Was passiert, wenn Sie einen Google Drive-Link senden: Vollständige Anleitung

Google Drive macht es einfach, Dateien und Ordner mit anderen zu teilen. Da die meisten von uns bereits ein Google Mail-Konto haben und verwenden, ist die Arbeit mit Drive sehr sinnvoll. Eine Möglichkeit zum Teilen besteht darin, Benutzer per E-Mail einzuladen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen Google Drive-Link zu erstellen und zu senden.

Was passiert, wenn Sie jemandem einen Google Drive-Link senden? Was ist mit Sicherheit und Datenschutz? Was ist, wenn Sie diese Datei nicht mehr freigeben möchten oder nicht möchten, dass andere Änderungen vornehmen? Google Drive bietet viele Optionen zum Steuern von Berechtigungen, die wir im Folgenden untersuchen werden.

Lass uns anfangen.

So teilen Sie den Google Drive-Link

Das Teilen einer Datei oder eines Ordners über Google Drive ist ganz einfach. Öffnen Sie den Google Drive-Ordner auf Ihrem Windows 10-Computer oder Mac, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie senden möchten, und wählen Sie unter Google Drive die Option Teilen aus.

Im folgenden Popup-Fenster können Sie Einladungen entweder per E-Mail versenden oder auf „Get shareable link“ klicken, um den Link direkt an einer beliebigen Stelle zu kopieren und einzufügen. Zum Beispiel Messaging-Apps oder Online-Foren.

Der Prozess bleibt auch für macOS-, Android- und iOS-Benutzer gleich, wenn auch in einer anderen UI-Einstellung. So sieht es in der Android-App aus, falls Sie Fotos synchronisieren möchten.

Gleiches gilt für die Webversion, auf die Sie über einen Browser zugreifen können.

Vorsichtsmaßnahmen beim Senden des Google Drive-Links

Das ist wichtig. Eine falsche Entscheidung möchte man später nicht bereuen. Vorsichtsmaßnahmen bedeuten Datei-/Ordnerberechtigungen. Sie können steuern, wer auf was zugreifen kann und wie diese Person damit interagieren kann.

Fortsetzung des Beispiels im obigen Punkt: Wenn Sie auf „Get shareable link“ klicken, sehen Sie weitere Optionen.

Hier können Sie nicht nur steuern, wer Zugriff auf die verknüpfte Datei hat, sondern in welchem ​​Umfang. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü über dem Google Drive-Link, um die Freigabeoptionen anzuzeigen.

Die erste Option ist Aus, bei der nur diejenigen, die direkt per E-Mail eingeladen wurden, auf die betreffende Datei oder den betreffenden Ordner zugreifen können. Der zweite ist Jeder mit dem Link kann sehen wo sie die Datei sehen, aber nicht bearbeiten oder ändern können. Der dritte ist ‚Jeder mit dem Link kann bearbeiten‘ wo sie auch Änderungen an den Dokumenten oder Ordnern vornehmen können. Wähle weise.

Warten Sie, es gibt auch die Schaltfläche Mehr. Wenn Sie darauf klicken, wird ein verstecktes Menü angezeigt, das eine genauere Steuerung bietet.

Die erste Option ermöglicht es jedem im Internet, auf die freigegebene Datei oder den freigegebenen Ordner zuzugreifen. Die Person muss nicht einmal ein Google Drive-Benutzer sein oder sich mit einem Google-Konto anmelden. Der Link zu der Datei wird öffentlich durchsuchbar sein.

Die zweite Option macht den Link privat. Das bedeutet, dass jeder mit dem Link darauf zugreifen kann, ohne sich anzumelden, aber er ist nicht öffentlich und kann nicht durchsucht werden.

Die dritte Option beschränkt den Zugriff auf diejenigen, die ausdrücklich zu der betreffenden Datei/dem betreffenden Ordner eingeladen wurden.

Sie haben entschieden, wer auf die Datei/den Ordner zugreifen darf. Klicken Sie nun auf das Dropdown-Menü Zugriff rechts unten, um zu steuern, ob sie es nur anzeigen oder die Datei/den Ordner auch organisieren, hinzufügen oder bearbeiten können.

Wenn Sie einen Google Drive-Link für eine Datei anstelle eines Ordners senden, sehen Sie zwei zusätzliche Optionen.

Eine davon ist die Kommentarberechtigung, mit der Sie dem Benutzer erlauben können, das Dokument einfach zu kommentieren. Eine Bearbeitung ist nicht gestattet. Eine weitere Option besteht darin, das Drucken oder Herunterladen der freigegebenen Datei zuzulassen/zu verbieten. Wenn der Benutzer berechtigt ist, die Datei zu bearbeiten, kann er/sie die Datei auch herunterladen oder drucken. Auch dies aus Sicherheits- und Datenschutzgründen.

Schließlich gibt es noch die Schaltfläche Erweitert.

Hier können Sie verhindern, dass Bearbeiter oder Personen mit Zugriff auf den Ordner/die Datei neue Personen hinzufügen. Wenn Sie ihnen vertrauen, können Sie ihnen erlauben, weitere Personen zur Zusammenarbeit einzuladen und Ihnen zu helfen.

Mit einer Kombination dieser Berechtigungen können Sie einfach steuern, wie die Datei/der Ordner freigegeben wird und was andere damit tun dürfen.

Warum Google Drive-Link teilen?

Zusammenarbeit. Google hat mit Google Drive und allen dazugehörigen Apps einen Web-First-Ansatz verfolgt. Sie brauchen also nur einen Browser und schon kann es losgehen. Beispielsweise arbeiten Sie mit anderen Mitgliedern Ihres Teams an einem Bericht.

Wenn Sie nach Feedback und Meinungen suchen, können Sie einen Google Drive-Link mit Nur-Lese-Berechtigung freigeben. Sie können dann wählen, ob Sie eine Einladung per E-Mail an Ihre Kollegen senden oder einen Link direkt über Messaging-Apps teilen möchten. Sie können das Dokument mit ihrem Feedback kommentieren, wenn Sie Kommentare zum Dokument zulassen.

Wenn Sie ein Buch/Dokument/Bericht gemeinsam verfassen, senden Sie eine Einladung mit Bearbeitungs- und Organisationserlaubnis, damit die anderen Personen nach Bedarf beitragen, Korrektur lesen oder andere Änderungen vornehmen können.

Dies sind nur einige Beispiele und die tatsächliche Verwendung wird von Person zu Person variieren. Aber genau das passiert, wenn Sie jemandem einen Google Drive-Link senden. Vieles davon hängt davon ab, wie Sie es senden und mit welchen Berechtigungen.

Zusammenarbeit ist der Name des Spiels

Jetzt wissen Sie, was passiert, wenn Sie jemandem einen Google Drive-Link senden. Sie können es jedoch teilen, wo und mit wem Sie wollen. Behalten Sie es für sich, bitten Sie andere, es zu lesen, oder arbeiten Sie in Echtzeit mit anderen zusammen. In jedem Fall haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre auf Google Drive gespeicherten Dateien und Ordner.

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