Microsoft OneNote gibt es seit etwa 15 Jahren und ist eine der leistungsstärksten Notizen-Apps. Allerdings verliert es nach und nach Kunden an die Konkurrenz. Einer von ihnen ist Evernote, das der Liebling des Silicon Valley war, bis Kontroversen Schlagzeilen machten. Die Geschichte wartete darauf, sich zu wiederholen. Evernote begann, Kunden an einen neuen Player auf dem Markt namens Notion zu verlieren.
In letzter Zeit wurde OneNote mit neuen Funktionen aufgepeppt und wird besonders von denen bevorzugt, die im Microsoft-Ökosystem verwurzelt sind und Office 365 verwenden.
Notion behauptet, das Beste aus beiden Welten zu vereinen, indem es ein neues blockbasiertes Layout anbietet, das als Notiz-App, Kanban-Tool und To-Do-Liste verwendet werden kann.
Mal sehen, ob Notion alles ist, was es zu sein vorgibt, und ob es OneNote endgültig ersetzen kann.
1. Benutzeroberfläche und Layout
Sowohl OneNote als auch Notion verfügen über ein übersichtliches Layout, in dem Notizen und andere Elemente leicht zugänglich sind. OneNote verfolgt einen Notizbuchansatz, bei dem Sie Notizen erstellen können, die in Abschnitten ruhen, die weiter in Notizbüchern gespeichert werden. Eine uralte Art, Notizen zu machen, digitalisiert für die moderne Welt.
Notion verfolgt einen anderen Ansatz. Anstelle von Notizbüchern und Abschnitten gibt es Seiten, auf denen Sie Blöcke erstellen können (dazu später mehr). Sie können von der Seitenleiste aus auf Seiten zugreifen, ähnlich wie die meisten Notiz-Apps funktionieren.
OneNote für Mobilgeräte hat keine Seitenleiste. Normalerweise müssen Sie ein Notizbuch auswählen und von Abschnitten zu Notizen aufschlüsseln. Das macht es umständlich und zeitraubend.
Notion hat eine praktische Seitenleiste, die es einfacher macht, zwischen Seiten und Notizen hin- und herzuwechseln, ohne zu oft hin und her zu tippen. Auf der anderen Seite sind die Suche und andere Optionen oben statt unten platziert, wodurch sie schwer zu erreichen sind.
2. Notizen machen
Mit OneNote können Sie Notizen in einer Vielzahl von Formaten wie Text-, Audio- und Bildnotizen erstellen. Diese Notizen können markiert und in Abschnitten und Notizbüchern abgelegt werden und sind auf allen Geräten durchsuchbar. Es gibt Browsererweiterungen, mit denen Sie Webseiten oder Teile davon ausschneiden können.
Notion verfolgt einen neuen Ansatz, bei dem Sie Seiten erstellen können, in denen Sie dann Blöcke erstellen können. Diese Blöcke können Text, Audio, Tabelle, Galerie, Board im Kanban-Stil, Video, Code, Wikis und mehr sein. Das eröffnet so viele Möglichkeiten und bietet viele Möglichkeiten, Ihren Workflow anzupassen. Außerdem gibt es keine Begrenzung dafür, wie tief Sie mit Seiten wie einer Seite innerhalb einer Seite usw. gehen können.
Jeder Block in Notion ist innerhalb und außerhalb der Seite frei beweglich. Dann gibt es Vorlagen für Notizen wie Wissensdatenbank, Aufgabenlisten, Projekte und sogar Datenbanken. Nützlich für Neulinge, die so viele Optionen und Flexibilität überwältigend und verwirrend finden. Jeder Block innerhalb einer Seite kann mit anderen Blöcken oder Seiten verknüpft werden.
Anstelle von Blöcken verfügt OneNote über Absätze, die intern mit anderen Absätzen, Notizen, Abschnitten und Notizbüchern verknüpft werden können. Allerdings gibt es keine Vorlagen (noch vorhanden in OneNote 2016-Version) und die Anzahl der Optionen, wenn es darum geht, verschiedene Arten von Notizen zu erstellen, ist im Vergleich zu Notion begrenzt.
