So erstellen und verwalten Sie Regeln in Outlook 365 Webmail

Das Verwalten von E-Mails ist eine mühsame Aufgabe. Von der pünktlichen Beantwortung von E-Mails bis hin zum Hinzufügen von Erinnerungen zu wichtigen E-Mails gibt es viele Dinge, die um unsere Aufmerksamkeit buhlen. Auch eine Horde von Spam-E-Mails, die den Posteingang verunreinigen, trägt zu den Kopfschmerzen bei. Am Ende erschwert ein unorganisiertes Postfach das Auffinden wichtiger E-Mails.

Ja, E-Mail-Management ist ein hartes Geschäft, aber glücklicherweise kann es durch Regeln vereinfacht werden. Outlook 365 Webmail unterstützt eine Vielzahl von Regeln, mit denen Sie E-Mails an einen bestimmten Ordner weiterleiten können. Sie können E-Mails eines bestimmten Absenders sofort löschen. Klingt cool, oder?

Bevor wir beginnen, lassen Sie uns kurz durchgehen, wie E-Mail-Regeln funktionieren.

Wie Regeln funktionieren

Regeln sind der Weg zu einem sauberen und organisierten Posteingang. Eine typische Regel besteht aus einem Auslöser, einer Aktion und einer Ausnahme. Sobald die Regel ausgelöst wird, löst sie eine Aktion aus, z. B. das Löschen der E-Mail, das Hinzufügen zu einem Ordner oder das Weiterleiten an ein anderes Konto.

Wenn es um Regeln geht, bietet Outlook 365 viele Optionen, sowohl Aktionen als auch Bedingungen. Sie können entweder den Betreff abgleichen oder eine bestimmte Adresse oder den Namen eines Absenders auswählen.

Und das Beste daran ist, dass Sie so viele Bedingungen hinzufügen können, wie Sie möchten. Sie müssen nur die richtigen Bedingungen auswählen.

Dasselbe gilt für die Aktionen – die Auswahl ist reichlich vorhanden. Sie müssen also nur die Regel erstellen, die Bedingung für die Verarbeitung weiterer Regeln auswählen und dann Bingo!

Nachdem wir nun festgestellt haben, wie Regeln funktionieren, sehen wir uns an, wie man sie erstellt.

So erstellen Sie Regeln in Outlook 365

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie anschließend unten auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.

Schritt 2: Wählen Sie im linken Bereich E-Mail und dann Regeln aus. Tippen Sie nun auf die Option Neue Regeln hinzufügen und geben Sie Ihrer neuen Regel einen Namen.

Wenn Sie die Personenbedingungen auswählen, müssen Sie die richtigen Adressen eingeben. Was die Themen betrifft, müssen Sie die genauen Schlüsselwörter hinzufügen.

Schritt 3: Sobald Sie sich auf die Bedingung konzentriert haben, ist es an der Zeit, die Aktion hinzuzufügen. Die Aktion stellt dar, was Sie mit den E-Mails tun möchten, die den oben genannten Bedingungen entsprechen.

Im Moment können Sie mit Outlook 365 Webmail unter anderem E-Mails weiterleiten, löschen, anheften.

Schritt 4: Möchten Sie die E-Mail-Regel nicht mal auslösen? Wenn ja, klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen und geben Sie die erforderliche Bedingung ein.

Klicken Sie anschließend auf Speichern. Dort haben Sie eine E-Mail-Regel erstellt.

Notiz

Wann sollte die Regel Verarbeitung stoppen mehr verwendet werden?

Sie müssen beim Erstellen von Regeln das Kontrollkästchen Stop Processing More Rule bemerkt haben. Diese Option gilt, wenn Sie mehrere Regeln in Ihrem Posteingang haben, die für eine einzelne Nachricht gelten könnten.

Angenommen, Sie haben eine Regel A, die alle Newsletter von Guiding Tech in einen Ordner namens GT NL verschiebt, und eine andere Regel B, die alle E-Mails mit dem Schlüsselwort „Android“ an Ihr sekundäres E-Mail-Konto weiterleitet.

In diesem Szenario möchten Sie nicht, dass Regel B ausgeführt wird, nachdem Regel A erfolgreich ausgeführt wurde. Dann kommt die Option Verarbeitung weiterer Regeln stoppen ins Spiel. Nachdem eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, wird die Ausführung weiterer Regeln gestoppt.

Dafür müssen Sie sicherstellen, dass die Priorität der Regeln entsprechend gesetzt ist, was wir im folgenden Punkt sehen werden.

Bearbeiten und Verwalten von Regeln in Outlook 365

In Outlook 365 werden die Regeln gemäß der Reihenfolge in der Tabelle ausgeführt. Glücklicherweise ist die Reihenfolge nicht dauerhaft und Sie können die Priorität ändern.

Klicken Sie dazu auf die Aufwärts- und Abwärtspfeile. Um eine Regel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Vergessen Sie nicht, sie zu speichern!

Bonus-Tipps: E-Mails intelligent verwalten

1. E-Mails durchsuchen

Sweep ist ein weiterer Weg zu einem saubereren Posteingang. Ähnlich wie bei den Regeln können Sie hiermit automatisch alle E-Mails von einem bestimmten Absender löschen.

Es löscht nicht einfach die E-Mails. Sie können wählen, ob Sie die E-Mails entfernen oder die neueste E-Mail in der Kette behalten möchten.

Das Versenden einer E-Mail ist super einfach. Öffnen Sie einfach die E-Mail, die Sie stört, und tippen Sie oben auf das Sweep-Symbol.

Wählen Sie als Nächstes die Optionen aus der Dropdown-Liste aus. Die zweite ist die beste, da sie automatisch eine Regel erstellt. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Notiz

2. Blockieren Sie Absender und Domains

Abgesehen davon können Sie bestimmte Absender und Domänen insgesamt blockieren. Gehen Sie einfach zum Junk-E-Mail-Bereich, klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adressen oder den Domänennamen ein.

Gleichzeitig können Sie auch sichere Absender und Domains hinzufügen. Diese Option stellt sicher, dass wichtige E-Mails (oder E-Mails von wichtigen Personen) nicht im Papierkorb landen.

Tippen Sie einfach auf Hinzufügen und fügen Sie den Domainnamen oder die E-Mail-Adressen hinzu.

Hallo, Smarter Posteingang!

Nun, so können Sie Regeln erstellen und verwalten und Ihren Posteingang von all dem sinnlosen Durcheinander befreien. Schließlich können wir es uns nicht leisten, wichtige E-Mails zu verpassen, oder?

Wenn Sie interessante Regeln verwenden, die Sie teilen möchten, erwähnen Sie sie im Kommentarbereich unten.

Next Up: Möchten Sie unerwünschte Newsletter aus Ihrem Postfach entfernen? Der folgende Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie genau das tun können.