Wechsel von Evernote zu Google Keep Notes and Docs: Meine Erfahrung

Letzten Monat habe ich einen ausführlichen Beitrag geschrieben, in dem ich erklärt habe, warum ich alle meine Daten und Dateien von Dropbox auf Google Drive verschoben habe. Dies ist Teil meiner laufenden Bemühungen, alles auf eine einzige Plattform zu verlagern. Meine Idee ist es, zugunsten von Konsistenz, Einheitlichkeit und besserer Integration über Plattformen und Benutzeroberflächen hinweg weniger Apps und Erweiterungen/Add-Ons zu verwenden.

Heute werde ich meine Erfahrungen mit dem Wechsel von Evernote zu Google Keep (jetzt Keep Notes genannt) und Docs teilen. Warum ich mich für Google entschieden habe? Die meisten Google-Produkte sind kostenlos oder günstiger als die der Konkurrenz. Außerdem unterstützt Google fast alle wichtigen Plattformen.

Ich war ein großer Fan der Sunrise-Kalender-App, bevor Microsoft sie kaufte und abschaltete. Ich habe die Newton-App für E-Mails verwendet, und jetzt wird sie auch heruntergefahren. Das Schicksal von Evernote hängt ebenfalls auf dem Spiel, da das Unternehmen bereits seinen CTO und CFO verloren hat und sich Gerüchten zufolge in den letzten Monaten in einer Abwärtsspirale ohne Wachstum befand.

In einem solchen Szenario ist es sinnvoll, schnell zu handeln und auf eine Reihe zuverlässiger Alternativen umzusteigen. So fing ich an.

1. Evernote zu Google Keep

Während Evernote die Möglichkeit bietet, alle Ihre Notizbücher und Notizen übersichtlich in der Seitenleiste anzuzeigen, verfolgt Google Keep einen anderen Ansatz.

Keep bietet eine einfache Schnittstelle. Es gibt jedoch keine Notizbücher oder ein Dateihierarchiesystem darin. Stattdessen können Sie Notizen erstellen, die zur besseren Präsentation und Organisation farbcodiert werden können.

Ich habe schon immer Freude an optisch ansprechenden Apps gehabt und war froh zu erfahren, dass ich jetzt jeder Note eine Farbe zuweisen kann. Es macht die Suche nach Informationen zu einem bestimmten Projekt oder Thema viel schneller.

Mir gefällt auch die Idee, dass ich Keep in Google Docs über die Benutzeroberfläche konvertieren kann.

Google Notizen stützt sich auf Tags und die leistungsstarke Suchfunktion von Google, damit Sie in Ihren Notizen finden, wonach Sie suchen. Wenn Sie nach einer Ordnerstruktur suchen, um Ihre Notizen und Ideen zu verstehen, müssen Sie sich Google Docs ansehen, aber dazu später mehr.

Keep ermöglicht es mehreren Benutzern, im Gegensatz zu Evernote kostenlos an einer einzigen Notiz zusammenzuarbeiten. Dafür benötigen Sie den Plus-Plan von Evernote. Ich kann jetzt Freunde einladen, zu einer To-Do-Liste mit allen Aktivitäten beizutragen, an denen wir auf unseren Roadtrips teilnehmen können.

Evernote erlaubte mir, Bilder spontan zu kommentieren. In Google Keep kann ich zeichnen. Egal, ob es sich um eine neue leere Notiz oder eine vorhandene Notiz mit Foto handelt, hier kann ich meiner Kreativität freien Lauf lassen.

Was ist mit Geschäftsanwendern, die den geschäftlichen Chat und die Präsentation von Evernote verwenden? Ich glaube, Hangouts wird in diesen Situationen einwandfrei funktionieren. Sie können damit über Besprechungen chatten oder Videoanrufe tätigen. Anstelle von Notizbüchern und Notizen verwenden Sie jetzt Ordner und Dateien in Drive und Notizen in Keep.

Auf meinem Windows-Desktop verwendete ich Haftnotizen, um kurze Notizen zu erstellen, die ich später in ein paar Tagen löschen konnte. Es war keine Synchronisierungsfunktion verfügbar. Google Keep hat es auch ersetzt.

Ich neige dazu, Dinge zu vergessen, die ich tun sollte, wenn ich unterwegs bin. Keep hilft mir, sie schnell zu notieren. Ich habe eine Notiz erstellt, um Visitenkarten in einer örtlichen Druckerei drucken zu lassen, und eine Standorterinnerung hinzugefügt. Wenn ich in der Nähe bin, erinnert mich Keep daran. Mit Evernote konnte ich nur zeitbasierte Erinnerungen erstellen.

Ein Bereich, in dem Keep über Evernote glänzt, sind Listen. Wenn ich in Keep eine Liste mit mehreren Elementen erstelle und sie als erledigt abhake, wird jeder Eintrag an das Ende der Liste verschoben. Als ich anfing, ein Element einzugeben, erinnerte mich Keep daran, dass es bereits auf der Liste vorhanden war, und half mir, Duplikate zu vermeiden. Diese Funktion ist in vielen Aufgabenlisten-Apps wie Todoist verfügbar.

