Die meisten Gmail-Benutzer sind mit der Benutzeroberfläche des E-Mail-Dienstes vertraut. Standardmäßig werden E-Mails in drei Hauptkategorien angezeigt: „Primär“, „Werbung“ und „Soziale Netzwerke“. Gmail verwendet diese Kategorien, um E-Mails zu trennen, die von Marketing- oder Medienaustauschseiten gesendet werden. Wenn Sie jedoch mehrere E-Mails gleichzeitig durchsuchen müssen, können diese Kategorien Ihre Arbeit ermüdend machen.
Für eine bessere E-Mail-Verwaltung können Sie Regeln erstellen, um die E-Mails in Ihrem Posteingang weiter zu filtern. Mit diesen Regeln können Sie E-Mails an Labels senden, in den Papierkorb verschieben, markieren oder E-Mails weiterleiten. Auf diese Weise können Sie auf diese Filter oder Labels klicken, um bestimmte E-Mail-Stapel zu überprüfen. So erstellen Sie Regeln zum Filtern Ihres Gmail:
So erstellen Sie einen Filter in Gmail
Mit bestimmten Regeln können Sie E-Mails weiterleiten, zu Labels hinzufügen oder in den Papierkorb verschieben. Damit diese Regeln auf Ihre E-Mail angewendet werden, müssen Sie einen Filter erstellen. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, einen Filter in Gmail zu erstellen.
So erstellen Sie einen Filter anhand eines Suchkriteriums
Die Suchleiste in Gmail dient bereits als Filtertool. Wenn es verwendet wird, generiert es zielgerichtete Ergebnisse basierend auf Suchanfragen. So können Sie mithilfe von Suchkriterien einen Filter erstellen.
Schritt 1: Öffnen Sie Gmail in Ihrem bevorzugten Webbrowser.
Schritt 2: Klicken Sie in der Suchleiste auf das Symbol Suchoptionen anzeigen.
Schritt 3: Geben Sie in einem oder allen der folgenden Felder Ihre Suchkriterien ein:
- Aus
- Zu
- Thema
- Hat die Worte
- Hat nicht
- Größe
- Datum innerhalb
- Suchen
- hat Anhang
Schritt 3: Klicken Sie unten im Suchfenster auf die Schaltfläche Filter erstellen.
Schritt 4: Wählen Sie in einem neuen Fenster aus, was der Filter tun soll, wenn eine Nachricht Ihren Suchkriterien entspricht.
Wenn Sie sich für die Weiterleitung von Nachrichten entscheiden, gilt diese Aktion nur für zukünftige E-Mails.
Schritt 5: Nachdem Sie Ihre bevorzugte Aktion ausgewählt haben, klicken Sie unten im Fenster auf Filter erstellen.
So erstellen Sie einen Filter mithilfe einer bestimmten E-Mail
Anstatt über die Suchleiste einen Filter für Ihre E-Mails einzurichten, können Sie E-Mails in Ihrem Posteingang in großen Mengen auswählen und ihnen eine bestimmte Aktion zuweisen. So geht’s:
Schritt 1: Öffnen Sie Gmail in Ihrem bevorzugten Webbrowser.
Schritt 2: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse, die Sie für den Filter verwenden möchten.
Schritt 3: Klicken Sie oben rechts auf das Menü mit den drei vertikalen Punkten.
Schritt 4: Klicken Sie in den angezeigten Optionen auf „Nachrichten wie diese filtern“.
Schritt 5: Geben Sie Ihre Suchkriterien in das neue Fenster ein, das erscheint.
Schritt 6: Klicken Sie unten im Suchfenster auf die Schaltfläche Filter erstellen.
Schritt 7: Wählen Sie in einem neuen Fenster aus, was der Filter tun soll, wenn eine Nachricht Ihren Suchkriterien entspricht.
Schritt 8: Nachdem Sie Ihre bevorzugte Aktion ausgewählt haben, klicken Sie unten im Fenster auf Filter erstellen.
So erstellen Sie einen Filter aus den Gmail-Einstellungen
Sie können auch Ihre Gmail-Einstellungen nutzen, um einen Filter zu erstellen. So geht’s:
Schritt 1: Öffnen Sie Gmail in Ihrem bevorzugten Webbrowser.
Schritt 2: Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“.
Schritt 3: Klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen.
Schritt 4: Klicken Sie auf die Registerkarte Filter und blockierte Adressen.
Schritt 5: Klicken Sie auf „Neuen Filter erstellen“.
Schritt 6: Geben Sie Ihre Suchkriterien in das neue Fenster ein, das erscheint.
Schritt 7: Klicken Sie unten im Suchfenster auf die Schaltfläche Filter erstellen.
Schritt 8: Wählen Sie in einem neuen Fenster aus, was der Filter tun soll, wenn eine Nachricht Ihren Suchkriterien entspricht.
Schritt 9: Nachdem Sie Ihre bevorzugte Aktion ausgewählt haben, klicken Sie unten im Fenster auf Filter erstellen.
So bearbeiten oder löschen Sie einen Filter
Wenn Sie nach der Erstellung weitere Änderungen an einem Filter vornehmen oder ihn löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1: Öffnen Sie Gmail in Ihrem bevorzugten Webbrowser.
Schritt 2: Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“.
Schritt 3: Klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen.
Schritt 4: Klicken Sie auf die Registerkarte Filter und blockierte Adressen.
Schritt 5: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Filter, den Sie bearbeiten oder löschen möchten.
Schritt 6: Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Filter zu aktualisieren, oder auf Löschen, um ihn zu entfernen.
Wenn Sie Bearbeiten wählen, öffnet sich das Suchfenster, in dem Sie den Filter ändern können.
So exportieren Sie einen Filter in Gmail
Wenn Sie für alle Ihre Gmail-Konten die gleichen Regeln einrichten möchten, können Sie dies durch den Export eines Filters tun. Hier ist wie:
Schritt 1: Öffnen Sie Gmail in Ihrem bevorzugten Webbrowser.
Schritt 2: Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“.
Schritt 3: Klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen.
Schritt 4: Klicken Sie auf die Registerkarte Filter und blockierte Adressen.
Schritt 5: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Filter, den Sie exportieren möchten.
Schritt 6: Klicken Sie unten auf der Seite auf „Exportieren“ und Sie erhalten eine .XML-Datei.
So importieren Sie einen Filter in Gmail
Nachdem Sie die .xml-Datei exportiert haben, erfahren Sie hier, wie Sie sie in andere Gmail-Konten importieren.
Schritt 1: Öffnen Sie Gmail in Ihrem bevorzugten Webbrowser.
Schritt 2: Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“.
Schritt 3: Klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen.
Schritt 4: Klicken Sie auf die Registerkarte Filter und blockierte Adressen.
Schritt 5: Klicken Sie unten auf der Seite auf Filter importieren.
Schritt 6: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen“ und wählen Sie die Datei mit dem Filter aus, den Sie importieren möchten.
Schritt 7: Klicken Sie auf Datei öffnen.
Schritt 8: Klicken Sie auf Filter erstellen.
Massenlöschung von E-Mails in Gmail
Das Erstellen von Regeln trägt zwar zu einer besseren E-Mail-Verwaltung bei, hilft aber möglicherweise nicht beim Aufräumen Ihres Gmail-Speichers. Um sicherzustellen, dass irrelevante E-Mails Ihren Speicherplatz nicht belegen, können Sie die Massenlöschung der E-Mails in Betracht ziehen.
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