Google Keep vs. Todoist: Eingehender Vergleich von To-Do-List-Apps

Wenn Sie nichts vergessen möchten, ist es am besten, es in Ihrer To-Do-Liste zu notieren, eine Erinnerung festzulegen und Ihren Tagesablauf zu erledigen. Befolgen Sie das und Sie werden nie etwas in Ihrem Leben vergessen. Das Einzige, woran Sie sich erinnern sollten, ist, dass Sie ein zuverlässiges System/App haben, um Ihre Aufgaben zu erfassen, und dass es auf allen Plattformen verfügbar ist, mit denen Sie vertraut sind und die Sie verwenden.

Zwei Apps, die wir heute vergleichen werden, sind Google Keep und Todoist. Beide Apps verfolgen einen unterschiedlichen Ansatz, wenn es um das Erstellen und Verwalten von To-Do-Listen geht.

Google Keep ist eine kostenlose App, die auf allen Plattformen verfügbar ist und mit der Sie mit Text-, Bild- und Audionotizen arbeiten können.

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Todoist ist eine robuste App, die auch auf allen Plattformen verfügbar ist, Unterprojekte unterstützt, natürliche Sprache verwendet, sich in Apps von Drittanbietern integriert und Ziele verwendet, um den Fortschritt zu verfolgen.

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1. Notizen und Aufgabenlisten

Ein entscheidender Unterschied besteht darin, dass Keep eine Notizen-App ist, die sowohl Notizen als auch Aufgabenlisten unterstützt. Todoist hingegen ist eine App nur für Listen, aber Sie können Kommentare hinzufügen. In Google Notizen kann eine Notiz entweder eine Text-/Bild-/Audionotiz oder eine Notiz mit Kontrollkästchen sein. Kann nicht beides gleichzeitig sein – ein bisschen einschränkend.

Todoist ist explizit als Aufgabenmanager konzipiert, in dem Sie einzelne Aufgaben hinzufügen und Projekte und Unterprojekte erstellen können, um die Arbeitslast zu bewältigen.

Sowohl Keep als auch Todoist sind intelligent, da sie abgehakte Elemente an das Ende der Liste verschieben. Wenn du eine neue Aufgabe erstellst, die bereits auf der Liste steht, werden Keep und Todoist dich daran erinnern.

Wie oben erwähnt, können Sie Keep verwenden, um Notizen in einer Vielzahl von Formaten wie Text-, Bild- und Audionotizen zu machen. Sie können auch Innennotizen zeichnen, wenn Kritzeln Ihr Ding ist. Außerdem wandelt Keep Audionotizen spontan in Text um, sodass Sie sie nach Belieben bearbeiten können. In ähnlicher Weise wird Text aus Bildern mithilfe von OCR erfasst, was beim Scannen von Visitenkarten oder Schildern nützlich sein kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit Keep Notizen in einer Vielzahl von Formaten machen können, die Ihnen mehr Eingabeoptionen bieten, mit Todoist können Sie mehr Ebenen erstellen und tiefer gehen und komplexe Projekte mit mehreren Ebenen handhaben.

2. Verwalten und Sortieren

Das Notieren von Aufgaben, um die Sie sich kümmern sollen, ist eine Sache, aber das Verwalten und Finden dieser Aufgaben ist eine andere. Sowohl Keep als auch Todoist ermöglichen es Ihnen, eine Erinnerung basierend auf Datum und Uhrzeit oder Ort hinzuzufügen. Standortbasierte Erinnerungen sind besonders nützlich, wenn Sie Besorgungen machen.

Todoist ist flexibler in der Aufgabenverwaltung, da es dir erlaubt, Aufgaben zwischen Listen und Projekten zu verschieben. Einfach ziehen und ablegen. In Keep können Sie Aufgaben nicht von einer Notiz in eine andere verschieben, sondern sie nur neu anordnen.

Mit Todoist können Sie auch Unteraufgaben erstellen und diese einfach neu anordnen.

Sowohl Keep als auch Todoist ermöglichen es Ihnen, Notizen/Aufgaben mit Labels zu markieren. Manche Leute nennen sie auch Tags. Sie können in Keep jedoch keine Projekte erstellen. Stattdessen verwendet Keep visuelle Hinweise und ermöglicht es Ihnen, Notizen farblich zu kodieren. Das macht die Sache interessant. Sie können verschiedene Farben für verschiedene Projekte auswählen, um die Notizen sofort zu unterscheiden.

Mit Todoist können Sie Prioritäten für Projekte und Aufgaben auf einen Blick festlegen, welche Aufgaben Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche Sie sich leisten können, zu verzögern. Jede Prioritätsstufe ist mit einem Fähnchen in einer anderen Farbe gekennzeichnet.

Sobald Sie anfangen, einen bestimmten Dienst für Ihre Brain-Dumping-Sitzungen zu nutzen, können die Dinge schnell aus dem Ruder laufen, wenn Hunderte von Notizen und Aufgaben herumliegen. An diesem Punkt wird Ihnen klar, dass Sie eine solide Such- und Sortierfunktion benötigen. Keep zeigt Ihnen auf der linken Seite eine Liste mit Tags oder Labels an, die Sie zum Sortieren und Suchen nach Text verwenden können. Ich benutze Keep schon seit einiger Zeit und kann die meiste Zeit leicht finden, wonach ich suche.

Todoist ist viel besser darin, Aufgaben aufzuschlüsseln. Sie können sie nach Priorität, Labels und Projekt sortieren, was Ihnen einen Überblick darüber gibt, was Sie im Moment erreichen möchten. Alles ist in der Seitenleiste leicht zugänglich.

