So zähmen Sie Ihren Google Mail-Posteingang mit Beschriftungen

Seien wir ehrlich: Wenn Sie Ihr Google Mail-Konto mehr als nur gelegentlich für die Kontaktaufnahme mit Freunden und Verwandten verwenden, ist es wahrscheinlich, dass es außer Kontrolle gerät. Zwischen arbeitsbezogenen E-Mails, Online-Veranstaltungen, Einladungen, Werbung von Ihren bevorzugten Einzelhändlern und einfach nur Spam fällt es Ihnen schwer, den Überblick zu behalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre E-Mails zu organisieren. Eine leistungsstarke Option ist das Anwenden von Beschriftungen, die Google Mail analog zu Ordnern sind. Das Anbringen von Etiketten auf E-Mails erleichtert die Handhabung. Sie können beispielsweise alle Personen kennzeichnen, an die Sie Urlaubsgrüße senden möchten. alle, die Interesse am Kauf Ihrer Graphic Novel-Sammlung bekundet haben; alle, die an Ihrem aktuellen Videoprojekt arbeiten; Jeder, den Sie im College kannten – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

Im Folgenden finden Sie einige Grundlagen und Strategien für die Verwendung der Etikettenfunktionen von Google Mail. Beachten Sie, dass alle auf einem Desktop-Computer ausgeführt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Etiketten auf einem mobilen Gerät zu verwalten, worüber ich am Ende dieses Artikels sprechen werde.

Erstellen Sie Etiketten

Um mit der Verwendung von Etiketten zu beginnen, müssen Sie zunächst einige erstellen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun.

Zunächst können Sie eine Beschriftung in der linken Spalte von Google Mail erstellen:

• Scrollen Sie in der linken Spalte vom Posteingang nach unten, bis Sie zu „Etiketten verwalten“ und „Neues Etikett erstellen“ gelangen.
• Klicken Sie auf Letzteres und geben Sie den Namen Ihres neuen Etiketts ein. Sie können es unter einem vorhandenen Label verschachteln, wenn Sie möchten.

Sie können auch ein neues Etikett erstellen und es sofort auf mehrere E-Mails anwenden:

• Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie kennzeichnen möchten, indem Sie die Kontrollkästchen links neben den E-Mails aktivieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über „Beschriften als“. Sie können den Namen Ihres neuen Etiketts in das Feld im Popup-Fenster eingeben und die Eingabetaste drücken oder auf „Neu erstellen“ klicken. Dort können Sie den Namen Ihres neuen Etiketts eingeben und es unter einem vorhandenen Etikett verschachteln, wenn Sie wollen.

Färben Sie Ihre Etiketten

Eines der einfachsten Dinge, die Sie mit Beschriftungen in Google Mail tun können, ist, ihnen Farben zu geben. Es mag wie eine kleine Sache erscheinen, aber wenn Sie Ihre E-Mails durchsuchen, wird durch farbige Beschriftungen sofort klar, in welche Kategorie eine E-Mail gehört.

So weisen Sie einem Google Mail-Label Farben zu:

• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Etiketts in der linken Spalte.
• Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Etiketts.
• Klicken Sie auf „Etikettenfarbe“.
• Wählen Sie die Farbe aus, die Sie diesem Etikett zuweisen möchten. Sie können entweder eine Grundfarbkombination auswählen oder benutzerdefinierte Farben für Hintergrund und Text erstellen.

Wenn Sie zu den Standardfarben zurückkehren möchten (schwarzer Text auf grauem Hintergrund), klicken Sie auf „Farbe entfernen“.

