Was ist der Unterschied zwischen Outlook PST- und OST-Dateien?

Microsoft Outlook speichert Ihre E-Mails, Aufgaben und Termine als PST- oder OST-Dateien. Diese beiden machen den gleichen Grundjob. Einige Unterschiede sind jedoch wichtig, je nachdem, ob Sie Ihre Daten sichern, wiederherstellen oder verschieben möchten.

Um den Unterschied zwischen PST- und OST-Dateien zu erklären, müssen wir die technologische Geschichte ein wenig erklären – insbesondere den Unterschied zwischen POP- und IMAP-E-Mail-Protokollen. Hier ist eine kurze Übersicht.

Was ist POP?

Das traditionelle E-Mail-Protokoll, das in den Anmeldezeiten verwendet wurde, war das Post Office Protocol (POP). Die aktuelle Version von POP ist Version 3 (POP3).

POP hat alle Ihre E-Mails auf den Client heruntergeladen und sie dann standardmäßig vom E-Mail-Server gelöscht. Dies bedeutete, dass sich nur eine Kopie Ihrer E-Mails auf Ihrem Computer befand. Sie können POP so konfigurieren, dass E-Mails nicht vom Server gelöscht werden.

Zu diesem Zeitpunkt überprüften die Benutzer ihre E-Mails jedoch normalerweise von einem einzelnen Computer aus, sodass es nicht wirklich erforderlich war, eine zweite Kopie auf dem Server zu speichern.

Wenn Sie POP verwenden, werden alle Änderungen, die Sie an Ihrem E-Mail-Client vornehmen, nicht im E-Mail-Server angezeigt. Wenn Sie eine E-Mail im E-Mail-Client löschen, geschieht auf dem E-Mail-Server nichts und umgekehrt.

Was ist IMAP?

Das Internet Messaging Access Protocol (IMAP) ist ein moderneres Protokoll, das eine Kopie Ihrer E-Mail vom Server auf den Client auf Ihrem Computer herunterlädt. Alle Änderungen, die Sie an Ihrem E-Mail-Client vornehmen, werden mit dem Server synchronisiert. Wenn Sie eine E-Mail auf Ihrem Computer löschen, wird sie auch auf dem E-Mail-Server gelöscht und umgekehrt.

IMAP ist viel besser für die moderne Welt geeignet. Wir greifen jetzt auf mehreren Geräten auf dasselbe E-Mail-Konto zu, und die meisten Benutzer verfügen über Breitband- oder Glasfaserverbindungen und mobile Daten, die ständig aktiviert sind. Alles, was Sie mit Ihrer E-Mail tun, wird synchronisiert, wenn Sie IMAP verwenden.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail von Ihrem Telefon aus senden, können Sie den Ordner „Gesendet“ auf Ihrem Tablet anzeigen. Die von Ihnen gesendete E-Mail wird auch dort angezeigt. Aus diesem Grund empfehlen wir die Verwendung von IMAP, es sei denn, Sie haben einen bestimmten Grund für die Verwendung von POP3.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass Microsoft die Mail-API (MAPI) anstelle von IMAP für seine E-Mail-Konten verwendet. Obwohl sie sich unterscheiden, synchronisieren MAPI und IMAP Ihre E-Mail-Nachrichten zwischen dem Client und dem E-Mail-Server.

POP-, IMAP- und PST- und OST-Dateien

Das Outlook-Symbol auf einem Android-Smartphone.

Wenn Sie über ein POP-Konto verfügen, speichert Outlook alle Ihre E-Mails und Termine in einer PST-Datei (Personal Storage Table). Eine PST-Datei kann in Outlook importiert werden. Dies macht es ideal, um Ihre E-Mails auf einen neuen Computer zu verschieben oder ein Backup zu erstellen, das Sie speichern können, falls Ihr Computer abstürzt oder unbrauchbar wird.

Bis Microsoft Outlook 2013 wurden PST-Dateien auch für IMAP- oder MAPI-Konten verwendet. Ab Outlook 2016 speichert der Client jedoch alle Ihre E-Mails und Termine von IMAP- und MAPI-Konten in einer Offline-Speichertabellendatei (.ost).

OST-Dateien werden automatisch mit dem Mailserver synchronisiert, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen. Im Gegensatz zu PST-Dateien können Sie eine OST-Datei jedoch nicht in Outlook importieren, da dies nicht erforderlich ist.

Wenn Sie Outlook auf einem neuen Computer einrichten und sich über IMAP oder MAPI bei Ihrem E-Mail-Konto anmelden, befinden sich alle Ihre E-Mails auf dem Server und werden automatisch heruntergeladen.

Demnächst: So richten Sie ein POP3- oder IMAP-Konto in Microsoft Outlook ein

Der entscheidende Unterschied zwischen PST- und OST-Dateien besteht darin, dass der Inhalt eines PST nur in dieser Datei verfügbar ist. Der Inhalt einer OST ist jedoch auch auf dem Mailserver und auf jedem anderen Gerät verfügbar, mit dem Sie auf Ihr Mail-Konto zugreifen.

Wann brauchst du es?

Meistens müssen Sie sich keine Gedanken über PST- und OST-Dateien machen. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie sie direkt sehen oder darauf zugreifen, es sei denn, Sie suchen nach ihnen.

Sie sind nur dann wirklich wichtig, wenn Sie Daten auf einen neuen Computer verschieben oder Ihre E-Mails archivieren möchten. Wenn Sie ein POP3-E-Mail-Konto verwenden, müssen Sie die PST-Datei auf Ihren neuen Computer kopieren und dann in Outlook importieren, da Sie sonst alle Ihre E-Mails verlieren.

Wenn Sie IMAP oder MAPI verwenden, müssen Sie nur die Größe Ihres Postfachs auf dem Mailserver kennen. Wenn Sie jemals die maximale Größe erreichen und alle Ihre E-Mails behalten möchten, müssen Sie einige davon in eine PST-Datei exportieren und dann vom E-Mail-Server löschen.

Sie können diese E-Mails dann weiterhin anzeigen, wenn Sie die PST-Datei in Outlook importieren, sie befinden sich jedoch nicht mehr auf dem E-Mail-Server.

Moyens Staff
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