Sie können Aufgaben auch danach sortieren, ob sie heute oder in den nächsten 7 Tagen fällig sind. So können Sie sich auf die kommende Woche konzentrieren, anstatt sich Gedanken über den nächsten Monat zu machen. Auch hier eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Workflow zu priorisieren.

Mit Todoist kannst du Aufgaben und Projekte auch nach Name und Verantwortlichem sortieren, wenn du in einer kollaborativen Umgebung arbeitest.

Sie können Notizen Erinnerungen zuweisen, die entweder eine Notiz oder eine Liste sein können, und Keep erinnert Sie im richtigen Moment. Ein kurzer Blick in die Seitenleiste lässt Sie alle Ihre Notizen und Erinnerungen separat sehen.

Schließlich gibt es in Todoist Karma-Punkte, die als Motivator dienen, deine Aufgaben zu erledigen und die Befriedigung zu erlangen, diese Aufgabe in der Liste abzuhaken. Die Idee ist einfach. Sie setzen sich ein Ziel und erstellen eine Liste mit Aufgaben, die Ihnen letztendlich dabei helfen werden, es zu erreichen. Wenn Sie auf Ihre Ziele hinarbeiten und mehr Aufgaben abhaken, erhalten Sie mehr Punkte.

Ein entscheidender Unterschied besteht darin, dass du in Todoist Dateien zu Aufgaben hinzufügen kannst, während Notizen in Keep nur Bilder und Links unterstützen.

Ehrlich gesagt, wenn Sie den Anreiz brauchen, Ihre Arbeit zu vollenden, sind Sie vielleicht im falschen Beruf. Aber hey, das bin nur ich. Im Idealfall sollte es Ihnen so viel Spaß machen, dass Sie es tun, weil es Spaß macht. So, genug mit der Philosophie.

3. Integrationen und Zusammenarbeit

Keep ist ein Google-Produkt, was bedeutet, und Sie wussten es wahrscheinlich bereits, dass es sich auch in andere Google-Apps wie Docs, Slides, Forms, Sheets und Gmail integrieren lässt. Sie können ganz einfach eine Notiz für jedes Dokument oder Blatt erstellen, aber eine Keep-Notiz kann nur in ein Dokument umgewandelt werden. Das macht tatsächlich Sinn.

Im Gegensatz zu Keep verfügt Todoist über eine robuste API, die mit vielen Apps von Drittanbietern funktioniert, darunter alle Google-Apps sowie andere wie Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa und mehr. Das macht Todoist auch ideal als Unternehmenslösung.

Die Zusammenarbeit in Google Notizen ist so einfach wie das Klicken auf die Schaltfläche „Teilen“ und das Senden einer E-Mail-Einladung. Er/sie kann dann damit beginnen, die Notiz oder Checkliste zu ergänzen. Gut, wenn Sie in einem Einkaufszentrum einkaufen und die Artikel, die jeder von Ihnen hinzugefügt hat, harmonisieren müssen.

Todoist funktioniert auf ähnliche Weise, wo Sie jeden einladen können, Aufgabenlisten in Echtzeit hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Sie tun dies, indem Sie eine E-Mail-Einladung senden. Da Todoist für Unternehmen und Unternehmen entwickelt wurde, kannst du auch Mitarbeiter aus anderen Projekten einladen, wenn sie Todoist bereits verwenden. Zum Beispiel, wenn Sie Hilfe vom Administrator benötigen, um ein bestimmtes Problem zu lösen.

4. Preise und Plattformen

Als Google-Produkt kann Keep kostenlos ohne Begrenzung der Größe oder Anzahl der Notizen verwendet werden. Es wird auch nicht auf die 15 GB kostenlosen Speicherplatz Ihres Google Drive angerechnet. Todoist bietet verschiedene Pläne an, beginnend mit kostenlos, wo Sie keine Erinnerungen festlegen oder Labels hinzufügen können, Prämie für 29 US-Dollar für Einzelpersonen und 29 US-Dollar pro Benutzer für Unternehmen. Die meisten Benutzer benötigen aufgrund der von ihnen festgelegten Einschränkungen einen Premium-Plan.

Sowohl Keep als auch Todoist sind auf allen Plattformen wie Windows und Mac, Android und iOS verfügbar und haben Erweiterungen/Add-Ons für beliebte Browser wie Firefox und Chrome. So können Sie Webseiten ausschneiden und alle Ihre Daten geräteübergreifend synchronisieren.

Notizen sind für immer

Die meisten von uns, die es sich zur Gewohnheit gemacht haben, Notizen zu machen, haben Hunderte und Tausende von Notizen unter ihrem Bauch. Das eigentliche Problem tritt auf, wenn Sie die Basis wechseln und eine andere App oder einen anderen Dienst verwenden müssen. Fangen Sie lieber gleich an, denken Sie langfristig und wählen Sie von Anfang an eine Notiz-/Aufgaben-App, die Ihren Bedürfnissen entspricht.

Wenn Sie ein einfaches Tool zum Erstellen von Notizen mit einem Aufgabenlisten-Manager benötigen, ist Google Keep sehr vielseitig und leistungsstark. Todoist eignet sich eher für fortgeschrittene Benutzer mit kompliziertem Arbeitsleben, mehreren Projekten oder für diejenigen, die eine Unternehmenslösung benötigen.

Als Nächstes: Möchten Sie wissen, wie Google Keep im Vergleich zu Google Tasks abschneidet? Sehen Sie sich den Link unten an, um zu erfahren, wie sie sich unterscheiden.