10 wesentliche Microsoft Excel-Funktionen für die Datenanalyse

Microsoft Excel bietet Benutzern Hunderte von verschiedenen Funktionen und Formeln für eine Vielzahl von Zwecken. Ob Sie Ihre persönlichen Finanzen oder einen großen Datensatz analysieren müssen, es sind die Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Außerdem spart es viel Zeit und Mühe. Es kann jedoch sehr schwierig sein, die richtige Funktion für Ihren Datensatz zu finden.

Wenn Sie sich also schwer getan haben, die passende Excel-Funktion zur Datenanalyse zu finden, dann sind Sie hier genau richtig. Hier ist eine Liste mit einigen wesentlichen Funktionen von Microsoft Excel, die Sie für die Datenanalyse verwenden können und dabei Ihre Produktivität steigern können.

1. VERKETTEN

=CONCATENATE ist eine der wichtigsten Funktionen für die Datenanalyse, da Sie damit Text, Zahlen, Daten usw. aus mehreren Zellen zu einer kombinieren können. Die Funktion ist besonders nützlich, um Daten aus verschiedenen Zellen in einer einzigen Zelle zu kombinieren. Es ist beispielsweise praktisch, um die Tracking-Parameter für Marketingkampagnen zu erstellen, API-Abfragen zu erstellen, einem Zahlenformat Text hinzuzufügen und vieles mehr.

Im obigen Beispiel wollte ich den Monat und den Umsatz in einer einzigen Spalte zusammenfassen. Dafür habe ich die Formel =CONCATENATE(A2, B2) in der Zelle C2 verwendet, um Jan$700 als Ergebnis zu erhalten.

Formel: =VERKETTEN(Zellen, die Sie kombinieren möchten)

2. LÄNGE

=LEN ist eine weitere praktische Funktion für die Datenanalyse, die im Wesentlichen die Anzahl der Zeichen in einer bestimmten Zelle ausgibt. Die Funktion ist vor allem beim Erstellen von Title-Tags oder Beschreibungen mit Zeichenbegrenzung nutzbar. Es kann auch nützlich sein, wenn Sie versuchen, die Unterschiede zwischen verschiedenen eindeutigen Kennungen herauszufinden, die oft ziemlich lang und nicht in der richtigen Reihenfolge sind.

Im obigen Beispiel wollte ich die Zahlen für die Anzahl der Aufrufe zählen, die ich jeden Monat erhielt. Dafür habe ich die Formel =LEN(C2) in der Zelle D2 verwendet, um 5 als Ergebnis zu erhalten.

Formel: =LÄNGE(Zelle)

3. SUCHAUFNAHME

=VLOOKUP ist wahrscheinlich eine der bekanntesten Funktionen für jeden, der mit Datenanalyse vertraut ist. Sie können es verwenden, um Daten aus einer Tabelle mit einem Eingabewert abzugleichen. Die Funktion bietet zwei Abgleichmodi – genau und ungefähr, die durch den Suchbereich gesteuert werden. Wenn Sie den Bereich auf FALSE setzen, wird nach einer genauen Übereinstimmung gesucht, aber wenn Sie ihn auf TRUE setzen, wird nach einer ungefähren Übereinstimmung gesucht.

Im obigen Beispiel wollte ich die Anzahl der Aufrufe in einem bestimmten Monat nachschlagen. Dafür habe ich die Formel =VLOOKUP(„Jun“, A2:C13, 3) in der Zelle G4 verwendet und als Ergebnis 74992 erhalten. Hier ist „Jun“ der Suchwert, A2:C13 ist das Tabellenarray, in dem ich nach „Jun“ suche, und 3 ist die Nummer der Spalte, in der die Formel die entsprechenden Ansichten für Juni findet.

Der einzige Nachteil bei der Verwendung dieser Funktion ist, dass sie nur mit Daten funktioniert, die in Spalten angeordnet wurden, daher der Name – vertikale Suche. Wenn Sie also Ihre Daten in Zeilen angeordnet haben, müssen Sie zuerst die Zeilen in Spalten transponieren.

Formel: =SVERWEIS(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

4. INDEX/VERGLEICH

Ähnlich wie die VLOOKUP-Funktion sind die INDEX- und MATCH-Funktion praktisch, um bestimmte Daten basierend auf einem Eingabewert zu suchen. INDEX und MATCH können, wenn sie zusammen verwendet werden, die Einschränkungen von SVERWEIS überwinden, falsche Ergebnisse zu liefern (wenn Sie nicht aufpassen). Wenn Sie also diese beiden Funktionen kombinieren, können sie die Datenreferenz lokalisieren und nach einem Wert in einem Array mit einer einzigen Dimension suchen. Das gibt die Koordinaten der Daten als Zahl zurück.

