

Intelligent zusammenarbeiten

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie sich auf E-Mail-Weiterleitungen verlassen müssen, um an einem Dokument zusammenzuarbeiten. Textverarbeitungsdienste wie Google Docs und Zoho Writer nehmen die Frustration durch ihre intelligenten Funktionen für die Zusammenarbeit. Sie helfen Ihnen, den Überblick über die Änderungen zu behalten und ermöglichen Ihnen, Ihre Arbeit zu rationalisieren und dabei Zeit zu sparen.

Next Up: Apropos Zeitmanagement: Wenn Sie ein Android-Telefon mit Android Pie besitzen, gehen Sie den folgenden Beitrag durch, um ein Produktivitätsmonster zu werden.

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