Ein hervorragendes Beispiel für die Verwendung von Listen ist das Erstellen einer Einkaufslistennotiz für Ihr Haus und das Teilen mit Ihrem Ehepartner. Macht es einfach, Lebensmittel einzukaufen und Artikel abzuhaken. Mein einziger Kritikpunkt ist, dass ich keine Benachrichtigung erhalte, wenn etwas von der Liste abgehakt wird.

Sowohl Evernote als auch Keep ermöglichen es mir, unterwegs Ideen aufzunehmen, indem ich Text, Bilder und Sprache verwende. Apropos Stimme, Keep ist hier besser als Evernote. Alle Sprachnotizen werden in Text umgewandelt und zur späteren Durchsicht in derselben Notiz gespeichert.

Keeps Mängel

Es ist jedoch nicht alles Sonnenschein. Was ich an Keep nicht mag, ist, wie Notizen und Listen getrennt behandelt werden. Eine Notiz kann entweder eine Liste mit Kontrollkästchen oder eine Notiz mit Text, Bild und Stimme sein. Es kann keine Mischung aus beidem sein. Das ist frustrierend.

Obwohl Notes leistungsstark und erstaunlich ist, lässt es sich nicht in Google Kalender integrieren. Google Docs tut, warum kann Google Keep nicht? Ich habe einen Tweet an das Team gesendet und sie haben mich gebeten, eine Feature-Anfrage einzureichen. Google hat auch eine Task-App, die Keep nicht integriert.

Auf der positiven Seite konnte ich es auf jedem Gerät installieren, das ich besitze, im Gegensatz zu Evernote, wo ich in meinem kostenlosen Konto auf 2 Geräte beschränkt war.

Als Google-Produkt schlägt Keep automatisch Sätze vor, wenn Sie mit der Eingabe beginnen, und wenn sich der Eintrag bereits in Ihrer Liste befindet, werden Sie daran erinnert. Sie können es dann deaktivieren.

Keep unterstützt keinen Rich-Text, was bedeutet, dass ich keine Fett-, Kursiv- oder andere visuelle Hinweise verwenden kann, um meine Gedanken in einer Notiz zu organisieren, wie ich es in Evernote getan habe.

Ich habe einmal eine wirklich lange Notiz erstellt, in der ich dachte, es wäre einfach, darin nach Text zu suchen, aber ich habe mich geirrt. Es gibt zwar eine Suchfunktion, um in Notizen nach Text zu suchen, aber es gibt keine Möglichkeit, innerhalb einer Notiz zu suchen.

Bei meinen Recherchen habe ich festgestellt, dass es in Keep ein Label-Limit von 99 gibt. Dies kann sehr einschränkend sein, wenn Sie Keep schon lange verwenden. Die gute Nachricht ist, dass das Label-Limit früher bei 50 lag und anscheinend kürzlich erhöht wurde. Wenn die Popularität des Tools zunimmt, wird Google seine Entscheidung vielleicht noch einmal überdenken. Auf der anderen Seite erlaubt Evernote bis zu 100.000 Tags!

Evernote hat auch ein paar Mängel. Als kostenloser Benutzer stellte ich fest, dass ich aufgrund eines Limits von 25 MB/Notiz nicht mehrere Bilder in einer einzigen Notiz hinzufügen konnte.

Hier ist eine vollständige Liste aller Kontobeschränkungen für Evernote. Google muss eine ähnliche Liste erstellen.

2. Evernote zu Google Docs

Ehrlich gesagt werde ich die Notizbuchfunktion von Evernote vermissen, aber ich habe eine Lösung gefunden – Google Docs. In Google Drive konnte ich Unterordner innerhalb von Ordnern erstellen, um meine Dokumente und Dateien zu speichern. Jetzt kann ich Drive und Docs verwenden, um die Archivfunktion von Evernote nachzuahmen.

Während Evernote es mir erlaubt, mit seiner Ordnerstruktur nur zwei Ebenen tief zu gehen, gibt es keine Begrenzung, wie tief ich mit Google Drive-Ordnern gehen kann.

Ich bin noch dabei, Notizen zu übertragen, aber so sieht es im Moment aus. Es wird mit der Zeit eine bessere Form annehmen. Ich mache es einzeln, aber es gibt Möglichkeiten, den Prozess zu automatisieren. Dazu später mehr.

Mit Google Drive kann ich auch kostenlos in Dokumenten und PDF-Dateien suchen. Sowohl Drive als auch Evernote unterstützen OCR, und Sie müssen für Ersteres nicht wie für Evernote bezahlen.

Ich verwende Docs als Aktenschrank, um Notizen und Anhänge zu speichern, die längerfristig sind. Inzwischen verwende ich Google Keep für kurzfristige Notizen, die ich häufig lösche. Keep eignet sich besser für Text-, Bild- und Audionotizen.

