So testen Sie die „Lesbarkeit“ Ihres Schreibens in Microsoft Word oder Outlook

Microsoft Word und Outlook bieten seit langem die Möglichkeit, Lesbarkeitsstatistiken Ihrer Texte anzuzeigen, damit Sie wissen, wie einfach oder komplex Sie schreiben. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Schreiben für Ihre Zielgruppe lesbar genug ist.

In älteren Versionen von Word war die Funktionalität nur einen Klick entfernt in Ihrer Statusleiste. In Versionen ab 2013 müssen Sie zuerst die Funktion aktivieren und dann durch Ausführen einer Rechtschreib- und Grammatikprüfung darauf zugreifen.

Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word und Outlook erfolgt im Proofing-Bereich und bietet eine ziemlich solide Möglichkeit, Dokumente zu überprüfen. Es gibt bessere Add-Ins für die Grammatikprüfung in Office, aber selbst wenn Sie sie aktiviert haben, müssen Sie die integrierte Grammatikprüfung aktivieren, um Lesbarkeitsstatistiken verwenden zu können. Es hängt wirklich von dir ab. Und wenn es Ihnen nichts ausmacht, die Grammatikprüfung aktiv zu haben, sondern sich während der Arbeit nicht von welligen Unterstreichungen ablenken lassen möchten, können Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung während der Eingabe jederzeit deaktivieren.

Demnächst: So verwenden Sie das Proofing-Bedienfeld in Word

So aktivieren Sie die Lesbarkeitsstatistik

Um auf Lesbarkeitsstatistiken in Word zuzugreifen, müssen Sie zuerst die Funktion aktivieren. Klicken Sie in Word auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. Wählen Sie im Fenster Optionen die Registerkarte Überprüfung. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „Grammatik mit Rechtschreibung prüfen“ und „Lesbarkeitsstatistik anzeigen“. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Der Prozess ist in Outlook ähnlich. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. Wählen Sie im Fenster „Optionen“ die Registerkarte „E-Mail“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Automatische Rechtschreibung und Korrektur“.

Wählen Sie im Fenster Editoroptionen die Registerkarte Überprüfung. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „Grammatik mit Rechtschreibung prüfen“ und „Lesbarkeitsstatistik anzeigen“ und klicken Sie auf „OK“.

Beachten Sie, dass Sie in Word und Outlook die Optionen zur Rechtschreib- und Grammatikfehlerprüfung während der Eingabe deaktivieren können, wenn Sie dies stört.

Anzeigen von Lesbarkeitsstatistiken

Nachdem Sie das Lesen von Statistiken aktiviert haben, ist es einfach, die Lesbarkeitsbewertung eines Dokuments oder die Auswahl von Text zu überprüfen. Sie müssen lediglich eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchführen. Sie können einen bestimmten zu überprüfenden Text auswählen oder sicherstellen, dass nichts ausgewählt ist, um das gesamte Dokument zu überprüfen. Starten Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung, indem Sie F7 drücken oder auf die Schaltfläche Prüfen in der Statusleiste unten im Fenster klicken.

Führen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung durch. Wenn Sie fertig sind, wird das Fenster Lesbarkeitsstatistik angezeigt.

Das Fenster zeigt Ihnen einige grundlegende Statistiken wie die Anzahl der Wörter und Zeichen sowie Durchschnittswerte wie Sätze pro Absatz. Im Abschnitt Lesbarkeit sehen Sie zwei Punkte: Flesch Reading Ease und Flesch-Kincaid Grade Level. Beide Bewertungen basieren auf Formeln, die die durchschnittliche Satzlänge (ASL) und die durchschnittlichen Silben pro Wort (ASW) berücksichtigen.

• Einfaches Lesen von Flesch. Diese Punktzahl bewertet die Lesbarkeit Ihres Textes auf einer 100-Punkte-Skala, wobei höhere Punktzahlen leichter zu lesen sind. Noten von 0 bis 60 gelten im Allgemeinen als Universitäts- oder Hochschulniveau und sind ziemlich schwer zu lesen. Noten von 60 bis 80 gelten als relativ einfach zu lesen und in einfachem Englisch zu schreiben. Die meisten Geschäftsdokumente fallen in diesen Bereich. Noten über 80 gelten als leicht lesbar für Kinder.
• Flesch-Kincaid Schulstufe. Diese Punktzahl bewertet die Lesbarkeit des Textes nach amerikanischen Klassenstufen. Eine Punktzahl von 4,0 bedeutet beispielsweise, dass ein vierter Schüler schreiben kann. Die meisten Geschäftsdokumente liegen zwischen 7.0 und 11.0.

Und wenn Sie die Mathematik hinter den Dingen kennen möchten, lautet die Formel zur Bestimmung des Flesch Reading Ease-Scores:

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

Die Formel zur Bestimmung des Flesch-Kincaid Grade Level Scores lautet:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59

Und das ist alles! Es ist eine einfache Funktion, die aktiviert und verwendet werden kann. Auch wenn Sie nicht alles, was Sie schreiben, auf Lesbarkeitswerte stützen möchten, können sie dennoch ein nützliches Werkzeug sein, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Publikum erreichen. mit deiner Handschrift.