Microsoft Outlook bleibt die De-facto-Wahl für Unternehmen und Unternehmen. Wenn Sie wichtige E-Mails in Outlook erhalten, möchten Sie sie möglicherweise als PDF speichern, um sie einfach in Messaging-Apps zu teilen. Während Outlook keine Option zum Speichern als PDF bietet, können Sie die Druckfunktion verwenden, um eine E-Mail als PDF auf dem Desktop und auf Mobilgeräten zu speichern.
Die Möglichkeit, eine Outlook-E-Mail als PDF zu speichern, ist nicht nur auf Desktop-Apps beschränkt. Sie können dasselbe auch von Outlook für Android aus tun. Wir werden zunächst mit Outlook Desktop beginnen und auf mobile Plattformen umsteigen.
1. Outlook für Windows
Microsoft verbessert weiterhin das Design des Outlook-Clients unter Windows. Die neueste Version im August 2022 sieht stark von der Outlook-Webversion inspiriert aus. Sie können entweder eine E-Mail im EML-Format herunterladen und in ein PDF konvertieren oder die Druckfunktion verwenden, um eine E-Mail als PDF zu exportieren. Folgen Sie den unteren Schritten.
Schritt 1: Öffnen Sie die Microsoft Outlook-App auf Ihrem Windows-Computer.
Schritt 2: Wählen Sie eine E-Mail aus, die Sie als PDF exportieren möchten.
Schritt 3: Klicken Sie oben rechts auf das Menü „Weitere Aktionen“ (es sieht aus wie ein Menü mit drei Punkten).
Schritt 4: Wählen Sie Drucken aus dem Kontextmenü.
Schritt 5: Es öffnet sich die Druckschnittstelle. Klicken Sie oben links auf Drucken.
Schritt 6: Wählen Sie „Microsoft Print to PDF“ aus dem Druckermenü.
Schritt 7: Nehmen Sie Layoutänderungen vor, wählen Sie Seiten aus, die als PDF exportiert werden sollen, und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Drucken.
Schritt 8: Wählen Sie Ihren bevorzugten Speicherort auf dem Computer aus, um PDF zu exportieren. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Wenn die Outlook-Druckfunktion bei Ihnen nicht funktioniert, laden Sie die E-Mail als EML-Datei herunter und konvertieren Sie sie in PDF. Hier ist, wie Sie es tun können.
Schritt 1: Starten Sie die Outlook für Windows-App und öffnen Sie die E-Mail, die Sie konvertieren möchten.
Schritt 2: Wählen Sie die drei Punkte oder das Menü „Weitere Aktionen“ in der oberen rechten Ecke der E-Mail und wählen Sie die Download-Option.
Schritt 3: Outlook lädt die E-Mail im EML-Format herunter.
Outlook lädt die E-Mail im EML-Format herunter. Sie können jetzt ein Online-Tool wie zamzar verwenden, um eine EML-Datei in eine PDF-Datei zu konvertieren. Nachdem Sie eine Outlook-E-Mail in ein PDF konvertiert haben, verwenden Sie die besten Windows-PDF-Editoren, um Änderungen vorzunehmen, bevor Sie sie an einen Kunden oder Mitarbeiter senden.
Haftungsausschluss: Wenn Sie vertrauliche Informationen in einer EML-Datei heruntergeladen haben, sollten Sie es sich zweimal überlegen, bevor Sie sie zu einem Online-Dienst hochladen. Bleiben Sie am besten bei der Druckfunktion, um eine Outlook-E-Mail als PDF zu speichern.
2. Outlook für Mac
Microsoft bietet eine native Outlook-App für macOS an, und obwohl die Benutzeroberfläche etwas anders ist, bleiben die Funktionen gleich. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Outlook-E-Mail als PDF auf dem Mac zu speichern.
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook auf dem Mac.
Schritt 2: Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie herunterladen möchten.
Schritt 3: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wählen Sie im Kontextmenü „Drucken“.
Schritt 4: Erweitern Sie das PDF-Menü unten und wählen Sie die Option „Als PDF speichern“.
Schritt 5: Geben Sie bei Bedarf Dateinamen und Tags ein und wählen Sie den Download-Speicherort aus.
Schritt 6: Wenn Sie eine vertrauliche E-Mail herunterladen, sollten Sie sie mit einem Passwort schützen, bevor Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
Schritt 7: Wählen Sie Sicherheitsoptionen und aktivieren Sie das Häkchen neben „Passwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich“.
Schritt 8: Geben Sie das Passwort ein, bestätigen Sie es und drücken Sie OK.
Schritt 9: Wählen Sie „Speichern“ und laden Sie die E-Mail als PDF herunter.
Sie können die Vorschau-App oder Adobe Acrobat Reader DC auf dem Mac verwenden, um mehrere Änderungen an der PDF-Datei vorzunehmen.
3. Outlook für iPhone
Abgesehen von wenigen Funktionen gehen die mobilen Outlook-Apps mit Desktop-Gegenstücken von Kopf bis Fuß. So können Sie eine Outlook-E-Mail als PDF auf Ihrem iPhone speichern.
Schritt 1: Starten Sie Outlook auf dem iPhone.
Schritt 2: Öffnen Sie eine E-Mail und tippen Sie oben auf das Dreipunktmenü.
Schritt 3: Wählen Sie „Gespräch drucken“.
Schritt 4: Outlook öffnet die Druckoptionen. Klicken Sie daneben auf die Schaltfläche Teilen.
Schritt 5: Sie können Outlook-E-Mails im PDF-Format direkt mit Kontakten teilen oder „In Dateien speichern“ auswählen.
Schritt 6: Wählen Sie einen Geräteordner aus dem folgenden Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der oberen rechten Ecke.
Ihre PDF-Datei kann jetzt auf Ihrem iPhone geteilt werden. Leider fehlt die gleiche Druckfunktion in der Outlook für Android-App. Das bedeutet, dass Sie eine Outlook-E-Mail unter Android nicht als PDF speichern können. Sie müssen Gmail oder andere E-Mail-Apps von Drittanbietern verwenden, um die Arbeit zu erledigen.
Teilen Sie ganz einfach Ihre Outlook-E-Mails
Sie können Ihre Outlook-E-Mails jederzeit weiterleiten. Aber nicht jeder möchte Informationen per E-Mail erhalten. Sie können eine E-Mail als PDF auf Windows, Mac oder iPhone exportieren und problemlos teilen.
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