Wenden Sie Etiketten automatisch auf eingehende E-Mails an

Sie können E-Mails automatisch beschriften, sobald sie eingehen. Wenn ich beispielsweise vorhatte, eine Geschichte über verschiedene Arten von Gesichtsmasken zu schreiben und E-Mails kennzeichnen möchte, die diesen Betreff betreffen könnten, könnte ich einen Filter einrichten, der automatisch beschriftet wird Setzen Sie das Etikett „Maske“ auf diese E-Mails. So was:

• Erstellen Sie zunächst das gewünschte Etikett. In diesem Fall habe ich die obigen Anweisungen verwendet, um das Etikett „Masken“ zu erstellen.
• Gehen Sie zu Ihrem Google Mail-Suchfeld. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Suchfeld, um die erweiterte Suche aufzurufen.
• Geben Sie Ihren Suchbegriff in die entsprechenden Felder ein. Um beispielsweise meine Suche zu erstellen, suche ich nach E-Mails mit dem Wort „Maske“. Ich kann es auch einfach auf E-Mails anwenden, die in meinem Posteingang landen (damit ich keine E-Mails beschrifte, die in Spam landen), indem ich auf das Feld neben „Suchen“ klicke und in der Dropdown-Liste „Posteingang“ auswähle Speisekarte.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter erstellen“.
• Es wird eine Warnung angezeigt, dass verschiedene Arten von Filtern nicht für eingehende E-Mails gelten. Klicken Sie auf „Okay“, um zu zeigen, dass Sie verstehen.
• Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie auswählen können, was der Filter tun soll. Zum Beispiel könnte ich die gefilterten E-Mails unter anderem sofort löschen oder archivieren, als wichtig (oder als nicht wichtig) markieren oder an eine andere Adresse weiterleiten lassen. In diesem Fall werde ich das Kontrollkästchen neben „Etikett anwenden:“ aktivieren und dann das Etikett „Masken“ aus dem Dropdown-Menü auswählen. (Wenn Sie möchten, können Sie hier auch ein neues Etikett erstellen.)

• Dies kennzeichnet nur zukünftige E-Mails. Um das Etikett auch auf aktuelle E-Mails anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Filter auch auf übereinstimmende Konversationen anwenden“, das am Ende der Checkliste angezeigt wird. (Hinweis: Diese letzte Funktion ist etwas eigenartig, daher funktioniert sie möglicherweise nicht in allen Fällen.)
• Klicken Sie auf „Filter erstellen“.

Bearbeiten Sie Ihre Filter

Wenn Sie einen Ihrer Filter bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie dies über die Haupteinstellungsseite von Google Mail tun, auf die Sie zugreifen können, indem Sie auf das Zahnrad in der oberen rechten Ecke und dann auf „Alle Einstellungen anzeigen“ klicken. Dann:

• Klicken Sie auf die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“.
• Sie sehen eine Liste aller Ihrer Filter. Um einen einzeln zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie rechts neben jedem Etikett auf die Links „Bearbeiten“ oder „Löschen“.
• Sie können eine Gruppe von Etiketten auch löschen oder exportieren, indem Sie sie abhaken und dann unten in der Liste auf die Links „Exportieren“ oder „Löschen“ klicken.

Ein- oder Ausblenden Ihrer Etiketten

Wenn Sie viele Labels haben, können diese überwältigend sein. Daher bietet Google Mail Möglichkeiten, bestimmte Labels ein- oder auszublenden.

Wenn Sie in der linken Spalte auf „Labels verwalten“ klicken, werden Sie auf der Seite „Google Mail-Einstellungen“ zur Registerkarte „Labels“ weitergeleitet. Scrollen Sie auf der resultierenden Seite nach unten, um eine Liste aller Ihrer Beschriftungen zu finden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie festlegen können, ob ein Etikett sichtbar ist: „In Etikettenliste anzeigen“ und „In Nachrichtenliste anzeigen“. „Etikettenliste“ bezieht sich auf die Liste Ihrer Etiketten in der linken Spalte von Google Mail. Dies ist praktisch, da Sie auf den Namen eines bestimmten Etiketts klicken können, um nach allen E-Mails mit diesem Etikett zu suchen. Hier in den Einstellungen können Sie auswählen, ob dieses Etikett in der linken Liste angezeigt, ausgeblendet oder nur angezeigt werden soll, wenn Sie ungelesene E-Mails mit diesem Etikett haben.

Mit „In Nachrichtenliste anzeigen“ können Sie die Beschriftung im Hauptnachrichtenfenster ein- oder ausblenden. Mit anderen Worten, Sie sehen die Beschriftung nicht neben den ersten Zeilen der E-Mail. Die E-Mail wird jedoch weiterhin beschriftet.