Im obigen Beispiel wollte ich die Anzahl der Aufrufe im Januar nachschlagen. Dafür habe ich die Formel =INDEX (A2:C13, MATCH(„Jan“, A2:A13,0), 3) verwendet. Hier ist A2:C13 die Datenspalte, die die Formel zurückgeben soll, „Jan“ ist der Wert, den ich abgleichen möchte, A2:A13 ist die Spalte, in der die Formel „Jan“ findet, und die 0 bedeutet, dass ich will die Formel, um eine genaue Übereinstimmung für den Wert zu finden.

Wenn Sie eine ungefähre Übereinstimmung finden möchten, müssen Sie die 0 durch 1 oder -1 ersetzen. So findet die 1 den größten Wert kleiner oder gleich dem Suchwert und -1 den kleinsten Wert kleiner oder gleich dem Suchwert. Beachten Sie, dass die Formel 1, by verwendet, wenn Sie nicht 0, 1 oder -1 verwenden.

Wenn Sie den Namen des Monats jetzt nicht fest codieren möchten, können Sie ihn durch die Zellennummer ersetzen. Wir können also „Jan“ in der oben genannten Formel durch F3 oder A2 ersetzen, um das gleiche Ergebnis zu erhalten.

Formel: =INDEX(Spalte der Daten, die Sie zurückgeben möchten, MATCH (gemeinsamer Datenpunkt, den Sie abgleichen möchten, Spalte der anderen Datenquelle, die den gemeinsamen Datenpunkt hat, 0))

5. MINIFS/MAXIFS

=MINIFS und =MAXIFS sind den =MIN- und =MAX-Funktionen sehr ähnlich, mit der Ausnahme, dass sie es Ihnen ermöglichen, den minimalen/maximalen Satz von Werten zu nehmen und sie auch nach bestimmten Kriterien abzugleichen. Im Wesentlichen sucht die Funktion also nach den Minimal-/Maximalwerten und gleicht sie mit Eingabekriterien ab.

Im obigen Beispiel wollte ich die Mindestpunktzahl basierend auf dem Geschlecht des Schülers ermitteln. Dafür habe ich die Formel =MINIFS (C2:C10, B2:B10, „M“) verwendet und das Ergebnis 27 erhalten. Hier ist C2:C10 die Spalte, in der die Formel nach den Ergebnissen sucht, B2:B10 ist eine Spalte, in der die Formel nach den Kriterien (dem Geschlecht) sucht, und „M“ ist das Kriterium.

In ähnlicher Weise habe ich für maximale Punktzahlen die Formel =MAXIFS(C2:C10, B2:B10, „M“) verwendet und das Ergebnis 100 erhalten.

Formel für MINIFS: =MINIFS(min_range, kriterien_range1, kriterien1,…)

Formel für MAXIFS: =MAXIFS(max_range, kriterien_range1, kriterien1,…)

6. DURCHSCHNITTSF

Mit der Funktion =AVERAGEIFS können Sie anhand eines oder mehrerer Kriterien einen Durchschnitt für einen bestimmten Datensatz ermitteln. Bei der Verwendung dieser Funktion sollten Sie bedenken, dass jedes Kriterium und jeder durchschnittliche Bereich unterschiedlich sein kann. In der =AVERAGEIF-Funktion müssen jedoch sowohl der Kriterienbereich als auch der Summenbereich denselben Größenbereich haben. Beachten Sie den Unterschied zwischen Singular und Plural zwischen diesen Funktionen? Nun, da muss man aufpassen.

In diesem Beispiel wollte ich die durchschnittliche Punktzahl basierend auf dem Geschlecht der Schüler ermitteln. Dafür habe ich die Formel =AVERAGEIFS(C2:C10, B2:B10, „M“) verwendet und als Ergebnis 56,8 erhalten. Hier ist C2:C10 der Bereich, in dem die Formel nach dem Durchschnitt sucht, B2:B10 ist der Kriterienbereich und „M“ ist das Kriterium.

Formel: =MITTELWERT (durchschnittlicher_bereich, kriterien_bereich1, kriterien1,…)

7. ZÄHLENWENNS

Wenn Sie nun die Anzahl der Fälle zählen möchten, in denen ein Datensatz bestimmte Kriterien erfüllt, müssen Sie die Funktion =COUNTIFS verwenden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, unbegrenzte Kriterien zu Ihrer Abfrage hinzuzufügen, und macht es dadurch zum einfachsten Weg, die Anzahl basierend auf den Eingabekriterien zu finden.

