Wenn Sie Google Drive nur als Dateiabzug behandeln, nutzen Sie möglicherweise sein Potenzial erheblich zu wenig. Die aktuelle Version bietet alles von einer kompletten Office-Suite bis hin zu erweiterten Kollaborationsfunktionen und der Synchronisierung mit verschiedenen Anwendungen.
Die folgenden Tipps und Tricks zur Nutzung von Google Drive helfen Ihnen, die tägliche Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten.
1. Text aus Bildern herausziehen
Mit Google Drive können Sie mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) Text aus Bildern herausziehen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige PDF- oder JPEG/PNG-Bilddatei und öffnen Sie sie mit Google Docs. Das OCR-Tool wandelt das Bild schnell in Text um, sodass Sie es frei kopieren und einfügen können.
Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn Sie eine schreibgeschützte PDF-Datei oder die gescannten Seiten eines Buches haben. Denken Sie daran, von klaren, hochauflösenden Bildern mit einer normalen Schriftart wie Arial oder Verdana zu konvertieren.
2. Suche wie ein Profi
Google Drive verfügt über eine erweiterte Suchfunktion, die Sie schnell zum genauen Dokument führt. Unabhängig davon, ob Sie sich an ein Keyword oder einen bestimmten Zeitraum erinnern, erhalten Sie intuitive Ergebnisse. Mit dem OCR-Tool sucht es auch nach Text in den Bildern und PDF-Dateien.
Mit der jüngsten Einführung von Maschinelles Lernen in Google Drive, Ihre Suche nach dem richtigen Dokument ist jetzt noch schneller.
3. Chatten Sie mit Freunden und bearbeiten Sie gemeinsam Dokumente
Google Drive ist eine hervorragende Möglichkeit für Sie, mit Ihren Freunden zu chatten und über Google Sheets, Docs oder Slides zusammenzuarbeiten. Senden Sie ihnen einfach eine Gmail-Einladung und Ihre gesamte Gruppe wird das Dokument im Handumdrehen gemeinsam bearbeiten.
Es gibt viele beliebte Kollaborationstools wie WebEx und GotoMeeting, aber meiner Meinung nach ersetzt diese Funktion von Google Drive sie vollständig.
4. Senden Sie E-Mails direkt von Ihrem bevorzugten E-Mail-Client
Wenn Sie wichtige E-Mail-Adressen in alten Google-Dokumenten, -Tabellen oder -Präsentationen gespeichert haben, doppelklicken Sie einfach, um eine E-Mail direkt zu senden. Das Beste daran ist, dass Sie nicht auf Gmail beschränkt sind. Sie können ebenso einfach externe E-Mail-Clients wie Thunderbird und Outlook verwenden.
5. Verfolgen Sie Versionsänderungen
Ein Dokument kann viele Versionsänderungen durchlaufen, an die wir uns nicht erinnern. Google Drive verfolgt jedoch Ihre Versionsänderungen, dh 100 Änderungen oder 30 Tage, je nachdem, welcher Zeitraum kürzer ist. Ich war jedoch überrascht, intakte Versionsänderungen für viele meiner Dokumente zu finden, die bis ins Jahr 2013 zurückreichen.
6. Erstellen Sie einen Google Drive-Ordner auf einem Windows 10-PC
Sie können ganz einfach einen Google Drive-Ordner auf einem Windows 10-PC erstellen. Es kann aus vielen Gründen sehr hilfreich sein. Google Drive hilft Ihnen beispielsweise dabei, Ihre Google Fotos direkt mit der Microsoft Fotos-App zu synchronisieren, indem Sie eine andere App namens „Google Takeout“ verwenden.
7. Arbeiten Sie mit mehreren Google Drive-Konten
Fühlen Sie sich durch die 15 GB freien Speicherplatz von Google Drive eingeschränkt? Wenn Sie über mehrere Gmail-Konten verfügen, können Sie zusätzliche Google Drive-Konten auf mehreren Registerkarten im selben Browserfenster verwalten. Es gibt keine solchen Informationen über die genaue Anzahl der zulässigen Konten, aber es gibt eine Art „Fair Use“-Richtlinie, die über vier oder fünf Konten hinausgeht.
Selbst als Minimum kann dies mindestens 60 GB freien Speicherplatz bedeuten, der Ihnen hilft, sich frei in Ihren Dateien zu bewegen.
8. Offline arbeiten
Unter „Einstellungen“ können Sie eine Offline-Version von Google Drive aktivieren, damit Sie ohne Internet mit Tabellen, Docs und Präsentationen arbeiten können. Zuvor müssen Sie mit dem Internet verbunden sein und den Chrome-Browser verwenden.
Später installieren und einschalten Google Docs Offline Chrome-Erweiterung.
9. Weitere Apps verbinden
Sie können GSuite-Produktivitäts-Apps über „Einstellungen“ mit Google Drive verbinden. Egal, ob Sie einen lukrativen PDF-Hintergrund, Slack oder FormRecycler wünschen, es stehen Hunderte von nützlichen Apps zur Auswahl.
10. Kombinierte sonstige Tipps
Mit Google Drive können Sie auch ausgewählte Dokumente direkt veröffentlichen, sodass jeder mit diesem Link sie anzeigen kann.
Es gibt auch Tastenkombinationen, wenn Sie schnell mehrere Dokumente durchsuchen möchten. Es führt fast alle Befehle aus. Sie müssen sich nur einen Befehl merken,Schicht + # , um eine vollständige Liste der verbleibenden Tastenkombinationen anzuzeigen.
Zusammenfassend
Heute ist Google Drive mehr als nur eine Dateispeicherlösung. In Bezug auf Produktivitäts- und Kollaborationsfunktionen ist es mit Gmail, LibreOffice und Microsoft Office genau richtig.
Haben Sie diese zusätzlichen Funktionen und Funktionen von Google Drive schon einmal verwendet? Lass es uns in den Kommentaren wissen.
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