So teilen Sie Dateien und Speicherorte mit Google Kalender

Wenn Sie eine große Veranstaltung planen, ist es eine gute Idee, alle Informationen, die Ihre Gäste benötigen, in einem Kalenderereignis zu bündeln. So wissen die Gäste im Voraus, wann die Veranstaltung stattfindet, wo sie stattfindet und welche zusätzlichen Unterlagen sie benötigen. Wussten Sie jedoch, dass Sie all dies in einem Google Kalender-Ereignis einrichten können? Alles, was Sie tun müssen, ist die Veranstaltung einzurichten und mit Ihren Gästen zu teilen, und Google erledigt die ganze Arbeit für Sie!

Sehen wir uns an, wie Sie Ihren eigenen Termin mit Standort und zusätzlichen Dateien in Google Kalender einrichten können.

Erstellen eines Termins mit Google Kalender

Um eine Veranstaltung zu machen, gehen Sie zum Google Kalender Webseite. Wenn der Kalender nicht in Ihrer bevorzugten Ansichtsmethode geladen wird, klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine für Sie passende aus. „Monatlich“ ist eine gute Wahl, um in naher Zukunft schnell eine Veranstaltung zu machen.

Wählen Sie den Tag für Ihre Veranstaltung aus und wählen Sie dann „Weitere Optionen“.

Geben Sie ganz oben den Namen Ihrer Veranstaltung ein. Sie können auch die Uhrzeit einstellen, zu der das Ereignis beginnt und endet. Wenn dieses Ereignis keinen festgelegten Anfang und kein Ende hat, kreuzen Sie „Ganztägig“ an, um es auf die vollen 24 Stunden einzustellen.

Hinzufügen einer Location zu Ihrem Event

Jetzt fügen wir Ihrem Event einen Ort hinzu. Diese Funktion ist perfekt, wenn Sie eine Veranstaltung an einem bestimmten Ort veranstalten, da Ihre Gäste den Ort sehen und eine Wegbeschreibung zur Veranstaltung selbst erhalten können.

Fügen Sie zunächst den Ort Ihrer Veranstaltung in das Feld „Ort“ ein. Wenn Sie zu einem bestimmten Gebäude oder einer bestimmten Kette gehen, geben Sie den Namen hier ein, und Google sollte verstehen, was Sie meinen.

Wenn Sie einen Standort eingeben, erscheint rechts ein kleines Kartensymbol. Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie alle Informationen, die Ihre Gäste auf ihrer Veranstaltungsseite sehen. Überprüfen Sie, ob Google Maps auf den richtigen Standort verweist.

Hinzufügen eines Anhangs zum Ereignis

Nachdem Sie nun Titel, Uhrzeit und Ort festgelegt haben, können Sie dem Ereignis optionale Anhänge hinzufügen. Dies ist äußerst nützlich, um ein Dokument mit Veranstaltungsbesuchern zu teilen, z. B. einen Zeitplan, eine Einladung, ein Ticket oder eine Speisekarte.

Schauen Sie dazu im unteren Bereich des Ereigniserstellungsfensters nach. Sie sollten ein Textfeld und einige Optionen darüber sehen. Suchen und klicken Sie auf das Büroklammersymbol, um eine Datei anzuhängen.

Standardmäßig werden Sie von Google Kalender aufgefordert, eine Datei von Ihrem Google Drive hochzuladen. Wenn sich Ihre Datei auf Ihrem Drive befindet, ist dies in Ordnung. Wenn es sich jedoch auf Ihrem PC befindet, müssen Sie oben auf „Hochladen“ klicken.

Nachdem Sie eine Datei hochgeladen haben, geben Sie ihr eine kurze Beschreibung, damit Ihre Gäste wissen, was es ist.

Einladen von Gästen

Jetzt, wo Sie fertig sind, ist es an der Zeit, Leute zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Gehen Sie zur rechten Seite, wo „Gäste“ steht, und beginnen Sie mit der Eingabe von E-Mail-Adressen. Keine Sorge, Sie senden den Leuten nicht wirklich E-Mails, wenn Sie sie hinzufügen. Sie haben noch Zeit, die Gästeliste fertigzustellen, bevor Sie die Einladungen versenden.

Unten sehen Sie Optionen für die Möglichkeiten Ihrer Gäste. Standardmäßig können Gäste Freunde einladen und die Gästeliste sehen. Deaktivieren Sie diese also, wenn Sie sich nicht bewerben möchten.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts auf das Umschlagsymbol, um die E-Mail vorzubereiten.

Hier können Sie die E-Mail schreiben, die Ihre Gäste erhalten. Machen Sie sich keine Sorgen, hier Links zu Ihrem Termin hinzuzufügen, da Google Kalender dies übernimmt.

Wenn Sie fertig sind, senden Sie die E-Mail. Ihre Gäste erhalten eine E-Mail, die wie in der folgenden Abbildung aussieht.

In der E-Mail können Ihre Gäste sehen, wann die Veranstaltung stattfindet, klicken Sie auf den Kartenlink, um zu sehen, wo sie sich befindet, und durchsuchen Sie die Anhänge, die Sie zuvor hinzugefügt haben – alles, was Sie brauchen, um eine Veranstaltung in Gang zu bringen!

Alles, was Ihre Gäste brauchen, an einem Ort

Eine Veranstaltung zu organisieren kann schwierig sein, daher lohnt es sich, alles zu untersuchen, was den Prozess an einem Ort verdichtet. Jetzt wissen Sie, wie Sie einen Termin in Google Kalender erstellen, einen Ort hinzufügen, hilfreiche Dokumente anhängen und an Ihre Gäste senden.

Wenn Sie nicht pünktlich sind, können Sie Ihre Kollegen auch über Google Kalender über Ihre Verspätung informieren. Wie bequem ist das? Mit diesen Tipps können Sie auch Ihren Spam im Google-Kalender löschen.