In diesem Beispiel wollte ich die Anzahl der männlichen oder weiblichen Studenten ermitteln, die die Mindestpunktzahl erreicht haben (dh >=40). Dafür habe ich die Formel =COUNTIFS(B2:B10, „M“, C2:C10, „>=40“) verwendet. Hier ist B2:B10 der Bereich, in dem die Formel nach dem ersten Kriterium (Geschlecht) sucht, „M“ ist das erste Kriterium, C2:C10 ist der Bereich, in dem die Formel nach dem zweiten Kriterium (Noten) sucht, und „>=40“ ist das zweite Kriterium.

Formel: =ZÄHLENWENNS(Kriterien_Bereich1, Kriterien1,…)

8. SUMMENPRODUKT

Die Funktion =SUMPRODUCT hilft Ihnen, Bereiche oder Arrays miteinander zu multiplizieren und gibt dann die Summe der Produkte zurück. Es ist eine ziemlich vielseitige Funktion und kann zum Zählen und Summieren von Arrays wie COUNTIFS oder SUMIFS verwendet werden, jedoch mit zusätzlicher Flexibilität. Sie können auch andere Funktionen innerhalb von SUMPRODUCT verwenden, um seine Funktionalität noch weiter zu erweitern.

In diesem Beispiel wollte ich die Gesamtsumme aller verkauften Produkte ermitteln. Dafür habe ich die Formel =SUMMENPRODUKT(B2:B8, C2:C8) verwendet. Hier ist B2:B8 das erste Array (die Menge der verkauften Produkte) und C2:C8 das zweite Array (der Preis jedes Produkts). Die Formel multipliziert dann die Menge jedes verkauften Produkts mit seinem Preis und addiert dann alles, um den Gesamtumsatz zu liefern.

Formel: =SUMMENPRODUKT(Array1, [array2], [array3],…)

9. TRIMMEN

Die Funktion =TRIM ist besonders nützlich, wenn Sie mit einem Datensatz arbeiten, der mehrere Leerzeichen oder unerwünschte Zeichen enthält. Mit der Funktion können Sie diese Leerzeichen oder Zeichen problemlos aus Ihren Daten entfernen, sodass Sie bei der Verwendung anderer Funktionen genaue Ergebnisse erhalten.

In diesem Beispiel wollte ich alle zusätzlichen Leerzeichen zwischen den Wörtern Maus und Pad in A7 entfernen. Dafür habe ich die Formel =TRIM(A7) verwendet.

Die Formel entfernte einfach die zusätzlichen Leerzeichen und lieferte das Ergebnis Mauspad mit einem einzigen Leerzeichen.

Formel: =Trimmen(Text)

10. SUCHEN/SUCHEN

Abgerundet werden die Dinge durch die FIND/SEARCH-Funktionen, die Ihnen helfen, bestimmten Text innerhalb eines Datensatzes zu isolieren. Beide Funktionen sind in ihrer Funktionsweise ziemlich ähnlich, mit Ausnahme eines großen Unterschieds – die Funktion =FIND gibt nur Übereinstimmungen mit Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung zurück. In der Zwischenzeit hat die =SEARCH-Funktion keine solchen Einschränkungen. Diese Funktionen sind besonders nützlich, wenn Sie nach Anomalien oder eindeutigen Kennungen suchen.

In diesem Beispiel wollte ich herausfinden, wie oft ‚Gui‘ in Guiding Tech vorkam, wofür ich die Formel =FIND(A2, B2) verwendet habe, die das Ergebnis 1 lieferte. Wenn ich nun herausfinden wollte, wie oft ‚ gui‘ stattdessen in Guiding Tech auftauchte, müsste ich die =SEARCH-Formel verwenden, da Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet wird.

Formel für Finden: =FINDEN(find_text, within_text, [start_num])

Formel für die Suche: =SUCHE(find_text, within_text, [start_num])

Beherrsche die Datenanalyse

Diese wesentlichen Funktionen von Microsoft Excel werden Ihnen definitiv bei der Datenanalyse helfen, aber diese Liste kratzt nur an der Spitze des Eisbergs. Excel enthält auch mehrere andere erweiterte Funktionen, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie mehr über diese Funktionen erfahren möchten, teilen Sie uns dies im Kommentarbereich unten mit.

Next Up: Wenn Sie Excel effizienter nutzen möchten, sollten Sie sich den nächsten Artikel ansehen, in dem Sie einige praktische Shortcuts für die Excel-Navigation finden, die Sie kennen müssen.