3. Ungewöhnliche Funktionen
OneNote verfügt über einen integrierten Taschenrechner. Geben Sie einfach einfache mathematische Formeln wie 3+3-4 irgendwo in der Notiz ein und OneNote antwortet darauf. Mit OneNote können Sie nur zwei Ebenen tief gehen, was bedeutet, Notizbücher > Abschnitte > Notizen. OneNote unterstützt die Handschrifterkennung und kann sie in Notizen umwandeln, die sowohl Spaß machen als auch praktisch sein können, besonders wenn Sie der kreative Typ sind.
OneNote unterstützt viele Schriftarten, während Notion Symbole unterstützt. Mit Notion sind Ihnen beim Erstellen von Seiten innerhalb von Seiten keine Grenzen gesetzt. Diese Art der Hierarchie ist in keiner anderen Notiz-App zu finden.
4. Datenschutz und Sicherheit
Sie können Abschnitte in OneNote mit einem Kennwort schützen, und alle in diesem Abschnitt enthaltenen Notizen werden verschlüsselt. Microsoft weist darauf hin, dass bei Verlust des Kennworts nicht einmal der Microsoft-Support auf diese Notizen zugreifen oder Ihnen bei der Wiederherstellung helfen kann. Microsoft verwendet AES-128-Bit-Verschlüsselung, um OneNote zu schützen.
Vor einiger Zeit, als ich Notion für den persönlichen Gebrauch testete und mir Sorgen darüber machte, wie Notion mit der Sicherheit umgeht, habe ich einen Tweet gestartet und erhielt eine Antwort von Notion Team. Sie sind im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt, aber nicht Ende-zu-Ende und bieten derzeit weder 2FA noch die Möglichkeit, Seiten oder Blöcke zu verschlüsseln. Das ist meiner Meinung nach nicht gut. Möglicherweise werden diese Optionen in Zukunft angezeigt.
5. Integrationen, Plattformen und Preise
Microsoft OneNote für Windows 10 ist völlig kostenlos und wird mit Windows 10 vorinstalliert geliefert. Sie können dieselbe Version auch mit Office 365 und Office 2019 verwenden. OneNote lässt sich in alle Office-Apps wie Word, Excel, Skype usw. integrieren, Apps von Drittanbietern bleiben jedoch vollständig erhalten.
Beachten Sie, dass die Office 365-Abonnements über die Researcher-Funktion in OneNote verfügen, die der kostenlosen Version fehlt. Mit dem Rechercheur können Sie Bing direkt in OneNote nach Zitaten, Referenzen und anderen Materialien durchsuchen.
Sowohl OneNote als auch Notion sind für Windows, Mac, Android und iOS verfügbar und haben eine Chrome-Erweiterung. Notion lässt Firefox aus irgendeinem Grund aus, OneNote jedoch nicht.
Notion ist für bis zu 1000 Blöcke kostenlos, was für eine moderate Nutzung ausreichen sollte. Danach werden Ihnen 4 $/Monat berechnet. Notion lässt sich in viele Apps wie Slack, Unsplash usw. integrieren, hat aber aus irgendeinem Grund keine eigene Seite mit einer App-Liste.
Ich habe eine Vorstellung
Notion positioniert sich als eine Mischung aus Apps für Notizen (OneNote), To-do-Listen (Todoist), Kanban (Trello), Kalender (Google Calendar) und Datenbankverwaltung (Airtable). Es ist ein nettes Konzept. Außerdem bin ich es leid, zwischen mehreren Apps zu wechseln, um meine Arbeit und mein Privatleben zu verfolgen.
Notion ist leistungsstark und für Power-User geeignet. Allerdings ist die Sicherheit noch nicht da, aber ich bin optimistisch. Ich glaube auch, dass alles, was Sie privat und verborgen halten möchten, auf einem Stück Papier notiert werden sollte. Datenschutzrichtlinien können sich jederzeit ändern.
OneNote ist immer noch erstaunlich und bietet die meisten Funktionen, die Sie von einer Notiz-App benötigen würden. Wie bereits erwähnt, ist OneNote ein Muss für diejenigen, die tief in das Microsoft-Ökosystem eingetaucht sind.
Als nächstes: Haben Sie schon von Dropbox Paper gehört? Hier ist ein ausführlicher Vergleich zwischen Paper und Notion.
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