Es ist einfach, ein Google-Dokument in Keep umzuwandeln und umgekehrt. Nützlich, wenn ich eine Notiz dauerhaft speichern möchte. Diese Funktion fehlt für die iOS-Versionen dieser Apps. Ich bin mir nicht sicher, warum iOS ausgeschlossen wurde, da so viele Google-Apps auf dieser Plattform verfügbar sind.

Evernote funktioniert wie ein Aktenschrank. Sie können ähnliche Ergebnisse mit Keep and Docs mithilfe der Erweiterung Save to Google Drive erzielen. Damit können Sie Webseiten im HTML- oder PDF-Format ausschneiden. Wie Evernote unterstützt Google OCR und kann auch in Bildern nach Text suchen.

Die Webseiten, die ich nur zum schnellen Nachschlagen benötige, speichere ich auf Keep mit dieser Chrome-Erweiterung.

Google Docs unterstützt auch Rich Text, der in Keep schmerzlich fehlt. Sie können Links zu anderen Dokumenten und Dateien in Drive erstellen, ähnlich wie Sie andere Notizen/Notizbücher in Evernote verknüpfen, aber dasselbe ist in Keep nicht möglich. Das macht Docs noch unverzichtbarer.

Ich muss zugeben, dass die Verwendung einer Kombination aus Google Docs und Keep mich gelegentlich in Schwierigkeiten bringen könnte. Die Google-Suche funktioniert in Drive und Keep separat. Das liegt daran, dass Keep nicht Teil von Google Drive ist. Apps wie Slides und Sheets sind jedoch Teil von Drive und auch mit Keep verknüpft, was für Tabellen und Präsentationen praktisch sein kann.

Obwohl ich mit dieser Anordnung nicht zufrieden bin, ist Keep kostenlos und wird mit unbegrenztem Speicherplatz geliefert, der nicht auf Ihren kostenlosen 15-GB-Google-Speicher angerechnet wird. In unserem Google Drive-Leitfaden zum Speicherplatz erfahren Sie, was zählt und was nicht.

3. Übertragung

Das ist das größte Problem, mit dem ich bisher konfrontiert war. Es gibt keine Möglichkeit, Notizen und Anhänge direkt von Evernote nach Keep zu importieren. Ich bitte Sie alle, Keep zu öffnen und die Feedback-Option zu nutzen, um eine Evernote to Keep-Funktionsanfrage zu senden. Sie können dies nur in der Webversion tun, nicht in der Desktop- oder mobilen App.

Es gibt ein paar Problemumgehungen, die ich im Folgenden besprechen werde. Sehen Sie, welches Ihren Bedürfnissen entspricht.

Cloud HQ bietet einen kostenlosen Service, der alle Ihre Evernote-Notizen kostenlos auf Google Drive sichert. Sie erstellen für jede Notiz eine HTML-Datei. Wir wissen bereits, dass Drive Keep integriert.

Sie können jetzt Notizen in Keep from Docs erstellen. Der spätere Teil kann ein langwieriger Prozess sein, aber das ist im Moment die einzige verfügbare Alternative.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, alles manuell zu kopieren, eine Note nach der anderen. Das ist, was ich tue, da es mir mehr Kontrolle über jeden Aspekt des Prozesses gibt und es mir ermöglicht, etwas Hausputz zu machen.

Ich habe alte Notizen gelöscht, sogar ganze Notizbücher, die ich nicht mehr benötigte. Während des manuellen und zeitaufwändigen Übertragungsprozesses stieß ich auf längst vergessene, aber wichtige Notizen mit Informationen, an die ich mich nicht einmal erinnern konnte.

Evernote zu Google Keep & Docs

Ich habe mehr als 1000 Notizen in Evernote, aber ich brauche nicht mehr als die Hälfte davon. Das Verschieben von Notizen von Evernote zu Docs and Keep wird einige Zeit in Anspruch nehmen, aber es wird meine Daten weiter konsolidieren, und ich werde zwei Orte weniger haben, an denen ich nach Ideen, Notizen und Dateien suchen kann.

Die Kombination aus Google Docs und Keep kann Evernote und sogar eine To-Do-Listen-App ersetzen, jedoch zum Preis weniger Funktionen. Die Frage ist also, was braucht man? Mehr Funktionen und mehr Apps mit Dateien und Daten, die über das Internet verstreut sind?

Oder können Sie mit weniger Funktionen auskommen, die Apps anbieten, aber mehr Stabilität, Konsistenz über Plattformen hinweg und eine bessere Integration? Sicher, Sie müssen vielleicht irgendwo Abstriche machen, und es liegt ganz bei Ihnen, welche Sie kürzen werden.

Als nächstes: Möchten Sie Google Drive wie ein Profi nutzen? Hier sind 5 Chrome-Apps, mit denen Sie Google Drive optimal nutzen können.