5 Power-Tipps zur Optimierung Ihres PDF-Workflows – Guiding Tech

Wenn Sie ein Kleinunternehmer oder Freiberufler sind, verarbeiten Sie wahrscheinlich viele

PDFs

. Ob Rechnungen, Kostenvoranschläge oder auch Vertragsunterlagen, fast alles wird heutzutage als PDF verschickt.

Mit zunehmender Anzahl von PDFs wird deren Verwaltung zum Problem. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Workflow zu verbessern.

1. OCR-Dokumente mit FreeOCR

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OCR ist eine großartige Technologie, die Ihre gescannten oder heruntergeladenen PDFs verarbeitet und den Text erkennbar macht. Dies kann besonders nützlich sein, um Seiten zu indizieren, die Sie mit Ihrem Scanner scannen. FreeOCR ist ein kostenloses Dienstprogramm für Windows, das genau das tut.

Es ist eine leichte Anwendung, die Ihre PDFs durchgeht, ihren Inhalt analysiert und den nicht auswählbaren Text im Bild-/PDF-Formular in normalen Text umwandelt, an dem Sie arbeiten können.

2. Erstellen und bearbeiten Sie PDFs mit Foxit Reader

Foxit

Foxit Reader ist ein kostenloser PDF-Reader für Windows, aber er kann viel mehr als nur PDFs lesen. Die Benutzeroberfläche von Foxit sieht der Microsoft Office-Suite gefährlich ähnlich, aber wenn wir uns die hellere Seite ansehen, werden sich Office-Benutzer wie zu Hause fühlen. Sie können ein Dokument in MS Word/Excel erstellen, genau wie Sie es jetzt tun, aber anstatt das integrierte Exporttool von MS zu verwenden, können Sie stattdessen die stark verbesserte Option von Foxit verwenden.

Wichtiger Hinweis: Foxit Reader hat mit seinem Produkt Adware (lästige Symbolleisten lesen) ein- und ausgeschaltet. Behalten Sie also die Installationsschritte genau im Auge und stellen Sie sicher, dass Sie die auswählen benutzerdefinierte Installation Modus anstelle des Standardmodus.

Wenn Sie Foxit Reader installiert haben, sollten Sie die PDF-Optionen in Ihren Office-Programmen bequem im Menüband finden. Wenn Sie nach einem nativeren Ansatz zum Erstellen von PDFs suchen, ist Foxit ein Muss. Sie können Foxit auch verwenden, um PDF-Dateien zu kommentieren und hervorzuheben.

3. Speichern Sie PDFs auf Google Drive

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Google Drive bietet Ihnen kostenlos 15 GB Speicherplatz, den Sie gegen eine jährliche Gebühr erweitern können. 15 GB werden für die meisten von uns ausreichen. Warum sollten Sie Ihre PDFs überhaupt auf Google Drive hochladen wollen, fragen Sie? Nun, derselbe Grund, warum Sie Daten in der Cloud sichern. Eine Kopie online zu haben, ist immer sinnvoll.

Und mit Drive können Sie viel mehr tun, als nur PDFs zu sichern. Das Ordnerverwaltungssystem von Google Drive bedeutet, dass alle Ihre PDFs systematisch abgelegt werden können, was die spätere Abrufzeit verkürzt. Sie können sie auch schnell an Ihre E-Mail in Google Mail anhängen, wenn Sie jemandem eine PDF-Datei per E-Mail senden müssen. Die hervorragende Anhangsfunktion von Google Mail stellt sicher, dass ein Empfänger den Browser nie verlassen muss, wenn er sich nur einen Anhang ansehen möchte.

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4. Aktivieren Sie OCR in Google Drive

Google Drive unterstützt OCR. Das bedeutet, dass Ihre OCR-verarbeiteten PDF-Dateien gespeichert werden und Sie direkt danach suchen können.

Um diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie auf Einstellungen Symbol von Ihrer Google Drive-Seite und gehen Sie dann zu Upload-Einstellungen und überprüfen Sie die Option, die sagt Konvertieren Sie Text aus hochgeladener PDF- und Bilddatei. Jetzt wird jede hochgeladene PDF-Datei gescannt und in ein durchsuchbares Format konvertiert.

5. PDFs mit Google Drive (oder Evernote) durchsuchen

Jetzt, da alle Ihre gescannten PDFs OCR-verarbeitet und an einen zentralen Ort hochgeladen wurden, kann es sinnvoll genutzt werden. Sie können Google Drive verwenden, um PDFs nicht nur nach dem Titel, sondern auch nach dem darin enthaltenen Text zu durchsuchen.

Wenn Sie sich also nicht an den Namen der gesuchten PDF-Datei erinnern, sich aber vage an deren Inhalt erinnern, kann Ihnen Google Drive sicher weiterhelfen.

Alternative: Evernote bietet ähnliche (und erweiterte) Funktionen, ist jedoch nur für Benutzer von Evernote Premium verfügbar. Wenn Sie einer von ihnen sind, kann ich die Verwendung von Evernote zum Speichern und Indizieren Ihrer PDFs nicht hoch genug empfehlen. Da Evernote eine Desktop-Anwendung ist, nimmt die Suche viel weniger Zeit in Anspruch, und die jüngsten Updates der Evernote-Suche haben sie wirklich leistungsfähig gemacht. Wenn Sie bereit sind, für einen Dienst zur Verwaltung Ihrer PDF-Dateien zu bezahlen, sollten Sie sich unbedingt Evernote ansehen.