Und schließlich können Sie jedes Etikett bearbeiten oder ganz entfernen. (Wenn Sie es entfernen, wird nicht die E-Mail gelöscht, sondern nur das Etikett.)

Verwalten von Etiketten auf einem mobilen Gerät

Während Google Mail-Labels mit einem Computer erstellt werden müssen und komplexere Vorgänge auch auf einem Computer ausgeführt werden müssen, haben Sie einige Optionen für die Verwendung von Labels auf Ihrem Mobilgerät.

So fügen Sie einer E-Mail manuell ein Etikett hinzu:

• Öffnen Sie auf einem iPhone und einem Android-Telefon die E-Mail, die Sie kennzeichnen möchten.
• Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Dreipunktsymbol.
• Wählen Sie „Beschriftungen ändern“.
• Wählen Sie die Beschriftungen aus (oder deaktivieren Sie sie), die Sie auf diese Nachricht anwenden möchten.

Wenn Sie ein iPhone verwenden, können Sie mehreren E-Mails gleichzeitig Etiketten hinzufügen:

• Tippen Sie in Ihrer E-Mail-Liste auf das Symbol links neben jeder Nachricht, die Sie kennzeichnen möchten. Die Nachricht wird in ein Häkchen geändert.
• Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Dreipunktsymbol.
• Wählen Sie „Beschriftungen ändern“.
• Wählen Sie die Beschriftungen aus, die Sie auf diese Nachrichten anwenden möchten.

Sie können einige grundlegende Etikettenverwaltung auch auf einem mobilen Gerät durchführen. Was Sie jedoch tun können, hängt davon ab, ob Sie iOS oder Android verwenden.

So verwalten Sie Ihre Etiketten auf einem iPhone:

• Tippen Sie auf das dreizeilige Hamburger-Symbol in der oberen linken Ecke.
• Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Einstellungen“.
• Tippen Sie auf das Google Mail-Konto, das Sie optimieren möchten.
• Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Etiketteneinstellungen“.
• Wählen Sie die Beschriftung aus, die Sie anpassen möchten.
• Tippen Sie auf „Hinzufügen …“, wenn Sie diese Bezeichnung zukünftigen Nachrichten hinzufügen möchten. Sie können eine Reihe von Faktoren angeben, einschließlich der Herkunft, des Betreffs, der Person und der Wörter, die eingeschlossen oder ausgeschlossen werden sollen.
• Sie können auch auf „Name“ tippen, um den Namen des Etiketts zu ändern, oder auf „ löschen“, um das Etikett zu löschen.

Auf einem Android-Gerät:

• Tippen Sie auf das dreizeilige Hamburger-Symbol in der oberen linken Ecke.
• Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Einstellungen“.
• Tippen Sie auf das Google Mail-Konto, das Sie optimieren möchten.
• Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Etiketten verwalten“.
• Auf einem Android-Gerät können Sie nur festlegen, ob Ihr Mobilgerät die Etiketten mit Ihrem Computer synchronisiert. Auf der Seite, die nach „Labels verwalten“ angezeigt wird, werden alle von Google enthaltenen Kategorien (z. B. „Primär“, „Sozial“ usw.) und anschließend alle Ihre Labels aufgelistet. Es wird auch angezeigt, ob die Kategorien / Beschriftungen synchronisiert wurden.
• Wenn Sie Ihre Etiketten synchronisieren möchten, scrollen Sie zum Namen des Etiketts und tippen Sie darauf.
• Tippen Sie auf „Nachrichten synchronisieren“. Es werden keine Nachrichten heruntergeladen, aber die Anwendung dieses Etiketts auf die entsprechenden Nachrichten wird synchronisiert. Sie können die Beschriftungen auf Nachrichten anwenden, die innerhalb der letzten 30 Tage eingegangen sind, oder auf alle Nachrichten.
• Nachdem Sie das zu synchronisierende Etikett markiert haben, können Sie auswählen, ob Sie jedes Mal eine Benachrichtigung auf dem Telefon erhalten möchten, wenn eine Nachricht mit diesem Etikett angezeigt wird.